Ustawa o swobodzie działalności przewiduje, że czynności kontrolne mogą wykonywać pracownicy organów kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia badania. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy przepisy szczególne przewidują możliwość podjęcia kontroli po okazaniu samej legitymacji (art. 79a ust. 1 ustawy o swobodzie działalności). Uprawnienie takie przysługuje m.in. inspektorom pracy, ale tylko w sytuacjach, w których okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli (art. 24 ust. 5 ustawy o PIP). Choć wolno podjąć kontrolę na podstawie samej legitymacji służbowej, inspektor pracy musi dopełnić pozostałych formalności i doręczyć przedsiębiorcy upoważnienie do przeprowadzenia badania.
I tu powstaje pytanie o termin przedłożenia tego dokumentu. Ustawa o PIP mówi bowiem, że powinno to nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od podjęcia kontroli. Natomiast ustawa o swobodzie działalności przewiduje, że upoważnienie należy przekazać w terminie określonym w przepisie szczególnym (w tym wypadku jest nim ustawa o PIP), lecz nie później niż trzeciego dnia od wszczęcia kontroli.
Ponieważ ustawa o swobodzie działalności wyraźnie zawęża maksymalny dopuszczalny termin na doręczenie upoważnienia przewidziany w przepisach szczególnych, to zakładając racjonalność ustawodawcy, od 7 marca 2009 r. także inspektorzy pracy będą musieli zmieścić się z przedstawieniem upoważnienia w trzech dniach. W razie rozpoczęcia kontroli na podstawie samej legitymacji inspektor pracy od 7 marca br. będzie musiał poinformować kontrolowanego przedsiębiorcę lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o ich prawach i obowiązkach w trakcie kontroli (art. 79b ustawy o swobodzie działalności).
[ramka][b]Przykład 4[/b]
Na odwrocie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli znajduje się m.in. informacja o tym, że kontrolowany lub jego upoważniony pracownik są obowiązani umożliwić wykonywanie kontroli, a w szczególności:
- zapewnić wgląd w dokumenty objęte zakresem kontroli,
- wydać za pokwitowaniem wyroby lub dokumenty, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ich dalszej analizy lub dokładniejszej kontroli,
- udzielić niezbędnej pomocy technicznej, jeżeli dokumenty będące przedmiotem kontroli zostały zapisane na informatycznych nośnikach danych w rozumieniu [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=177458]ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565)[/link],
- udostępnić obiekty i pomieszczenia, w których znajdują się dokumenty i wyroby objęte zakresem kontroli,
- udzielać wszelkich wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli,
- udostępnić dokumenty w celu sporządzenia kopii; zgodność kopii z oryginałem dokumentu potwierdza kontrolowany.
Gdyby inspektor pracy podejmował czynności kontrolne na podstawie samej legitymacji, powinien przekazać przedsiębiorcy tę informację ustnie.[/ramka]
[srodtytul]Miejsce badania[/srodtytul]
Co do zasady kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego (art. 80a ust. 1 ustawy o swobodzie działalności). Ustawa o PIP dopuszcza ponadto przeprowadzanie kontroli w miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, np. w biurze rachunkowym (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).
Obie ustawy zezwalają również na to, aby poszczególne czynności kontrolne były wykonywane także w siedzibie organu kontroli, tj. np. w oddziale PIP (art. 80a ust. 2 ustawy o swobodzie działalności i art. 26 ust. 2 ustawy o PIP). Wprawdzie ustawa o swobodzie działalności uzależnia możliwość zastosowania takiego rozwiązania od tego, czy usprawni ono prowadzenie kontroli, ale znalezienie argumentów na rzecz tej tezy nie jest trudne. Znacznie poważniejszą rozbieżnością jest to, że ustawa o swobodzie działalności uzależnia możliwość przeprowadzenia kontroli lub poszczególnych jej czynności w oddziale PIP od uzyskania zgody kontrolowanego. Dotychczas inspektorzy jednostronnie podejmowali decyzję o przeprowadzeniu czynności kontrolnej w swoim biurze. W praktyce miało to miejsce, gdy:
- w siedzibie kontrolowanego podmiotu nie było warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli (np. kontrolowany był mały sklepik osiedlowy, który nie ma zaplecza socjalnego i nie da rady wyznaczyć miejsca pracy dla inspektora),
- inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadza czynności, które wymagają zapewnienia osobnego pomieszczenia (np. przesłuchuje pracowników jako świadków i czynności te muszą odbyć się bez udziału osób postronnych, w tym pracodawcy),
- przedmiot kontroli wymaga, aby inspektor przeanalizował dużą ilość dokumentów (np. ewidencję czasu pracy lub listy płac) w celu ustalenia stanu faktycznego. W takim wypadku nie ma potrzeby, aby urzędnik przesiadywał nad papierami w siedzibie pracodawcy, ale może je sprawdzić w swoim pokoju w oddziale.
[ramka] [b]Ważne definicje[/b]
- Przedsiębiorcą zgodnie z art. 4 ustawy o swobodzie działalności jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeśli posiada zdolność prawną przyznaną przez odrębną ustawę, o ile wykonuje we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się również wspólników spółki cywilnej.
- Działalnością gospodarczą jest z kolei zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, jeśli jest wykonywana w sposób ciągły (art. 2 ustawy o swobodzie działalności).[/ramka]
[srodtytul] Można się sprzeciwić czynnościom kontrolera[/srodtytul]
[b]Nawet o tydzień pracodawca może odwlec termin przeprowadzenia badania w firmie. Ale musi wskazać, że kontrola narusza podstawowe zasady jej przeprowadzenia[/b]
Od 7 marca br. przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia kontroli i wykonywania jej przez organy kontroli z naruszeniem następujących zasad:
- brak zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli lub brak uzasadnienia rozpoczęcia kontroli bez zawiadomienia,
- naruszenie przepisów dotyczących okazania legitymacji lub upoważnienia do kontroli,
- niepoinformowanie podmiotu kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach, gdy kontrola ma być dokonywana na podstawie legitymacji służbowej,
- naruszenie reguł dotyczących reprezentowania przedsiębiorcy w trakcie czynności kontrolnych,
- prowadzenie kontroli mimo równoczesnego trwania innej kontroli,
- naruszenie czasu trwania kontroli w trakcie roku (art. 84c ust. 1 ustawy o swobodzie działalności).
[srodtytul]Odwołanie nie zawsze dopuszczalne[/srodtytul]
Wniesienie sprzeciwu jest jednak niedopuszczalne, gdy organ przeprowadza kontrolę, powołując się na niezbędność jej przeprowadzenia:
- dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo
- w celu zabezpieczenia dowodów popełnienia powyższych czynów (art. 84d ustawy o swobodzie działalności).
W związku z tym pojawia się kolejny problem interpretacyjny, sprowadzający się do rozstrzygnięcia, czy art. 16 konwencji MOP stanowiący, że przedsiębiorstwa mogą być kontrolowane tak często i tak starannie, jak to jest konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania przepisów, wyłącza możliwość złożenia sprzeciwu przez pracodawcę. Co do pozostałych wyjątków od ogólnych zasad kontroli wynikających z ustawy o swobodzie działalności, znajdowało się w niej wyraźne odwołanie do ratyfikowanych umów międzynarodowych (np. art. 79 ust. 2 pkt 1 dotyczący zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli i art. 82 ust. 1 pkt 1 o zakazie jednoczesnych kontroli).
[wyimek][b]7 marca br.[/b] przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia kontroli i wykonywania jej przez organy kontroli z naruszeniem zasad[/wyimek]
Równocześnie art. 77 ustawy o swobodzie działalności wprowadza ogólną regułę, że kontrolę działalności przedsiębiorców przeprowadza się na zasadach określonych w tej ustawie, z wyjątkiem przypadków gdy jej tryb i zasady regulują ratyfikowane umowy międzynarodowe. Można więc uznać, że mimo braku wyraźnego odwołania do konwencji MOP również do sprzeciwu stosować się będzie wyjątek z niej wynikający.
[srodtytul]Kontroler na aucie[/srodtytul]
Sprzeciw bowiem powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych na okres co najmniej trzech dni, a jeśli pracodawca będzie zaskarżał postanowienie organu o kontynuowaniu czynności kontrolnych, okres ten przedłuża się o nie więcej niż tydzień (art. 84c ust. 5, 9 i 10 ustawy o swobodzie działalności). Kłóci się to więc z uprawnieniem PIP do nieograniczonego kontrolowania pracodawców, niezbędnego do skutecznego przestrzegania prawa pracy wynikającego z art. 16 konwencji MOP.
Przyjmując konsekwentnie podział na kontrole w przemyśle i handlu oraz w usługach pozahandlowych, trzeba uznać, że ci ostatni pracodawcy bez wątpienia mają prawo wnosić sprzeciw, który mógłby być ograniczony jedynie przy podejrzeniu popełnienia wykroczenia lub przestępstwa oraz zabezpieczeniu dowodów ich popełnienia. Oznacza to, że w zależności od tematu kontroli lub wywołującej ją przyczyny pracodawcy będzie przysługiwał sprzeciw wobec czynności inspektora lub nie.
[ramka][b]Przykład 5[/b]
Inspektor pracy miał przeprowadzić kontrolę w banku w zakresie czasu pracy oraz drugą spowodowaną skargą dotyczącą przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W obu wypadkach pracodawca nie będzie mógł zablokować działań inspektora, wnosząc wobec nich sprzeciw, gdyż wszystkie naruszenia przepisów o czasie pracy i [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawy o zfśs [/link]stanowią wykroczenia (art. 281 pkt 5 k.p. oraz 12a ustawy o zfśs).[/ramka]
Biorąc pod uwagę sposób określania w upoważnieniu do kontroli jej zakresu przez wskazywanie jednej z dwóch możliwości: „prawna ochrona pracy i przepisy dotyczące legalności zatrudnienia” lub „techniczne bezpieczeństwo i higiena pracy”, pracodawcy trudno będzie stwierdzić, czy kontrola ma na celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. Jednak właściwie w każdej sprawie kontrolowanej przez PIP istnieje chociaż jedno wykroczenie (np. temat: urlopy – nieudzielenie lub bezpodstawne obniżenie wymiaru – art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).
[i]Ponieważ wątpliwości dotyczących nowych zasad kontroli jest dużo, DF wystąpiła do Głównego Inspektoratu Pracy o zajęcie stanowiska w tych sprawach. Opublikujemy je niezwłocznie po otrzymaniu.[/i]
