Liczy się nie tylko wysokość dotacji, ale i umiejętność jej wykorzystania

„Rz”:Przedsiębiorcy chcący skorzystać z funduszy unijnych mogą samodzielnie ubiegać się o dofinansowanie szkoleń lub, tak jak poprzednio, korzystać z usług firm szkoleniowych. Kiedy powinny się zdecydować na tę drugą możliwość?

Anna Masłoń:

Przedsiębiorstwa, które chcą się ubiegać o dofinansowanie, a nie mają doświadczenia w rozliczaniu środków pochodzących ze źródeł publicznych, z pewnością powinny skorzystać z usług doświadczonej firmy szkoleniowo-konsultingowej. Pozyskanie dofinansowania na szkolenia w mojej ocenie jest relatywnie najprostszym elementem procesu. Zdecydowanie ważniejszym i pociągającym za sobą skutki finansowe jest etap rozliczania projektu. Nie tyle jest istotna sama wysokość dofinansowania, ile umiejętność jej wykorzystania.

W czym może pomóc firma szkoleniowa?

Doświadczona firma szkoleniowa jest pomocna już w fazie początkowej. Tak przygotuje projekt, aby wpłynął w wymierny sposób nie tylko na wzrost kompetencji kadry przedsiębiorstwa, ale również pośrednio na pozytywną zmianę w środowisku gospodarczym danej firmy. Warunkami sukcesu są bowiem rzeczowo opracowany wniosek, harmonogram oraz budżet projektu. Często powodem odrzucenia wniosku na etapie oceny merytorycznej są nieścisłości w budżecie w porównaniu z harmonogramem projektu.

Pomoc firmy szkoleniowej przede wszystkim daje gwarancję, że w ramach projektu zrealizowane zostaną założone rezultaty i osiągnięte wskaźniki, dzięki temu pozyskane środki finansowe będą mogły być rozliczone w całości jako kwalifikowane.

Jak ułożyć stosunki między przedsiębiorcą a firmą szkoleniową, aby szkolenia przebiegły prawidłowo?

Niezwykle istotna jest partnerska współpraca między przedsiębiorcą a firmą szkoleniową. Wybór partnera w projekcie dofinansowanym to decyzja strategiczna, którą należy podjąć na etapie planowania projektu i która ma decydujący wpływ na całokształt projektu. Ponieważ na etapie realizacji projektu w zasadzie nie można się wycofać ze współpracy, kluczową sprawą jest znajomość partnera, analiza jego potencjału, doświadczenia. Najlepiej, gdy już współpracowaliśmy wcześniej z daną firmą.

Współdziałanie wszystkich zaangażowanych w projekt stron stanowi istotny element zrealizowania projektu z sukcesem. Dodatkowo współpraca ze strony przedstawicieli działów HR na pewno pomoże osiągnąć zamierzone cele i rezultaty.

Jakie obowiązki związane z pozyskaniem i rozliczeniem środków unijnych (EFS) spoczywają na firmie szkoleniowej, a jakie na przedsiębiorcy korzystającym z takich szkoleń?

Rozliczanie projektu współfinansowanego z UE wiąże się z wieloma obowiązkami, przede wszystkim wynikającymi z podpisanej umowy o dofinansowanie, oraz ze złożonego wniosku. Umowa precyzuje obowiązki informacyjno-promocyjne realizatora projektu, pozyskanie wszystkich koniecznych danych osobowych od uczestników projektu, stosowanie procedur zamówień publicznych, obowiązki sprawozdawcze, merytoryczne oraz finansowe.

Kiedy korzystać ze szkoleń otwartych, a kiedy z zamkniętych?

Projekty szyte na miarę, na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych, stanowią absolutną wartość dodaną, bowiem w większym stopniu odpowiadają na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Wsparcie projektów szkoleniowych przez EFS jest szansą na stworzenie odpowiedzi na potrzeby firmy w zakresie know-how i realizację długofalowej strategii HR (np. poprawa satysfakcji, lojalności pracowników). To klucz do sukcesu w pozyskiwaniu i utrzymaniu najlepszych osób oraz talentów w organizacji.

Szkolenia otwarte nigdy nie będą tak dopasowane do specyficznych potrzeb danej branży. Dodatkowo w nowym okresie programowania tylko 20 proc. pracowników danego przedsiębiorstwa będzie mogło wziąć udział w jednym projekcie.

Czy korzystanie z ofert firm doradczych i szkoleniowych nie jest obarczone ryzykiem pewnej standaryzacji ich ofert lub rutyny? Czy są one w stanie rzeczywiście dostosować szkolenie do specyficznych potrzeb indywidualnego przedsiębiorcy?

Szkolenia w ramach projektów są zawsze wynikiem przeprowadzonej analizy potrzeb. Dodatkowo doświadczona firma szkoleniowa zazwyczaj dokłada starań na etapie planowania i analizy, aby zapewnić kompleksowość projektu. Projekty źle zaplanowane powodują duże problemy na etapie realizacji. Specyfiką projektów szkoleniowych jest długofalowość, a także duża ilość i różnorodność działań, co wymaga drobiazgowego zaplanowania czynności w wielu różnych obszarach.

Czego firma szkoleniowa nie może zrobić za przedsiębiorcę?

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na występowanie o środki z UE we własnym imieniu, przygotowanie dokumentów formalnych oraz reprezentowanie projektu przed instytucją wdrażającą będzie jego obowiązkiem. Niemniej jednak współpraca z firmą doradczą powinna zapewnić kompleksową obsługę na wszystkich etapach pozyskiwania i rozliczania dotacji.

Na polskim rynku działa już dużo firm doradczych i szkoleniowych. Jak zweryfikować firmę szkoleniową? Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Na pewno należy zwrócić uwagę na doświadczenie danej w firmy w realizacji dużych projektów szkoleniowych, na to, czy zostały osiągnięte zaplanowane rezultaty i wskaźniki. Dodatkowo istotne jest również sprawdzenie, czy firma realizowała projekty, przy których korzystała ze środków publicznych.

Od jakich szkoleń powinna rozpocząć firma, która do tej pory nie inwestowała w rozwój pracowników?

Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest od strategii HR danej firmy, od kompetencji, jakie muszą posiadać pracownicy na danym stanowisku, oraz od celów, jakie są postawione przed organizacją.