„Rz”:Przedsiębiorcy chcący skorzystać z funduszy unijnych mogą samodzielnie ubiegać się o dofinansowanie szkoleń lub, tak jak poprzednio, korzystać z usług firm szkoleniowych. Kiedy powinny się zdecydować na tę drugą możliwość?

Anna Masłoń:

Przedsiębiorstwa, które chcą się ubiegać o dofinansowanie, a nie mają doświadczenia w rozliczaniu środków pochodzących ze źródeł publicznych, z pewnością powinny skorzystać z usług doświadczonej firmy szkoleniowo-konsultingowej. Pozyskanie dofinansowania na szkolenia w mojej ocenie jest relatywnie najprostszym elementem procesu. Zdecydowanie ważniejszym i pociągającym za sobą skutki finansowe jest etap rozliczania projektu. Nie tyle jest istotna sama wysokość dofinansowania, ile umiejętność jej wykorzystania.

W czym może pomóc firma szkoleniowa?

Doświadczona firma szkoleniowa jest pomocna już w fazie początkowej. Tak przygotuje projekt, aby wpłynął w wymierny sposób nie tylko na wzrost kompetencji kadry przedsiębiorstwa, ale również pośrednio na pozytywną zmianę w środowisku gospodarczym danej firmy. Warunkami sukcesu są bowiem rzeczowo opracowany wniosek, harmonogram oraz budżet projektu. Często powodem odrzucenia wniosku na etapie oceny merytorycznej są nieścisłości w budżecie w porównaniu z harmonogramem projektu.

Pomoc firmy szkoleniowej przede wszystkim daje gwarancję, że w ramach projektu zrealizowane zostaną założone rezultaty i osiągnięte wskaźniki, dzięki temu pozyskane środki finansowe będą mogły być rozliczone w całości jako kwalifikowane.

Jak ułożyć stosunki między przedsiębiorcą a firmą szkoleniową, aby szkolenia przebiegły prawidłowo?

Niezwykle istotna jest partnerska współpraca między przedsiębiorcą a firmą szkoleniową. Wybór partnera w projekcie dofinansowanym to decyzja strategiczna, którą należy podjąć na etapie planowania projektu i która ma decydujący wpływ na całokształt projektu. Ponieważ na etapie realizacji projektu w zasadzie nie można się wycofać ze współpracy, kluczową sprawą jest znajomość partnera, analiza jego potencjału, doświadczenia. Najlepiej, gdy już współpracowaliśmy wcześniej z daną firmą.

Współdziałanie wszystkich zaangażowanych w projekt stron stanowi istotny element zrealizowania projektu z sukcesem. Dodatkowo współpraca ze strony przedstawicieli działów HR na pewno pomoże osiągnąć zamierzone cele i rezultaty.

Jakie obowiązki związane z pozyskaniem i rozliczeniem środków unijnych (EFS) spoczywają na firmie szkoleniowej, a jakie na przedsiębiorcy korzystającym z takich szkoleń?

Rozliczanie projektu współfinansowanego z UE wiąże się z wieloma obowiązkami, przede wszystkim wynikającymi z podpisanej umowy o dofinansowanie, oraz ze złożonego wniosku. Umowa precyzuje obowiązki informacyjno-promocyjne realizatora projektu, pozyskanie wszystkich koniecznych danych osobowych od uczestników projektu, stosowanie procedur zamówień publicznych, obowiązki sprawozdawcze, merytoryczne oraz finansowe.

Kiedy korzystać ze szkoleń otwartych, a kiedy z zamkniętych?

Projekty szyte na miarę, na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych, stanowią absolutną wartość dodaną, bowiem w większym stopniu odpowiadają na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Wsparcie projektów szkoleniowych przez EFS jest szansą na stworzenie odpowiedzi na potrzeby firmy w zakresie know-how i realizację długofalowej strategii HR (np. poprawa satysfakcji, lojalności pracowników). To klucz do sukcesu w pozyskiwaniu i utrzymaniu najlepszych osób oraz talentów w organizacji.

Szkolenia otwarte nigdy nie będą tak dopasowane do specyficznych potrzeb danej branży. Dodatkowo w nowym okresie programowania tylko 20 proc. pracowników danego przedsiębiorstwa będzie mogło wziąć udział w jednym projekcie.

Czy korzystanie z ofert firm doradczych i szkoleniowych nie jest obarczone ryzykiem pewnej standaryzacji ich ofert lub rutyny? Czy są one w stanie rzeczywiście dostosować szkolenie do specyficznych potrzeb indywidualnego przedsiębiorcy?

Szkolenia w ramach projektów są zawsze wynikiem przeprowadzonej analizy potrzeb. Dodatkowo doświadczona firma szkoleniowa zazwyczaj dokłada starań na etapie planowania i analizy, aby zapewnić kompleksowość projektu. Projekty źle zaplanowane powodują duże problemy na etapie realizacji. Specyfiką projektów szkoleniowych jest długofalowość, a także duża ilość i różnorodność działań, co wymaga drobiazgowego zaplanowania czynności w wielu różnych obszarach.

Czego firma szkoleniowa nie może zrobić za przedsiębiorcę?

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na występowanie o środki z UE we własnym imieniu, przygotowanie dokumentów formalnych oraz reprezentowanie projektu przed instytucją wdrażającą będzie jego obowiązkiem. Niemniej jednak współpraca z firmą doradczą powinna zapewnić kompleksową obsługę na wszystkich etapach pozyskiwania i rozliczania dotacji.

Na polskim rynku działa już dużo firm doradczych i szkoleniowych. Jak zweryfikować firmę szkoleniową? Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Na pewno należy zwrócić uwagę na doświadczenie danej w firmy w realizacji dużych projektów szkoleniowych, na to, czy zostały osiągnięte zaplanowane rezultaty i wskaźniki. Dodatkowo istotne jest również sprawdzenie, czy firma realizowała projekty, przy których korzystała ze środków publicznych.

Od jakich szkoleń powinna rozpocząć firma, która do tej pory nie inwestowała w rozwój pracowników?

Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest od strategii HR danej firmy, od kompetencji, jakie muszą posiadać pracownicy na danym stanowisku, oraz od celów, jakie są postawione przed organizacją.

Czy firma szkoleniowa może pomóc w przygotowaniu całej, kompleksowej strategii szkoleniowej firmy?

W mojej ocenie na pewno firma szkoleniowa może stanowić bardzo silne wsparcie dla działów HR w planowaniu i projektowaniu strategii szkoleniowej. Z punktu widzenia sprawnej realizacji projektu, oprócz wiedzy i doświadczenia, należy zwrócić uwagę m.in. na następujące kluczowe elementy: spójność projektu i zgodność z zasadami programu, zakładanie ambitnych, ale realnych celów, zaplanowanie w szczegółach wszystkich działań (harmonogram projektu, rezerwy czasowe), dokładna analiza aspektów finansowych (wielkość projektu a efektywność kosztowa, kwalifikowalność wydatków, rezerwy budżetowe, płynność finansowa), sprawdzenie prawidłowości prawnej zapisów we wniosku, załącznikach (np. właściwa kwalifikacja MŚP).

rozmawiał Michał Kołtuniak