Sprzedając materiały, towary, wyroby gotowe bądź usługi w obrocie handlowym, dostawca ponosi odpowiedzialność wobec nabywcy z tytułu rękojmi, gdy sprzedana rzecz ma wadę fizyczną lub prawną. Zgodnie z art. 556 kodeksu cywilnego wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. Z sytuacją taką mamy do czynienia, gdy sprzedana rzecz:
- nie ma właściwości, które powinna posiadać ze względu na cel określony w umowie lub cel wynikający z jej właściwości lub przeznaczenia;
- nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, np. poprzez przekazanie wzoru lub próbki;
- nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia;
- została wydana kupującemu w stanie niekompletnym (rękojmia za wady fizyczne).
Regulacje kodeksu cywilnego
Za wadę fizyczną sprzedanej rzeczy uznaje się także jej nieprawidłowe zamontowanie i uruchomienie, jeśli zostało ono przeprowadzone przez sprzedawcę lub kupującego, który przy wykonywaniu tych czynności, postępował zgodnie z instrukcją uzyskaną od sprzedawcy.
Ewidencja w księgach odbiorcy
Zgodnie z kodeksem cywilnym, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę, kupujący może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy, chyba że sprzedawca niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla kupującego wymieni rzecz wadliwą na wolną od wad albo wadę usunie. Kupujący może także zażądać wymiany wadliwej rzeczy na wolną od wad lub usunięcia wady, a koszty wymiany albo naprawy sprzedanej rzeczy ponosi sprzedawca.
Ewidencja w księgach dostawcy
Rękojmia
Odpowiedzialność z tytułu rękojmi może zostać rozszerzona, ograniczona lub wyłączona jedynie, gdy w transakcji uczestniczą dwa podmioty gospodarcze (stroną umowy nie jest konsument). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy sprzedawca zatai wadę przed kupującym. Natomiast w przypadku, gdy kupujący w momencie zawarcia umowy nabycia rzeczy wiedział o wadzie, wówczas sprzedawca jest zwolniony z odpowiedzialności z tytułu rękojmi.
Reklamacje nabywców mogą dotyczyć zarówno ceny, ilości, jak i jakości sprzedanych rzeczy, usług bądź też błędów występujących w dokumentach potwierdzających sprzedaż towarów bądź wykonanie usługi.
Ewidencja księgowa reklamacji uznanej przez dostawcę
Jednostka A sprzedała 1000 szt. towarów po cenie jednostkowej 15 zł/szt. Wartość towarów w cenie nabycia w jednostce A wynosiła 12 zł/szt. Po odbiorze towarów przez jednostkę B okazało się, że 25 proc. towarów posiada wady, w związku z czym kupujący zwrócił towary sprzedawcy. Reklamacja została uznana przez dostawcę towarów.
Ewidencja w księgach odbiorcy
1. Ujęcie faktury zakupu towarów – wartość netto
Wn „Rozliczenie zakupu towarów" 15 000 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami" 15 000 zł
2. Ujęcie faktury zakupu towarów – wartość VAT
Wn „Rozrachunki z tytułu VAT" 3450 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami" 3450 zł
3. Przyjęcie pełnowartościowych towarów do magazynu
Wn „Towary" 11 250 zł
Ma „Rozliczenie zakupu towarów" 11 250 zł
4. Zgłoszenie reklamacji wadliwej części towarów – ewidencja pozabilansowa
Wn „Zapasy obce" 3750 zł
5. Otrzymanie faktury korekty po uznaniu reklamacji przez dostawcę – wartość netto
Wn „Rozrachunki z dostawcami" 3750 zł
Ma „Rozliczenie zakupu towarów" 3750 zł
6. Otrzymanie faktury korekty po uznaniu reklamacji przez dostawcę – wartość VAT
Wn „Rozrachunki z dostawcami" 862,50 zł
Ma „Rozrachunki z tytułu VAT" 862,50 zł
7. Zwrot towarów będących przedmiotem reklamacji dostawcy – ewidencja pozabilansowa
Ma „Zapasy obce" 3750 zł
8. Zapłata za nabyte towary
Wn „Rozrachunki z dostawcami" 13 837,50 zł
Ma „Rachunek bieżący" 13 837,50 zł
Ewidencja w księgach dostawcy
1. Ujęcie faktury sprzedaży towarów – wartość netto
Wn „Rozrachunki z odbiorcami" 15 000 zł
Ma „Przychody ze sprzedaży towarów" 15 000 zł
2. Ujęcie faktury zakupu towarów – wartość VAT
Wn „Rozrachunki z odbiorcami" 3450 zł
Ma „Rozrachunki z tytułu VAT" 3450 zł
3. Wydanie towarów z magazynu
Wn „Wartość sprzedanych towarów" 12 000 zł
Ma „Towary" 12 000 zł
4. Zgłoszenie reklamacji wadliwej części towarów – ewidencja pozabilansowa
Wn „Zapasy obce" 3000 zł
5. Uwzględnienie reklamacji i wystawienie faktury korekty sprzedaży – wartość netto
Wn „Przychody ze sprzedaży towarów" 3750 zł
Ma „Rozrachunki z odbiorcami" 3750 zł
6. Uwzględnienie reklamacji i wystawienie faktury korekty sprzedaży – wartość VAT
Wn „Rozrachunki z tytułu VAT" 862,50 zł
Ma „Rozrachunki z odbiorcami" 862,50 zł
7. Przyjęcie zwróconych towarów na magazyn
Wn „Towary" 3000 zł
Ma „Wartość sprzedanych towarów" 3000 zł
8. Przyjęcie zwróconych towarów na magazyn – wyłączenie z ewidencji pozabilansowej
Ma „Zapasy obce" 3000 zł
9. Likwidacja zwróconych towarów, ze względu na wady, których nie da się usunąć
Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 3000 zł
Ma „Towary" 3000 zł
10. Zapłata za sprzedane towary
Wn „Rachunek bieżący" 13 837,50 zł
Ma „Rozrachunki z odbiorcami" 13 837,50 zł
Ewidencja księgowa reklamacji nieuznanej przez dostawcę
Jednostka A sprzedała 1000 szt. towarów po cenie jednostkowej 15 zł/szt. Wartość towarów w cenie nabycia w jednostce A wynosiła 12 zł/szt. Po odbiorze towarów przez jednostkę B okazało się, że 25 proc. towarów posiada wady, w związku z czym kupujący zwrócił towary sprzedawcy. Reklamacja nie została uznana przez dostawcę towarów, więc nabywca skierował sprawę do sądu. Koszty postępowania sądowego wynosiły 1000 zł, a odsetki za zwłokę 100 zł.
Autorka jest starszym konsultantem w Grupie UHY ECA
