Ostatni kwartał roku dla jednostek gospodarczych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest okresem przygotowań do zamknięcia roku. Często zdarza się jednak, że firmy skupiają się głównie na obowiązkach, których należy dopełnić w związku z nadchodzącym ostatnim dniem roku obrotowego, wskazanych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor). Największym wyzwaniem okazuje się przeprowadzenie inwentaryzacji, która umożliwia sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki gospodarcze są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego składników majątku >patrz tabela 1.
Tabela 1. Jak sprawdzić stan majątku
Inwentaryzacja...
Z dyspozycji art. 26 ust. 3 uor wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
- składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu czterech lat;
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadzono raz w roku;
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną przeprowadzono raz w roku.
Oznacza to między innymi, że potwierdzanie stanu należności albo ustalanie stanu zapasów dana jednostka gospodarcza mogła rozpocząć już 1 października br. Jednostki gospodarcze koncentrują swoje wysiłki na prawidłowym i terminowym przeprowadzeniu inwentaryzacji, ponieważ kierownik jednostki, co do zasady, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, o ile odpowiedzialności – poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – nie powierzy innemu podmiotowi za jego zgodą. Ponadto, przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji stanowi duże wyzwanie organizacyjne, które wymaga zaangażowania zasobów kadrowych firmy lub zlecenia tych czynności jednostkom zewnętrznym.
Wyjątkowo czasochłonna i skomplikowana może się okazać inwentaryzacja w jednostkach gospodarczych, które prowadzą działalność produkcyjną lub handlową albo posiadają wiele różnego rodzaju środków trwałych.
... i wybór audytora
Kolejnym obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości jest – dla jednostek gospodarczych podlegających corocznemu badaniu – wybór, zgodnie z art. 66 uor, firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. O ile statut firmy nie stanowi inaczej, takiego wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Z kolei umowę z firmą audytorską zawiera kierownik jednostki, w terminie umożliwiającym udział audytora w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Poza tym, na podstawie art. 67 ust. 1 uor kierownik jednostki powinien zapewnić biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostęp do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów księgowych i wszelkich innych dokumentów, a także udzielić odpowiednich informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do sporządzenia sprawozdania z badania. Współpraca z biegłym rewidentem, jako dodatkowa czynność obok codziennych zadań, również może być czasochłonna i absorbująca.
Jak ułatwić sobie pracę
Opisanych powyżej obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości nie należy w żadnym wypadku lekceważyć. Zrozumiałe wydaje się, że jednostki gospodarcze skupiają się na prawidłowym wykonaniu procedur inwentaryzacyjnych czy zgodnym z prawem bilansowym wyborze firmy audytorskiej – szczególnie, że ustawa o rachunkowości wskazuje jasno ramy czasowe tych czynności. Warto jednak wykorzystać pozostały do końca roku obrotowego czas na podjęcie również innych wysiłków, aby upewnić się, że dane zawarte w księgach rachunkowych rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Właściwa analiza danych w bilansie oraz rachunku zysków i strat umożliwi sprawdzenie, czy są one kompletne oraz spójne, a także pozwoli na uzupełnienie ewentualnych brakujących informacji lub zebranie niezbędnych dokumentów. Przykładowe czynności kontrolne dla bilansu zawiera >tabela 2, a dla rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) >tabela nr 3.
Specyfika firmy ma znaczenie
Lista czynności kontrolnych w obszarze bilansu i rachunku zysków i strat, przedstawiona w tabelach 2 i 3, ma charakter otwarty i stanowi jedynie przykład możliwych sposobów przeprowadzanie procedur związanych z zamknięciem roku. Rzeczywisty sposób analizy mającej na celu sprawdzenie kompletności danych księgowych zależy w szczególności od charakteru działalności gospodarczej, jaką prowadzi dana jednostka gospodarcza, jej specyfiki, praw i obowiązków wynikających z zawartych umów itp. Przeprowadzenie odpowiednich uzgodnień już teraz umożliwi zebranie brakujących dokumentów lub uzyskanie niezbędnych informacji przed końcem roku kalendarzowego. Przegląd zestawienia obrotów i sald oraz upewnienie się, że wszystkie konta mają właściwe saldo, a także wyjaśnienie sald nietypowych, powinny dostarczyć służbom księgowo-finansowym danych dotyczących kompletności ksiąg rachunkowych. Może okazać się, że dana jednostka gospodarcza musi na przykład poprosić kontrahentów o przysłanie duplikatów faktur VAT lub sama powinna takie przygotować i wysłać swoim odbiorcom, wyjaśnić niezgodności dotyczące naliczenia amortyzacji majątku trwałego, utworzyć rezerwy, powołać rzeczoznawców do oceny wartości posiadanych aktywów, skorygować deklaracje podatkowe itp. Jednak wykonując odpowiednie procedury już teraz, przystępując do zamknięcia roku oraz przygotowania sprawozdania finansowego dana jednostka gospodarcza będzie musiała przeanalizować tylko jeden lub dwa z dwunastu miesięcy (przy założeniu, że rok obrotowy trwa 12 miesięcy).
—Magdalena Kraszewska-Szuba
podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1047 ze zm.)
