Z utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że przyczyna wskazana w piśmie wypowiadającym umowę o pracę powinna być konkretna i jasno sprecyzowana przede wszystkim dla jej adresata, czyli pracownika. Nie pomogą składane potem dodatkowe wyjaśnienia przed sądem, przytoczenie zdarzeń ją precyzujących ani tym bardziej wskazanie innego powodu decyzji, np. likwidacji stanowiska. W niektórych sytuacjach jest możliwe ustalenie, że pracownik znał rzeczywiste powody wymówienia. Ciężar potwierdzenia tego faktu spoczywa jednak wtedy na szefie, który musi przedstawić odpowiednie dowody.
Najwięcej błędów popełniają firmy przeprowadzające redukcje z przyczyn ich niedotyczących, czyli ekonomicznych, organizacyjnych itp. Mają one problem ze sformułowaniem konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, podając najczęściej „racjonalizacja zatrudnienia dla dobra firmy”. Wprawdzie jest to pojęcie ogólne, ale obejmuje również sytuacje konkretne, np. redukcję zatrudnienia czy likwidację stanowiska. W wyroku z 8 stycznia 2008 r. (II PK 123/07) Sąd Najwyższy uznał, że taki powód nie stanowi sprecyzowania konkretnej i weryfikowalnej przyczyny wypowiedzenia. Co więcej brak ten jest widoczny na pierwszy rzut oka. Dlatego też sąd nie musi dalej ustalać, jakie ewentualnie inne, niewskazane w piśmie wypowiadającym okoliczności mogłyby świadczyć o istnieniu konkretnej przyczyny.
Pan Stanisław, zatrudniony na czas nieokreślony jako główny technolog, otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę, uzasadnione redukcją zatrudnienia dla dobra firmy. Odwołał się do sądu pracy, gdzie pracodawca sprecyzował ogólną przyczynę, wyjaśniając, że w rzeczywistości doszło do likwidacji tego stanowiska. Mimo że ta druga przyczyna jest rzeczywista i zawiera się w bardziej ogólnym pojęciu „redukcja zatrudnienia”, to sąd oceniał jedynie przyczynę wskazaną w piśmie wypowiadającym. Uznał ją za niekonkretną, a przez to niemożliwą do zweryfikowania. Dlatego przyznał panu Stanisławowi odszkodowanie.
Podobnie sądy oceniają inną często podawaną przyczynę wypowiedzenia: zmiany w organizacji pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy. Również i ona jest zbyt ogólna, mimo że obejmuje powody konkretne, np. redukcja zatrudnienia czy likwidacja stanowiska. W orzeczeniu z 24 października 2007 r. (I PK 116/07) SN stwierdził, że takie określenie przyczyny wypowiedzenia nie spełnia wymogu konkretności oraz weryfikowalności przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Nawet jeśli pracownik, już po otrzymaniu oświadczenia o wypowiedzeniu, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o sprecyzowanie powodów nim kierujących, sąd nie weźmie tego pod uwagę.
Na ogół jednak niewskazanie precyzyjnego, zrozumiałego i zgodnego z prawem motywu wypowiedzenia stanowi wadę oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę. Dotyczy to np. racjonalizacji zatrudnienia czy zmian w organizacji pracy.
Skoro tak, to doszło do naruszenia przepisów o wypowiadaniu, np. art. 45 § 1 w związku z art. 30 § 4 kodeksu. Zwolnionemu wolno zatem ubiegać się przed sądem o przywrócenie do pracy lub przyznanie odszkodowania.
