Kodeks pracy nie określa szczegółowo zasad nawiązywania umowy na zastępstwo. Art. 25 § 1 k.p. poświęca tej umowie tylko jedno zda nie, z którego wynika, że jest to rodzaj kontraktu na czas określony.
Umowę na zastępstwo można zawrzeć tylko, gdy jednego z pracowników nie ma w pracy, a jego nieobecność jest usprawiedliwiona. Wówczas na ten czas pracodawca przyjmuje zastępcę.
Choć umowa na zastępstwo jest specyficznym rodzajem zatrudnienia, zawiera się ją tak samo jak każdą inną umowę o pracę. Zatem powinna ona określać:
- rodzaj pracy,
- miejsce jej wykonywania,
- wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Ponadto w umowie należy podać nazwisko oraz funkcję osoby nieobecnej, którą się zastępuje, oraz termin zakończenia takiego zatrudnienia (patrz przykład umowy o zastępstwo).
Pracodawcy pytają często, jak prawidłowo określić termin zakończenia angażu dla zastępcy. Sposoby są dwa. Można wskazać dokładny termin, z upływem którego kończy się usprawiedliwiona nieobecność zastępowanego pracownika, albo określić go ogólnie, podając, że umowa rozwiąże się z chwilą powrotu osoby nieobecnej.
Nawet gdy pracodawca wybierze tę drugą formę, a osoba zastępowana będzie chciała wrócić do firmy wcześniej, to i tak umowa na zastępstwo rozwiąże się z chwilą powrotu zastępowanego. Zastępcy nie będą wówczas przysługiwały z tytułu dalszego zatrudnienia żadne roszczenia. Zgodnie bowiem z art. 331 k.p. pracodawca może rozstać się z nim za trzydniowym wypowiedzeniem.
Uwaga! Wyjątek dotyczy kobiety w ciąży. Jedyne, co pracodawca może zrobić, to zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy, ale i tak do czasu rozwiązania umowy musi wypłacać jej wynagrodzenie.
Przedmiotem wątpliwości jest również wynagrodzenie zastępcy. Zdarza się, że dostaje on niższą pensję niż osoba nieobecna, którą zastępuje. Czy może tak być?
Eksperci podkreślają, że płaca zastępcy nie musi być taka sama jak zastępowanego pracownika, ale powinna być do niej zbliżona. Świadczy o tym chociażby to, że zastępca ma zazwyczaj taki sam jak zastępowany zakres obowiązków i czas pracy.
Prościej jest, gdy w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy pracy. Wówczas pensja nowo przyjętego zastępcy nie może być niższa od tej wynikającej bezpośrednio z zakładowych przepisów płacowych. A gdy pracodawca nie obniży zastępcy wynagrodzenia, to i tak nic straconego - w czasie trwania umowy na zastępstwo wolno mu zmienić warunki płacy. Wystarczy, że wręczy zastępcy wypowiedzenie zmieniające albo zawrze z nim porozumienie w sprawie zmiany wysokości pensji.
Umowa na zastępstwo ma zawsze charakter terminowy. Oznacza to, że nie stosuje się do niej zasady wynikającej z art. 251 k.p. Zatem w tym wypadku podpisanie trzeciej umowy na czas określony nie będzie równoznaczne z zawarciem umowy bezterminowej.
Firma podpisała z panem Janem umowę na zastępstwo. A gdy ta się rozwiązała, zawarła z nim kolejną umowę na czas nieobecności innego pracownika. Nawet gdyby firma zdecydowała się podpisać z zastępcą trzecią umowę na zastępstwo, to nie przekształci się ona w kontrakt bezterminowy. Nie ma zatem znaczenia, że wcześniej z tym pracownikiem pracodawca zawarł już dwie umowy na czas określony.
Z zastępcą można się rozstać szybciej niż z innymi pracownikami. Umowę na zastępstwo wolno bowiem rozwiązać za trzydniowym wypowiedzeniem. Uwaga! Licząc okres wypowiedzenia dla tej umowy, należy brać pod uwagę tylko dni robocze.
Pracodawca wręczył wypowiedzenie umowy na zastępstwo w piątek. Będzie ono jednak skuteczne dopiero w następny czwartek. Dlaczego? Bieg trzydniowego okresu wypowiedzenia dla umowy na zastępstwo rozpocznie się dopiero w poniedziałek, w następnym tygodniu. W tym przykładzie zakładamy, że sobota jest dla pracownika dniem wolnym od pracy. Jeżeli jednak byłoby inaczej, to pracodawca liczyłby okres wypowiedzenia od soboty, a następnie uwzględniałby poniedziałek i wtorek. Zatem na niedzielę, która nie jest dniem roboczym, okres wypowiedzenia zostaje zawieszony.
Umowę na zastępstwo można też rozwiązać za porozumieniem stron, bez wypowiedzenia z winy zastępcy (art. 52 k.p.) albo też bez jego winy (art. 53 k.p.). Nie jest również wykluczone rozwiązanie umowy na zastępstwo bez wypowiedzenia przez zastępcę (art. 55 k.p.).
Umowa na zastępstwo może się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Zatem ciężarna zastępczyni nie korzysta z kodeksowej ochrony, zgodnie z którą umowy terminowe albo na ponadmiesięczny okres próbny, które rozwiązałyby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłużają się do dnia porodu (art. 177 § 3 k.p.).
Przy umowie na zastępstwo stosunek pracy zakończy się, gdy zastępowana osoba wróci do pracy. Inaczej będzie jednak, gdy przewidywany termin rozwiązania umowy na zastępstwo ma nastąpić dopiero po porodzie.
Pani Jadwiga została zatrudniona na zastępstwo. Szybko okazało się, że jest w ciąży. Koniec tej umowy przypada po porodzie. Mimo to szef chce jej wręczyć wypowiedzenie. Nie może jednak tego zrobić, bo ciężarna zastępczyni korzysta z takiej samej wzmożonej ochrony, jak ciężarna o statusie zwykłej pracownicy. Zatem z ciężarną zastępczynią nie wolno wcześniej rozwiązać umowy zarówno podczas ciąży, jak i urlopu macierzyńskiego, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające takie zwolnienie. Stanie się tak przy:
- zwolnieniu dyscyplinarnym w trybie art. 52 k.p. i zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa,
- ogłoszeniu upadłości lub likwidacji pracodawcy.
Zatrudnionemu na umowę na zastępstwo nie przysługują wolne płatne dni udzielane na poszukiwanie pracy. Dlaczego? Okres wypowiedzenia tego kontraktu jest bowiem za krótki (wynosi tylko trzy dni) i tym samym nie spełnia przesłanek z art. 37 k.p. Zgodnie z nim wymiar zwolnienia na szuka nie pracy dla innych zatrudnionych - i to pod warunkiem, że wypowiedzenie wręcza pracodawca - wynosi:
- 2 dni robocze w okresie 2-tygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
- 3 dni robocze w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia.
Przysługuje mu też prawo do urlopu wypoczynkowego, a gdy zastępowany wróci do pracy, to zastępcy należy wystawić świadectwo pracy.
