Szef może kontrolować podwładnego korzystającego z Internetu

Można temu zapobiec, ale pracodawca musi uważać, bo jego prawo do kontroli pracownika jest ograniczone.

Sprzęt i oprogramowanie udostępnione pracownikowi do firmowego użytku stanowi własność pracodawcy. Zatem laptopy, programy oraz sprzęt telekomunikacyjny są elementem przedsiębiorstwa, a co za tym idzie pracownik musi liczyć się z ograniczeniami w ich użytkowaniu i nie powinien wykorzystywać jak własnych.

Nawiązując stosunek pracy, pracownik godzi się m.in. na kontrolę rzetelności wykonywanych obowiązków służbowych. To uprawnienie szefa wynika z samego kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 100 k.p. pracownik musi przestrzegać podstawowych obowiązków wobec pracodawcy. Szefowi wolno więc kontrolować ich przestrzeganie przez podwładnych. Ale jak daleko ta kontrola może sięgać i jak pracodawca ma ją sprawować?

Pracodawca kupił 10 nowych notebooków i wyposażył w nie pracowników działu obsługi klienta, szefa działu marketingu i firmowego prawnika. W komputerach zainstalował system operacyjny, kupił kompleksowy program biurowy oraz zainstalował dwa komunikatory – tekstowy i do obsługi wideokonferencji. Ponadto każdy pracownik ma własny adres firmowej skrzynki e-mailowej. Zasady tworzenia adresów ustalono następująco: imię.nazwisko@dział.nazwafirmy.pl. Dzięki temu klienci firmy wiedzą, z kim konkretnie mają kontaktować się w danej sprawie.

Chcąc ograniczyć wykorzystywanie sprzętu przez załogę do celów niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi, szef z przykładu 1 może:

- zablokować pracownikom dostęp do konkretnych stron www w Internecie,

- uniemożliwić wykorzystywanie niezabezpieczonych komunikatorów tekstowych lub głosowych w godzinach pracy,

- zabezpieczyć sprzęt, uniemożliwiając pobieranie niebezpiecznych plików przez pracowników podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Jednocześnie warto:

- sporządzić regulamin korzystania przez pracowników z powierzonego im sprzętu. W nim dokładnie opiszemy, do jakich celów mają być wykorzystane komputery, jakich stron www nie należy odwiedzać, z jakich komunikatorów i programów komputerowych bezwzględnie nie wolno korzystać. Umieszczamy też zapis, że pracownik nie może pobierać na swój komputer nielegalnego czy groźnego oprogramowania;

- przygotować protokół odbioru sprzętu przez pracownika oraz umowę o jego odpowiedzialności za mienie powierzone;

- opracować dokument (np. aneks do umowy o pracę), w którym szczegółowo określimy zasady korzystania ze sprzętu oraz procedurę jego zwrotu, udostępnienia pracodawcy oraz regulacje o prawidłowej pracy z wykorzystaniem nowych komputerów.

Nawet konstruując szczegółowe wewnętrzne regulacje, niejeden szef ma wątpliwości, czy może zaglądać do korespondencji e-mailowej pracowników. Chodzi tu oczywiście o te wysyłane przez zatrudnionych i otrzymywane na firmową skrzynkę elektroniczną. Z przepisów wynika, że nie jest to oczywiste. Przy kontrolowaniu korespondencji e-mailowej pracownika otrzymywanej na firmowy adres trzeba odwołać się do kodeksu cywilnego, konstytucji, kodeksu karnego oraz kodeksu pracy. Warto tu szczegółowo zanalizować konstrukcję ochrony dóbr osobistych, w tym dóbr osobistych pracownika w kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 23 k.c. dobra osobiste człowieka, w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, są chronione przez prawo cywilne niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.

Nie ma wątpliwości, że tajemnica korespondencji jest dobrem osobistym adresata korespondencji i podlega ochronie. Sąd Apelacyjny w Łodzi uznał 7 listopada 1995 r. (I ACr 529/95), że przesłanie dłużnikowi przez wierzyciela upomnienia do zapłaty zaległej należności w sposób umożliwiający zapoznanie się z upomnieniem przez inne osoby narusza dobro osobiste adresata, jakim jest tajemnica korespondencji. W uzasadnieniu orzeczenia czytamy, że tajemnica korespondencji należy do kategorii wymienionych w art. 23 k.c. dóbr osobistych, podlegających ochronie na wypadek zagrożenia lub naruszenia stosownie do zasad wynikających z art. 24 § 1 i 2 k.c. Art. 24 § 1 k.c. ustanawia domniemanie bezprawności naruszenia dobra osobistego.

Dla większości prawników tajemnica korespondencji wskazana w art. 24 k.c. obejmuje też korespondencję elektroniczną. Pewnych analogii adresu rzeczywistego (fizycznym) i jego ochrony z ochroną adresu e-mailowego można doszukać się w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 13 listopada 2001 r. (I ACa 1140/2001). Sąd wskazał, że adres osoby jako sfera prywatności człowieka należy do danych osobowych. Naruszenie jej sprowadza odpowiedzialność z tytułu ochrony dóbr osobistych. To orzeczenie można łatwo odnieść do adresu elektronicznego. Zawiera on w sobie element prywatności – dane osobowe, dzięki czemu adres ten podlega ochronie jako dobro osobiste.

Z kolei zgodnie z art. 47 konstytucji każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Ponadto art. 11

1

k.p. mówi, że pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Przedsiębiorca powinien zatem z należytą starannością powstrzymywać się od działań, które mogą ingerować w dobra osobiste zatrudnionego, w tym też naruszać tajemnicę jego korespondencji. Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu kontroli poczty elektronicznej przychodzącej na firmowy adres e-mailowy pracownika (patrz przykład 2).

Korespondencja elektroniczna przesyłana na adres firmy jest związana z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością. Zatem pracodawca jako właściciel firmy ma prawo wglądu w korespondencję kierowaną na adres firmowy pracownika. To właśnie przedsiębiorca jest właścicielem adresu firmowego, a pracownik działa i prowadzi korespondencję niejako w imieniu pracodawcy. Ale nie zawsze przejrzenie poczty pracownika będzie dopuszczalne (patrz przykład 3).

Autor jest aplikantem adwokackim w Kancelarii Adwokata Czesława Tica w Tychach

Jan Kowalski prowadzi firmę zajmującą się sprzedażą sprzętu komputerowego w Internecie oraz w kilku supermarketach i przy głównych ulicach miast w Polsce. Zatrudnia 20 pracowników obsługujących klientów. Komunikuje się z nimi za pomocą e-maili. Każdy pracownik ma własny firmowy adres e-mailowy. Pracownicy wykorzystują je do załatwiania spraw firmy, ale zdarza się, że wysyłają kilka e-maili prywatnych w miesiącu. Prezes przygotował regulamin korzystania z firmowej poczty elektronicznej, ale nie zakazał używania tej skrzynki do celów prywatnych, określając jego zakres. Zaznaczył, że jako przedstawiciel zarządu firmy będzie zaglądał do rejestru poczty wychodzącej i przychodzącej na konkretny adres firmowej poczty elektronicznej.

Tomasz Nowak prowadzi działalność gospodarczą, polegającą na udzielaniu porad psychologicznych przez Internet. Wykorzystuje do tego laptop, specjalnie kupiony do tej działalności. Założył własną stronę internetową, dzięki której pacjenci, którzy chcą umówić się na spotkanie z terapeutą, mogą zapoznać się z ofertą udzielanych świadczeń. Dodatkowo jednoosobowa firma Tomasza Nowaka ma własny adres e-mailowy, na który przychodzą zgłoszenia od pacjentów. Z firmowego adresu tomasz.nowak@twojosobistypsycholog.pl pan Tomasz wysyła e-maile do rodziny oraz koresponduje z przyjaciółką z Wielkiej Brytanii.

Pan Tomasz pracuje też na pół etatu w wielkiej poradni psychologiczno-lekarskiej. Szefowa przydzieliła mu adres elektroniczny przychodni tomasz.nowak@wielkinzoz.pl, aby kontaktować się z pracownikami i pacjentami. Pan Tomasz tak ustawił parametry programu pocztowego w swoim laptopie, że może odbierać e-maile z serwera pocztowego własnej firmy, jak i te przychodzące do przychodni. Czy jego szefowa może skontrolować e-maile przychodzące na adres pana Tomasza w przychodni, które odebrał we własnym notebooku? Przełożona nie ma prawa ingerować w treści zapisane w laptopie pracownika, który pracuje na komputerze będącym jego własnością, nawet jeżeli odbiera na nim firmowe e-maile. Ten sprzęt komputerowy nie stanowi bowiem własności firmy zarządzanej przez przełożoną pana Tomasza.

Pracodawca, którego pracownicy korzystają z poczty elektronicznej, powinien pamiętać o tym, aby:

- nie czytać korespondencji elektronicznej opisanej jako przesyłka prywatna lub jako prywatna poufna korespondencja, nawet jeżeli jest kierowana na firmowy adres pracownika;

- szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, odczytując pocztę elektroniczną ze skrzynki firmowej;

- poinformować pracownika, że firmowe skrzynki e-mailowe służą do przesyłania firmowej korespondencji, a e-maile osobiste lub niezwiązane z działalnością przedsiębiorstwa powinny być przesyłane na prywatne adresy e-mailowe pracowników. Pracownik wie, że bez wiedzy i wyraźnej zgody pracodawcy nie może pobierać do pamięci firmowego komputera prywatnych e-maili z osobistych adresów poczty elektronicznej;

- poinformować pracownika, że poczta firmowa kierowana na jego skrzynkę i z niej wysyłana będzie w razie potrzeby kontrolowana, w tym pracodawca będzie mógł czytać e-maile z tej skrzynki (z adresu e-mailowego w firmie);

- dokładnie opisać i zakomunikować załodze, w jaki sposób i w jakim zakresie może wykorzystywać udostępnione komunikatory internetowe;

- poinformować załogę o zakazie używania komunikatorów internetowych lub wykorzystywania ich w godzinach pracy do celów prywatnych. ?

napiszemy o tym, gdy na firmowy adres elektroniczny pracownika przychodzą prywatne e-malie. Czy szef może je przeglądać i czytać? Przedstawimy też przykład firmowego regulaminu korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników.