Roczne sprawozdanie finansowe trzeba zatwierdzić

Zgodnie z art. 231 i 395 kodeksu spółek handlowych, spółki kapitałowe mają obowiązek odbycia odpowiednio zwyczajnego zgromadzenia wspólników i zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W sytuacji, gdy w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, dodatkowo istnieje obowiązek wynikający z art. 219 § 3 i odpowiednio art. 382 § 3 k.s.h., stanowiących, że do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdań rocznych sporządzanych przez spółkę kapitałową, tj. sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego, w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym. Ponadto do obowiązków rady nadzorczej należy ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników lub walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny.

Obowiązek zatwierdzania sprawozdań finansowych wynika również z art. 53 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki co do zasady podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, w terminie nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Połączenie przez przejęcie

W sytuacji codziennego funkcjonowania spółek, wykonywanie powyższych obowiązków nie przysparza spółkom większych trudności. Inna sytuacja powstaje, gdy spółka przestaje istnieć na skutek jej przejęcia przez inną spółkę w procesie połączenia spółek w trybie art. 492 §1 pkt 1 k.s.h., tj. połączenie przez przejęcie. Zgodnie z treścią wspomnianego przepisu, połączenie spółek w tym trybie następuje przez przeniesienie całego majątku spółki przejmowanej na inną spółkę przejmującą, za udziały lub akcje, które spółka przejmująca wydaje wspólnikom spółki przejmowanej. Na skutek połączenia, spółka przejmowana zostaje rozwiązana bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego i wykreślona z rejestru przedsiębiorców z dniem połączenia. Dniem połączenia jest natomiast dzień wpisania faktu połączenia do rejestru właściwego dla spółki przejmującej. Wykreślenie spółki przejmowanej z rejestru następuje z urzędu (art. 493 § 5 k.s.h. oraz art. 45 ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) i ma charakter deklaratoryjny (P. Pinior, w: Strzępka, Komentarz KSH, 2013, art. 493, Nb 3).

Sukcesja generalna

Zasadą jest, że spółka przejmująca wstępuje z dniem połączenia we wszystkie prawa i obowiązki spółki przejmowanej, a wspólnicy spółki przejmowanej stają się wspólnikami spółki przejmującej (sukcesja generalna).

W praktyce często zdarza się, że spółki łączące się poprzez przejęcie, zwracają się z wnioskiem do sądów rejestrowych o wpis połączenia z konkretną datą, co ma na celu ułatwienie przeprowadzenie procedury łączenia pod względem operacyjnym, rachunkowym i podatkowym. Na dzień połączenia, spółki łączące się zazwyczaj przygotowują plan zintegrowania systemów operacyjnych, finansowych, księgowych, podatkowych i informatycznych. Zatem wpis połączenia do rejestru z konkretną datą pozwala umożliwić optymalizację nakładów pracy i środków wszystkich spółek uczestniczących w połączeniu.

Sytuacja wykreślonej spółki

Zatem w sytuacji, gdy dniem połączenia jest 1 stycznia nowego roku kalendarzowego, przy założeniu, że rokiem obrachunkowym jest właśnie rok kalendarzowy, istnieje obowiązek zatwierdzenia sprawozdań rocznych dotyczących ostatniego roku obrachunkowego w spółce przejętej z racji faktu, że prowadziła ona działalność do 31 grudnia, mimo iż formalnie spółka ta już nie istnieje.

Obowiązek taki wynika z odpowiedniego stosowania art. 231 i 395 k.s.h. w związku z art. 494 k.s.h. oraz z dobrych praktyk stosowanych w spółkach. To samo dotyczyło będzie udzielenia absolutorium dla wszystkich członków organów pełniących swoje funkcje w zakończonym roku obrotowym w spółce przejętej. Obowiązki w zakresie zatwierdzania sprawozdań rocznych przez wspólników i akcjonariuszy są uzasadnione ponieważ powstają w wyniku dojścia do skutku sukcesji generalnej, na skutek czego, między innymi, wspólnicy spółki przejmowanej stają się wspólnikami spółki przejmującej.

Inna jest sytuacja w przypadku, gdy w spółce przejmowanej funkcjonowała rada nadzorcza, na którą k.s.h. również nakłada obowiązki związane z dokonywaniem oceny rocznych sprawozdań. Posługując się wskazanym wyżej przykładem, jeśli dniem połączenia jest dzień 1 stycznia, mandaty członków rady nadzorczej wygasają z dniem połączenia, a spółka przestaje istnieć. Pojawia się zatem pytanie, czy sukcesja generalna, o której mowa w art. 494 k.s.h, dotyczy obowiązków rady nadzorczej związanych z oceną sprawozdań rocznych i sporządzeniem sprawozdania z wyników tej oceny.

Stanowisko Sądu Najwyższego

W sprawie tej wypowiedział się Sąd Najwyższy w postanowienia z 24 czerwca 2004 r wydanym w sprawie o sygn. III CK 178/03, stwierdzając, że przejście praw i obowiązków, o którym mowa w art. 494 k.s.h. nie dotyczy praw, obowiązków i sytuacji prawnych ściśle związanych z organami spółek przejmowanych. W uzasadnieniu tego postanowienia, wydanego w odniesieniu do innej sytuacji faktycznej, jednak znajdującego zastosowanie do poruszonej tematyki, Sąd Najwyższy wskazał, że w art. 494 k.s.h. chodzi o prawa i obowiązki samej spółki, a nie o prawa i sytuacje prawne oraz obowiązki dotyczące organów takich spółek, ponieważ byt tych organów jest nierozerwalnie związany z tymi spółkami i ustaje wraz z wykreśleniem takich spółek z rejestru.

Temat powyższy podjęty został w glosie do ww. postanowienia, której autor podnosi, że sukcesja nie może dotyczyć wszystkich tych elementów sytuacji prawnej spółki przejmowanej albo spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, które mają dla nich znaczenie ustrojowe, konstytutywne dla ich statusu jako osób prawnych [...], a także ściśle „osobiste", związane z ich „tożsamością» – na tyle, na ile takie określenia są właściwe dla prawnych bytów konwencjonalnych (norma- tywnych). Właściwym terminem wydawałyby się „sytuacje (prawa i obowiązki) organizacyjne" [...]. Można przyjąć, że będą to takie prawa i obowiązki (sytuacje prawne), które nie implikują niczyjego (ani spółki, ani osób trzecich-choćby nawet „z wewnątrz" organizacji spółki), choćby nawet pośredniego, interesu majątkowego, a jedynie organizacyjny, ustrojowy czy osobisty. Takie sytuacje prawne ustają wraz z wykreśleniem spółki uczestniczącej w łączeniu z rejestru, a spółka przejmująca nie może w nie wstąpić. Przykładem innych sytuacji mogą być wewnętrzne regulaminy funkcjonowania organów w spółkach przejmowanych, mandaty członków organów spółek wykreślanych z rejestru, ale również członkostwo spółek wykreślanych w różnych organizacjach, zwłaszcza o charakterze pozagospodarczym. Przyjąć jednak należy, iż jeżeli w związku z takimi sytuacjami organizacyjnymi czy "osobistymi" jeszcze przed połączeniem lub właśnie w wyniku połączenia pojawiły się jakiekolwiek prawa, lub obowiązki osób trzecich o charakterze majątkowym (np. roszczenie o uiszczenie odprawy pieniężnej na rzecz członka zarządu spółki wykreślanej z rejestru, zastrzeżone w umowie na wypadek wygaśnięcia mandatu), to tych praw i obowiązków sukcesja uniwersalna będzie już dotyczyć. Warto w tym miejscu, na poparcie takiej interpretacji, zacytować regulację art. 19 Trzeciej Dyrektywy, która dotyczy omawianej materii, a – jak się wydaje – została sformułowana w sposób wręcz idealnie oddający istotę problemu. Otóż przepis ten traktuje sukcesję stricte majątkowo, w żadnym wypadku nie pozwala na wysunięcie tezy, iż konsekwencją łączenia było wstąpienie w ogół sytuacji prawnej spółek-uczestniczek łączenia w każdym jej aspekcie (S. Ciarkowski, GSP-Prz.Orz. 2007/3/75-82). W konsekwencji można uznać, że nie istnieją podstawy do wykonywania przez radę nadzorczą spółki przejmującej, obowiązków należących do rady nadzorczej spółki przejmowanej, ponieważ sukcesja generalna w rozumieniu art. 494 k.s.h. tego nie obejmuje. Osobny katalog będą stanowiły sytuacje, w których w spółce przejmującej, będącej spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, w ogóle nie funkcjonuje rada nadzorcza, a więc nie ma organu, który mógłby przejąć prawa i obowiązki odpowiednika tego organu w spółce przejętej. ?

Zdaniem autorki

Katarzyna Kapinos, radca prawny z kancelarii prawniczej Gąsiewski Podniesiński Roman i Wspólnicy