Przed 1 stycznia 2007 r. większość podatników rozliczała delegacje zagraniczne według kursu średniego NBP z daty rozliczenia zaliczki. Kierowała się przy tym interpretacjami organów podatkowych, m.in. Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 8 sierpnia 2005 r. (PDP/423-17/05). Podatnik pytał, czy po zakończonej delegacji pracownika można uznać za prawidłowe ujmowanie kosztów, przyjmując średni kurs z dnia rozliczenia zaliczki. Urząd udzielił twierdzącej odpowiedzi. Przyjął, że „rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w terminie 14 dni od zakończenia podróży, co sugeruje, że rozliczenie delegacji zagranicznej można potraktować jako operację gospodarczą dokonaną w dniu rozliczenia zaliczki”.
Sytuacja zmieniła się po 1 stycznia 2007 r. w związku z nowelizacją przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT). Podatnicy nie mają pewności, jaki zastosować kurs do przeliczenia wydatków poniesionych w związku z delegacją zagraniczną. Powód to niejasne przepisy, które nawet organy podatkowe różnie interpretują.
Od początku 2007 r. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).
Poniesionym jest koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w razie braku faktury (rachunku). Dniem zapłaty – dzień uregulowania zobowiązania w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności (art. 15a ust. 7 ustawy o CIT).
Trzymając się literalnie przepisów, a więc art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, wydatki poniesione w czasie delegacji należy przeliczać po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych (zaksięgowania). Potwierdza to Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 3 kwietnia 2007 r. (1472/ROP1/423-132/07/RM). Urząd przyjął, że koszty delegacji, takie jak faktury za hotele, ryczałty, diety, powinny być rozliczane na zasadach ogólnych. Jego zdaniem „kosztem uzyskania przychodu będzie zatem wydatek dokonany w trakcie delegacji, przeliczony na walutę polską według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego ujęcie tego kosztu w księgach rachunkowych spółki na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu – w przypadku braku faktury lub rachunku”.
Mówiąc o przeliczaniu wydatków ponoszonych w trakcie delegacji zagranicznych, nie sposób pominąć odpowiedzi innych urzędów skarbowych. Są one jednak odmienne od stanowiska Drugiego Urzędu Mazowieckiego. Na przykład Łódzki Urząd Skarbowy w interpretacji z 10 sierpnia 2007 r. (ŁUS-II-423/137/07/AG) stwierdził, że wydatki związane z podróżą służbową pracownika należy przeliczyć według kursu, po jakim wyceniona została zaliczka.
Jeszcze inną odpowiedź otrzymał podatnik od Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu (interpretacja z 17 maja 2007 r., 1473/892/ KDO/423/29/EK). Organ podatkowy stwierdził, że przeliczenie delegacji zagranicznej powinno nastąpić przy zastosowaniu kursu z daty pobrania zaliczki (rozwiązanie sugerowane), ale za prawidłowe należy również uznać stanowisko, które prezentuje podatnik, że wydatki poniesione w trakcie delegacji przelicza się po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia wydatku, tj. z 14 dnia rozliczenia delegacji zagranicznej. W pierwszym wypadku opisywanym przez urząd różnice kursowe nie powstają. Pojawią się natomiast w drugim.
W zależności od przyjętego wariantu prezentacja na kontach księgowych i w rachunku zysków i strat będzie inna >patrz przykład.
Widać zatem, że data uznania kosztu wyrażonego w walucie obcej za poniesiony wywołuje liczne kontrowersje. Urzędy skarbowe wydają odmienne postanowienia, co nie ominęło również Izby Skarbowej w Warszawie, która za datę poniesienia kosztu uznaje dzień ujęcia w księgach rachunkowych (interpretacje z 7 września 2007 r., 1401/BP-I/4210-59/07/RM, i z 5 października 2007 r., 1401/BP-I/4210-61/06/SP). W kolejnej zmienia jednak swoje stanowisko i wyjaśnia, że wydatek należy przeliczyć po kursie średnim NBP z dnia wystawienia faktury (interpretacja z 16 października 2007 r., 1401/BP-II/4210-66/07/ZO). W tej jednak sytuacji stanowisko Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego należy uznać za niewłaściwe.
Jak powinny zatem radzić sobie firmy? Często wyznaczają w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości kurs, który stosują do przeliczenia poniesionych kosztów wyrażonych w walucie obcej. Wydaje się, że nie powinny tego kwestionować organy skarbowe. Jednak rozliczanie delegacji według różnych kursów skutkuje odmienną prezentacją kosztów w rachunku zysków i strat, chociaż nie ma wpływu na ich wysokość.
