Wydawanie informacji o ulgach wpłat na PFRON to obowiązek sprzedającego

Pracodawcy dokonujący wpłat na PFRON mogą je obniżyć przez zakup produkcji lub usługi (z wyłączeniem handlu) odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę, który zatrudnia osoby niepełnosprawne. Tzw. sprzedający musi jednak spełniać dwa warunki – zatrudniać co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągać co najmniej 30-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do:

- znacznego stopnia niepełnosprawności lub

- umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych.

Sprzedający z tytułu dokonanego u niego zakupu produktu czy usługi wystawia nabywcy informację o kwocie przysługującego obniżenia wpłat na PFRON. Ma także obowiązek przekazywać swojemu nabywcy raz w roku informację o:

- zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat,

- możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,

- możliwości odwołania oświadczenia o rezygnacji.

Ten obowiązek wynika z art. 22 ust. 10 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 511 ze zm.; dalej: ustawa o rehabilitacji), który uległ zmianie od 1 października 2018 r.

Czytaj także: Ulgi we wpłatach na PFRON trzeba zaktualizować

Decyzja nabywcy

Obecnie więc decyzja, czy kupujący chce otrzymać informację o wysokości obniżenia, leży wyłącznie po jego stronie. Jeśli nie złoży oświadczenia o rezygnacji z ulgi i terminowo ureguluje należność z faktury, sprzedający musi wystawić mu informację o obniżeniu wpłat. Ponadto jeśli sprzedający nie przekaże kupującemu informacji o prawie złożenia oświadczenia i jego odwołania, ma obowiązek wystawiać mu informację o obniżeniu zawsze, gdy kupujący terminowo zapłaci za zakup produkcji / usługi.

Wywiązywanie się z tych obowiązków czasem wiąże się dla sprzedającego z nieprzyjemnościami. Jedną z takich sytuacji opisał zakład pracy chronionej, uprawniony do wystawiania informacji INF-U:

– Jedną z głównych gałęzi naszej działalności jest hotelarstwo i gastronomia. Wysyłamy co roku do klientów informację o zasadach nabywania i korzystania z ulg, prosząc ich o odesłanie oświadczenia o rezygnacji z tych ulg, jeśli ich nie potrzebują. Niestety takich oświadczeń nie chcą odsyłać. Po każdej wysyłce do kontrahentów INF-U odbieramy telefony z pytaniami, co mają z tą informacją zrobić, po co w ogóle zawracamy im głowę. Pojawiły się stwierdzenia, że zaśmiecamy im biurka i szafy. Zdarza się, że rozsierdzony klient straszy nas policją i sądem za udostępnianie danych osobowych. Zamiast pozyskiwać klientów, tracimy ich. Jak ma się wystawianie INF-U i przesyłanie tych danych do PFRON, do obowiązującego RODO? Czy możemy wystawiać INF-U tylko tym klientom, o których wiemy, że korzystają z ulgi? Czy poniesiemy karę za nie wystawianie ulg pozostałym klientom, którzy zapłacą za fakturę w terminie)?

Brak odpowiedzi...

W tej sprawie Ogólnopolska Baza Pracodawców Osób Niepełnosprawnych wystąpiła do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

W odpowiedzi PFRON wskazał, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy jest to niezbędne do wykonania m.in. umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Podstawą do przetwarzania danych w zakresie wystawiania informacji INF-U jest natomiast art. 22 ustawy o rehabilitacji.

Z art. 22 ust. 2 wynika, że każdemu nabywcy własnej usługi lub własnej produkcji sprzedającego:

- których nabycie zostało udokumentowane fakturą,

- za które należność została uregulowana w terminie określonym na fakturze

– sprzedający ma obowiązek wystawić informację o kwocie obniżenia wpłat (INF-U). Z tego obowiązku zwalnia sprzedającego jedynie złożenie przez nabywcę oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat.

... nie zwalnia z formalności

Jak wskazał PFRON, sprzedający nie może być zwolniony z obowiązków ustawowych w przypadkach, w których ma miejsce m.in. przetwarzanie danych osobowych. Przy czym obowiązek informacyjny wynikający z art. 22 ust. 1a ustawy o rehabilitacji jest zupełnie czymś innym niż obowiązek informacyjny sprzedającego, dotyczący przetwarzania danych osobowych swoich kontrahentów, wynikający z przepisów RODO.

Zatem zpchr, który opisał swój problem, nie musi dzwonić do kontrahentów, prosząc o dostarczenie oświadczeń w sprawie zamiaru korzystania z ulg. Jeżeli nie otrzyma żadnej odpowiedzi od klienta, który uregulował fakturę w terminie, ma obowiązek wydać mu informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON na druku INF-U. Za brak wydania informacji o obniżce grozi sprzedającemu kara wynikająca z art. 22b ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji, gdy INF-U zostanie wystawione po terminie. Tylko nadesłane oświadczenie o rezygnacji z korzystania z ulgi zwalnia z obowiązku wystawiania INF-U po terminowym opłaceniu faktury za produkcję/usługę.

Autorka jest wiceprezesem Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych

Odpowiedź PFRON z 11 kwietnia 2019 r. w sprawie wystawiania informacji o zasadach korzystania z obniżenia wpłat na Fundusz

Fundamentalne kwestie dotyczące ochrony danych osobowych reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/97 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej jako Rozporządzenie RODO. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. e Rozporządzenia RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do wykonania:

- umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,

- zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Z treści art. 6 ust. 3 Rozporządzenia RODO wynika, że podstawa prawna przetwarzania, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. e musi być określona w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.

W niniejszej sprawie podstawy prawne wynikają z:

- ustawy z 24 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny – w zakresie zawierania umów,

- ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwana dalej ustawą o VAT – w zakresie dokumentowania transakcji gospodarczych,

- ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwana dalej ustawą o rehabilitacji – w zakresie uregulowanym w art. 22.

Kodeks cywilny w dziale II reguluje kwestie związane z zawieraniem umów pomiędzy stronami. Umowy mogą być różnego rodzaju: ustne, zawarte na piśmie, nazwane czy też nienazwane.

Ustawa VAT zobowiązuje kontrahentów do dokumentowania transakcji gospodarczych poprzez: wystawienie paragonu fiskalnego lub też wystawienie faktury.

Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego powinna być zarejestrowana na kasie lub drukarce fiskalnej. Istnieje również możliwość wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym – w takim przypadku wystawienie faktury następuje na żądanie nabywcy w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wydano paragon fiskalny. Faktura natomiast to dokument wystawiany przez przedsiębiorcę z reguły dla innego podmiotu gospodarczego.

Ustawa o rehabilitacji – w art. 22 ust. 10 wskazuje, że w przypadku sprzedaży własnej usługi lub własnej produkcji, dokumentowanej fakturą, pracodawca spełniający warunki określone w art. 22 ust. 1 tej ustawy, tj. sprzedający, jest obowiązany do:

- wystawienia informacji o kwocie obniżenia niezwłocznie po:

- otrzymaniu odwołania oświadczenia, o którym mowa w ust. 1a pkt 3, nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadł termin płatności za zakup, oraz terminowym uregulowaniu należności,

- terminowym uregulowaniu należności w przypadku nieotrzymania oświadczenia, o którym mowa w ust. 1a pkt 2, do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadł termin płatności za zakup, lub w przypadku niewykonania obowiązku określonego w ust. 1a

jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadł termin płatności za zakup,

- prowadzenia ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia,

- przekazywania Zarządowi PFRON informacji miesięcznej o wystawionych informacjach o kwocie obniżenia – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawił informacje.

Z powyższego wynika, że każdemu nabywcy własnej usługi lub własnej produkcji sprzedającego:

- których nabycie zostało udokumentowane fakturą,

- za które należność została uregulowana w terminie określonym na fakturze,

sprzedający jest obowiązany wystawić informację o kwocie obniżenia wpłat (INF-U). Z tego obowiązku zwalnia sprzedającego złożenie przez nabywcę oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat.

Jeśli sprzedający będzie wystawiał, z tytułu sprzedaży, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym, tylko paragony fiskalne, zamiast faktur, to nie będzie obowiązany do wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat. Jeśli natomiast sprzedający wystawia wszystkim swoim kontrahentom faktury, nawet tym, którym nie ma takiego obowiązku – to wtedy podlega rygorom przepisów ustawy o rehabilitacji, w tym obowiązkom określonym w art. 22 ust. 10. Sprzedający nie może być zwolniony z obowiązków ustawowych w przypadkach, w których ma miejsce m.in. przetwarzanie danych osobowych. Natomiast zupełnie czym innym jest obowiązek informacyjny sprzedającego, dotyczący przetwarzania danych osobowych swoich kontrahentów, wynikający z przepisów Rozporządzenia RODO.

Jednocześnie należy pamiętać, że w art. 22b ustawy o rehabilitacji przewidziano wpłaty na PFRON z tytułu naruszenia obowiązków przez sprzedającego. W myśl art. 22b ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji sprzedający dokonuje wpłaty na PFRON w wysokości 10 proc. kwoty obniżenia wykazanej w informacji o kwocie obniżenia w przypadku naruszenia terminu, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym okoliczność ta została ujawniona w wyniku kontroli, o której mowa w art. 22a, lub czynności sprawdzającej, o której mowa w art. 272 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.