9. Powzięcie uchwały o podziale zysku
10. Udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2008 r.
11. Zamknięcie zgromadzenia[/ramka]
[ramka][b]Co w sprawozdaniu z działalności[/b]
Jednym z dokumentów, który należy poddać głosowaniu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, jest sprawozdanie zarządu z działalności spółki. Jego szczegółowy wygląd określa ustawa o rachunkowości.
Zgodnie z jej art. 49 powinny się w nim znaleźć m.in informacje o:
- zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- przewidywanym rozwoju firmy,
- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
- aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
- nabyciu udziałów własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów w przypadku ich zbycia,
- posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach). [/ramka]
[srodtytul]KTO I KIEDY ZWOŁUJE UDZIAŁOWCÓW NA SPOTKANIE[/srodtytul]
[b]Zasadą jest, że zwyczajne zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Przy corocznym zgromadzeniu ma na to więcej czasu, powinien tylko pamiętać, żeby zdążyć ze wszystkim do końca czerwca[/b]
Przy zgromadzeniach nadzwyczajnych należy działać nieco szybciej. Jeśli rada nadzorcza albo komisja rewizyjna zwróci się do zarządu o zwołanie takowego, ten powinien zastosować się do prośby w ciągu dwóch tygodni. Jeśli tego nie zrobi, rada albo komisja sama może zwołać zgromadzenia. Przypomnijmy, że są to organy odpowiedzialne za kontrolę działalności firmy, w tym zwłaszcza jej finansów. Ich ustanowienie jest uprawnieniem, ale nie obowiązkiem wspólników. Jeśli nie chcą, nie muszą powoływać ani rady, ani komisji rewizyjnej.
Jak przebiega taka awaryjna procedura zwołania zgromadzenia? Kodeks nie zawiera tu jakichś odrębnych przepisów. Możliwe są więc dwa rozwiązania: albo należy zastosować te same zasady, co obowiązujące zarząd (czyli rozesłać listy, przesyłki kurierskie czy e-maile), albo przyjąć pełną dowolność i dać radzie albo komisji swobodę improwizacji (i np. powiadomień dokonać przez telefon czy przez umyślnego). Właściwsza wydaje się pierwsza możliwość.
Kodeks uprawnia też do zwołania zgromadzenia inne osoby – pod warunkiem jednak, że wskazała je umowa spółki (art. 235 § 2 i 3 k.s.h.). Niezależnie od postanowień umowy uprawnienie to przysługuje również wspólnikowi albo wspólnikom reprezentującym przynajmniej 10 proc. kapitału zakładowego.
Czy takie sytuacje w ogóle mogą się zdarzyć? Nie jest to wykluczone, bo spółki są nierzadko prawdziwym polem bitwy, a zarządy bywają powolnymi wykonawcami poleceń różnorakich frakcji wspólników. Menedżerowie powinni jednak pamiętać, że za niezwołanie zgromadzenia wspólników w terminie grozi grzywna do 20 tys. zł.
[srodtytul]Można także na odległość[/srodtytul]
Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240 ksh).
Istnieje też możliwość podjęcia uchwały bez odbycia zgromadzenia wspólników. Wystarczy, że wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
[b]Uwaga! Głosowanie pisemne jest niedopuszczalne w sprawach, którymi obowiązkowo powinno zająć się doroczne zgromadzenie wspólników – czyli przy zatwierdzaniu sprawozdania finansowego czy udzielaniu absolutorium.[/b]
Natomiast w spółkach, gdzie między wspólnikami panuje zgoda, jest sposób na podjęcie tych decyzji bez jednoczesnej obecności każdego z właścicieli. Wystarczy, że wszyscy wspólnicy wyrażą na kolejne postanowienia zgodę na piśmie.
Jednak przydatność tego rozwiązania w praktyce nie będzie zbyt duża. Zwyczajne zgromadzenie i tak musi się odbyć – a nad czym miałoby głosować, gdyby wspólnicy o wszystkim zadecydowali wcześniej. Powinni więc o nim pamiętać przede wszystkim ci wspólnicy, którym zależy na czasie, a z jakichś powodów znajdują się daleko od siebie. Wtedy zysk można podzielić dość szybko, a potem ewentualnie zająć się zwoływaniem zgromadzenia.
Warto zauważyć, że takie rozwiązanie gwarantuje wszystkim wspólnikom udział w podjęciu decyzji. Na tradycyjnym zgromadzeniu wspólników nie byłoby to takie pewne. Jest ono ważne niezależnie od tego, ilu wspólników się na nim stawi (art. 241 k.s.h.). Obecni decydują wówczas niejako za nieobecnych.
Ustawowe wyjątki od tej reguły są nieliczne (kworum jest wymagane np. przy przekształceniu, połączeniu czy podziale firmy). Większe znaczenie mogą mieć te, które wpisano do umowy spółki.
[ramka][b]Przykład[/b]
Wspólnicy chcą zabezpieczyć się przed perspektywą dzielenia zysków wbrew woli któregoś z nich. Wprowadzają zatem do umowy postanowienie, że zgromadzenie, na którym ma zapaść uchwała w tej sprawie, wymaga obecności wszystkich z nich. [/ramka]
[srodtytul]Komu wolno uczestniczyć[/srodtytul]
Krąg podmiotów uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników jest różny. Z pewnością należą doń sami wspólnicy. Nie muszą oni jednak stawiać się na zgromadzenie. Powinni jednak liczyć się z tym, że nieobecni nie mają racji. Uchwały pozostałych wspólników wiążą bowiem spółkę, a więc wpływają na sytuację prawną tych, którzy nie głosowali.
[ramka][b]Przykład[/b]
Na zgromadzeniu stawiają się trzej z czterech wspólników. Podejmują uchwałę o niewypłacaniu ubiegłorocznego zysku. Jest ona wiążąca nie tylko wobec nich, ale i w odniesieniu do czwartego wspólnika. [/ramka]
[srodtytul]Pełnomocnicy[/srodtytul]
Nieobecni nie stoją jednak na straconej pozycji. Wolno im bowiem głosować przez pełnomocników (art. 243 k.s.h.). Koniecznie muszą wystawić w tym celu pisemne umocowanie. Warto pamiętać o odpowiednim jego zredagowaniu. Jeśli nie chcesz niespodzianek, upoważnij pełnomocnika do pewnego sposobu głosowania, a nie do głosowania w ogóle. Dzięki temu nie zostaniesz zaskoczony tym, że zachował się on nie po twojej myśli.
[ramka][b]Przykład[/b]
Wspólnik upoważnia swego współpracownika do głosowania w jego imieniu na zwyczajnym zgromadzeniu. Ten oddaje głos za uchwałą o niewypłacaniu zysku. Wspólnik jest zaskoczony, bo potrzebuje pieniędzy, a spodziewał się, że zapadnie uchwała o wypłacie zysku. [/ramka]
Aby takich nieporozumień uniknąć, możesz określić w pełnomocnictwie, jak głosować – np. pisząc: „Upoważniam Jana Kowalskiego do głosowania za podziałem zysku za 2008 r.”. Oczywiście w praktyce będzie z tym różnie, bo głosowanie może być tajne. W takiej sytuacji często nie sposób dojść, kto jak głosował – a więc czy pełnomocnik nie wyszedł poza granice umocowania.
[srodtytul]Nie można głosować za samym sobą[/srodtytul]
Co ważne, wspólnik nie może natomiast ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką (art. 244 k.s.h.).
[ramka][b]Przykład[/b]
Wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu.
Nie wolno mu zatem wziąć udziału w głosowaniu nad udzieleniem mu absolutorium jako członkowi rady nadzorczej. Niedopuszczalne jest nawet oddanie głosu wstrzymującego się. [/ramka]
[srodtytul]Kto jeszcze musi być dopuszczony[/srodtytul]
Poza właścicielami spółki do zgromadzenia należy dopuścić również członków jej organów. Chodzi zwłaszcza o zarząd i radę nadzorczą.
Ważne jest, że w zwyczajnym zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć także byli członkowie władz spółki. Co więcej, ustawodawca zapewnia im możliwość należytego przygotowania się do zgromadzenia. To dlatego wolno im przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie.
Po co to wszystko? Zauważmy, że jednym z punktów dorocznego zgromadzenia wspólników jest udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że wspólnicy decydują o odpowiedzialności tych osób. Dokumenty finansowe są często podstawą do podejmowania takich decyzji. A jak tu bronić się przed zarzutami, kiedy nie zna się ich podłoża.
Zainteresowani lekturą powinni jednak pamiętać o zachowaniu pewnych terminów. Żądanie dotyczące skorzystania z opisanych przed chwilą uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.
To zresztą ciekawostka, bo żaden przepis nie przewiduje zawiadamiania takich osób o planowanym zgromadzeniu. Jeśli więc nie dowiedzą się o nim od znajomych, mogą przegapić nie tylko termin zażądania wglądu do dokumentów, ale i samo zgromadzenie.
[ramka][b]Kto jest właścicielem[/b]
Ustalenie kręgu wspólników nie zawsze będzie proste. Udziałami można przecież obracać, co ma istotny wpływ na procedurę ustalania listy osób uprawnionych do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników.
Wszystko dlatego, że transakcja zbycia udziałów wobec spółki odnosi skutek dopiero od chwili zawiadomienia jej przez którąś ze stron.
Kodeks wymaga, ażeby bądź to zbywca, bądź to nabywca zawiadomili spółkę o przejściu udziałów i przedstawili odpowiedni dowód, np. stosowną umowę (art. 187 k.s.h.). Dopóki żaden z zainteresowanych tego nie uczyni, dopóty za wspólnika uważany jest zbywca i to jemu zarząd wyśle zaproszenie na zgromadzenie. Decyduje wiedza zarządu z dnia rozesłania zaproszeń. [/ramka]
[srodtytul]PRZEBIEG OBRAD MUSI BYĆ PROTOKOŁOWANY[/srodtytul]
[b]Kodeks niezbyt szczegółowo reguluje sprawę samego przebiegu zgromadzenia. Warto zacząć od sporządzenia listy obecności [/b]
Wskazane jest, ażeby dokładnie określała ona tych, którzy się stawili (nie tylko imię i nazwisko, ale i np. PESEL czy choćby datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości, a także podpis).
Z przepisów nie wynika to wprost, ale można z nich wyprowadzić wniosek, że zgromadzenie powinno mieć przewodniczącego. To on udziela głosu, ogłasza przystąpienie do rozpatrywania kolejnych punktów porządku obrad itd.
Wspólnicy wypowiadają się w sprawach objętych porządkiem obrad, podejmując uchwały. Zasadą jest, że jeśli co innego nie wynika z umowy spółki, a udziały są równe, na każdy z nich przypada jeden głos (art. 242 k.s.h.). Wpływ na wynik zależy więc generalnie od rozmiaru kapitału zakładowego, jakim dysponujesz. Wyjątkiem jest sytuacja, w której w spółce występują udziały uprzywilejowane co do głosu (art. 174 k.s.h.). Na jeden udział można przyznać nie więcej niż trzy głosy.
Samo głosowanie jest co do zasady jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników (art. 247 k.s.h.).
Metody głosowania są różne. Można podnosić ręce, głosować na specjalnie przygotowanych kartach czy wykorzystać elektronikę. Decyzja zależy od samych wspólników, może też zostać zapisana w umowie spółki albo regulaminie zgromadzenia wspólników.
[b]Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół[/b]. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. [b]Udział notariusza najczęściej nie jest jednak obligatoryjny.
Obowiązują natomiast pewne wymogi co do formy protokołu[/b]. W dokumencie tym należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy.
Do protokołu należy dołączyć także listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
