Przed 1 stycznia 2007 r. większość podatników rozliczała delegacje zagraniczne według kursu średniego NBP z daty rozliczenia zaliczki. Kierowała się przy tym interpretacjami organów podatkowych, m.in. Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 8 sierpnia 2005 r. (PDP/423-17/05). Podatnik pytał, czy po zakończonej delegacji pracownika można uznać za prawidłowe ujmowanie kosztów, przyjmując średni kurs z dnia rozliczenia zaliczki. Urząd udzielił twierdzącej odpowiedzi. Przyjął, że „rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w terminie 14 dni od zakończenia podróży, co sugeruje, że rozliczenie delegacji zagranicznej można potraktować jako operację gospodarczą dokonaną w dniu rozliczenia zaliczki”.
Sytuacja zmieniła się po 1 stycznia 2007 r. w związku z nowelizacją przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT). Podatnicy nie mają pewności, jaki zastosować kurs do przeliczenia wydatków poniesionych w związku z delegacją zagraniczną. Powód to niejasne przepisy, które nawet organy podatkowe różnie interpretują.
Od początku 2007 r. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).
Poniesionym jest koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w razie braku faktury (rachunku). Dniem zapłaty – dzień uregulowania zobowiązania w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności (art. 15a ust. 7 ustawy o CIT).
Trzymając się literalnie przepisów, a więc art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, wydatki poniesione w czasie delegacji należy przeliczać po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych (zaksięgowania). Potwierdza to Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 3 kwietnia 2007 r. (1472/ROP1/423-132/07/RM). Urząd przyjął, że koszty delegacji, takie jak faktury za hotele, ryczałty, diety, powinny być rozliczane na zasadach ogólnych. Jego zdaniem „kosztem uzyskania przychodu będzie zatem wydatek dokonany w trakcie delegacji, przeliczony na walutę polską według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego ujęcie tego kosztu w księgach rachunkowych spółki na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu – w przypadku braku faktury lub rachunku”.
