Dla zatrudniających po 23 marca 2008 r. co najmniej 50 osób obowiązek taki nakłada art. 26 ust. 2 pkt 2 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550 ze zm.).
Pracodawca musi to zrobić w sposób przyjęty u niego i określony w regulaminie pracy. Zawiadomienie możemy np. powiesić na tablicy ogłoszeń, przekazać przez firmowy radiowęzeł czy intranet, wysłać każdemu na indywidualne konto e-mailowe lub dostarczyć w odrębnym piśmie. Powinno ono określać m.in.
- liczbę zatrudnionych w firmie i wynikający z tego obowiązek założenia rady,
- kto może głosować, a kto kandydować do gremium,
- jakie rada ma uprawnienia,
- gdzie i do kogo (np. do dyrektora personalnego, do urny) oraz w jakiej formie (na kartce, e-mailem, za pośrednictwem poczty) składać wniosek o zorganizowanie wyborów,
- podstawę prawną, czyli ustawę.
Mamy obowiązek poinformować o możliwości utworzenia rady i jej kompetencjach także wtedy, gdy pracownicy nie zgłoszą wniosku o przeprowadzenie wyborów do niej. Te formalności należy bardzo skrupulatnie wypełnić, a zwłaszcza postarać się, aby informacja dotarła do wszystkich zatrudnionych. Najlepiej, gdy każdy pracownik potwierdzi odbiór pisma pracodawcy.
To, że powiadomisz o możliwości powołania rady, nie oznacza, że masz naciskać na załogę, aby wybrała to gremium. Tu twoja inicjatywa się kończy. To sami pracownicy – bez niczyjego ponaglania – muszą zgłosić wniosek o przeprowadzenie elekcji rady.
