Pracownicy skierowani do pracy zdalnej powinni zostać zobowiązani przez pracodawcę do szczególnej troski o dane osobowe klientów i kontrahentów, jakie będą przetwarzane na ich prywatnych komputerach w czasie wykonywania pracy zdalnej.
W wielu przedsiębiorstwach oznacza to konieczność opracowania zupełnie nowych procedur ochronnych dla danych osobowych, których wcześniej tam nie stosowano. Warto jednak dobrze się przygotować do pracy zdalnej, gdyż podnosi ona ryzyko wycieku danych osobowych, za co na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara.
Za pracę zdalną pracownikowi przysługuje pełna wypłata
Praca zdalna w czasach koronawirusa - wskazówki PIP
Do pracy zdalnej można skierować nawet mailem
– Nie ma przeszkód, aby pracownik wysłany do pracy w domu wykonywał swoje obowiązki na prywatnym komputerze – mówi dr Paweł Litwiński, adwokat, partner w kancelarii Barta Litwiński. – Taki sprzęt powinien jednak zostać wcześniej odpowiednio przygotowany przez informatyków, także ze względu na potrzebę ochrony danych osobowych.
Przede wszystkim taki komputer czy laptop musi zostać przeskanowany programem antywirusowym. Na takim komputerze powinno się też znaleźć oprogramowanie pozwalające na podłączenie wirtualnej sieci prywatnej (VPN), a także na bezpieczną wymianę informacji czy organizację telekonferencji.
Kolejnym bardzo ważnym elementem jest ustalenie przez pracodawcę wytycznych dla pracowników co do korzystania z takiego komputera w domu.
Z punktu widzenia ochrony danych osobowych członkowie rodziny pracownika powinni być traktowani jak osoby postronne, które nie mogą mieć dostępu do komputera, na którym są przetwarzane zgromadzone przez pracodawcę dane osobowe. Przynajmniej wtedy, gdy jest na nim uruchomione oprogramowanie zapewniające dostęp do zasobów firmy. W praktyce wystarczy oddzielne konto do logowania zabezpieczone hasłem, tak by z tego samego laptopa czy komputera mogli korzystać wszyscy członkowie rodziny.
Praca zdalna nie musi jednak odbywać się w domu.
– Osoby pracujące poza zwykłym miejscem zatrudnienia powinny zostać uczulone przez pracodawcę, aby pod żadnym pozorem nie zostawiały otwartego laptopa w kawiarni i szczególnie dbały o to, kto im patrzy przez ramię na ekran – dodaje dr Litwiński. – Najlepiej, by pracujący zdalnie unikali miejsc publicznych, tak by osoby postronne nie były mimowolnymi słuchaczami ich rozmów telefonicznych, w których mogą przecież pojawiać się szczegóły działalności danego przedsiębiorstwa dotyczące jego strategii, danych kontrahentów czy klientów – dodaje.