Żaden inny instrument wsparcia nie daje takiej szansy na rozwój przedsiębiorstwa jak środki unijne. Ich podstawowym atutem jest możliwość uzyskania bezzwrotnej dotacji. To odróżnia je od kredytów, nawet tych najtańszych i preferencyjnych, które w końcu i tak trzeba spłacić. Chociaż w nadchodzących latach środków dla firm będzie naprawdę dużo, to i tak należy się liczyć z dużą konkurencją. Wiele firm już od dawna przygotowuje się do ich pozyskania. Błędem jest założenie, że uda się skutecznie przygotować wniosek o dofinansowanie bez dobrego, całościowego przygotowania projektu i dostosowania samego przedsiębiorstwa do wymagań z tym związanych (aktualne dokumenty, dobra sytuacja finansowa, w tym gwarancja płynności, brak zaległości podatkowych i w składkach na ZUS). Chociaż formalnie wniosek jest najważniejszy i na jego podstawie dokonywana jest ocena inwestycji, to jego sporządzenie powinno być kulminacją, a nie początkiem długiego procesu związanego z pozyskiwaniem środków unijnych.

Środki funduszy strukturalnych dla Polski to ponad 67 mld euro. Oczywiście nie wszystkie trafią do przedsiębiorców. Znaczna część została zarezerwowana na projekty infrastrukturalne, które jednak w sposób pośredni będą wpływać również na firmy (lepsze drogi, nowe miejsca inwestycyjne, sprawniejsza administracja). Część środków została przeznaczona na pośrednie wsparcie przedsiębiorczości (rozwój instytucji otoczenia biznesu, tworzenie klastrów, nawiązywanie współpracy biznes-nauka). Jednak i tak wartość środków przeznaczonych bezpośrednio dla firm jest znaczna. Warto zauważyć, że na sam program „Innowacyjna gospodarka” przeznaczono ponad 8 mld euro. W poszczególnych województwach w ramach tzw. programów regionalnych na rozwój przedsiębiorczości, badania i rozwój technologiczny oraz bezpośrednie wsparcie firm przeznaczono średnio po 240 mln euro.

Wiele firm, słysząc o funduszach unijnych i szansach z tym związanych, stara się po nie sięgnąć w ostatniej chwili, często w momencie ogłoszenia konkursu. Koncentrują się na przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej. Chociaż nie można oczywiście wykluczyć, że uda im się przejść ocenę formalną i merytoryczną oraz dostaną wsparcie, to szanse są jednak niewielkie. Ponadto może się okazać, że uzyskane wsparcie staje się w pewnym momencie większym problemem niż dobrodziejstwem. Firma musi realizować projekt zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie, przestrzegać harmonogramu, zakupić sprzęt i urządzenia tam sprecyzowane. Co więcej, trzeba się angażować w pracę nad okresowymi i końcowymi sprawozdaniami i bardzo skrupulatnie przestrzegać wszystkich płatności. To pokazuje, że ubieganie się o środki powinno być poprzedzone rzetelną analizą potrzeb przedsiębiorstwa. Musimy znaleźć odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

- Jak będzie wyglądała firma za kilka lat?

- Co zrobić, żeby utrzymać się na rynku i być konkurencyjnym?

- Co jest potrzebne do rozwoju firmy?

- Jaki zakres inwestycji będzie najlepszy?

- Czy i jakie źródło finansowania będzie najkorzystniejsze (leasing, kredyt, dotacja)?

- Skąd wziąć środki własne na niezbędne wydatki (oszczędności, pożyczki, kredyty)?

- Jak długo będziemy realizować projekt?

- Czy będziemy w stanie utrzymać rezultaty takiego projektu w ciągu pięciu lat (trzech lat w przypadku firm z sektora MSP), w tym założoną we wniosku wielkość zatrudnienia?

Dopiero kiedy odpowiemy na te pytania i będziemy mieli przygotowaną strategię rozwoju firmy oraz będzie z niej wynikać, że optymalnym źródłem jej finansowania są fundusze unijne, należy rozpocząć starania o ich pozyskanie. Wtedy musimy zdać sobie sprawę z tego, że fundusze są wprawdzie dla firm, ale to nie znaczy, że każdy projekt może uzyskać dofinansowanie. Na to może liczyć tylko taki, który wpisuje się w cele funduszy (danego programu i działania). Dlatego dokładnie trzeba się zapoznać z wymogami działania, w tym z kryteriami oceny formalnej i merytorycznej. Musimy sprawdzić, jakie dodatkowe kryteria będą wymagane od firmy (np. jakie załączniki trzeba będzie przedstawić, w jaki sposób zagwarantować trwałość projektu). Dopiero kiedy zgromadzimy wszystkie te informacje, należy rozpocząć pracę nad wnioskiem o dofinansowanie projektu. W tym celu należy korzystać z odpowiedniego formularza tego dokumentu i instrukcji jego wypełniania.

Przygotowując projekt i ubiegając się o wsparcie z tzw. programów regionalnych, trzeba ponadto wziąć pod uwagę specyficzne problemy danego województwa. W wielu przypadkach dotowane będą tylko takie projekty, które z punktu widzenia władz wojewódzkich w największym stopniu przyczyniają się do jego rozwoju i rozwiązywania takich problemów. Żeby się z nimi zapoznać, należy sięgnąć do odpowiednich dokumentów, takich jak strategie rozwoju województw (powiatów, gmin). Oprócz nich można znaleźć również bardziej szczegółowe, przydatne przy określonej kategorii inwestycji (np. strategie rozwoju turystyki i branży turystycznej).