Rz: Kto powinien złożyć podpis pod rocznym sprawozdaniem finansowym?

Marcin Krupa: Ustawa o rachunkowości (dalej: uor) wymaga, aby każde sprawozdanie finansowe było podpisane przez osobę sporządzającą je oraz przez kierownika jednostki. Zgodnie z art. 52 ust. 2 uor sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie powinni podpisać wszyscy członkowie tego organu. W przypadku osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg chodzi o osobę, która jest za nie odpowiedzialna na dzień faktycznego sporządzenia sprawozdania finansowego, tj. w dacie podpisywania go. Odmowa złożenia podpisu wymaga dołączenia do sprawozdania finansowego pisemnego uzasadnienia odmowy.

Czy takie wymagania odnośnie do podpisów dotyczą tylko rocznych raportów czy także tych, które są sporządzane na inne dni?

Ustawa o rachunkowości odnosi się w kwestii podpisu pod sprawozdaniem finansowym do tych raportów, które są sporządzone na każdy dzień, na który wymagane jest zamknięcie ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 12 ust. 2 uor. Oznacza to, że księgi rachunkowe zamyka się i sprawozdanie finansowe sporządza, a następnie podpisuje na dzień:

- kończący rok obrotowy,

- zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, jeżeli nie nastąpiło jego umorzenie,

- poprzedzający zmianę formy prawnej, z wyjątkiem przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową oraz spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową,

- wpisu do rejestru połączenia (w jednostce przejmowanej),

- poprzedzający dzień podziału lub połączenia, w wyniku którego powstaje nowa spółka,

- poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,

- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Sprawozdanie finansowe składa się z kilku elementów. Czy stosowne podpisy powinny się znaleźć na bilansie, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, zestawieniu zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych?

Ustawa o rachunkowości nie określa szczegółowo, które elementy sprawozdania finansowego powinny być podpisane i w jakim zakresie. Wydaje się zatem słuszne, że podpis powinien zostać złożony co najmniej na ostatniej stronie każdego elementu sporządzanego przez jednostkę sprawozdania finansowego. W dobrym tonie jest również parafowanie pozostałych stron części składowych sprawozdania finansowego przez członków kierownictwa oraz osobę sporządzającą.

A jeśli prowadzenie ksiąg powierzono osobie spoza zarządu?

Jak już wspomniałem, sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, a gdy funkcję kierownika pełni organ wieloosobowy, to podpisy powinni złożyć wszyscy jego członkowie. W konsekwencji, aby uznać sprawozdanie finansowe za kompletne, wymagany jest w każdym przypadku podpis wszystkich członków zarządu jednostki. Dla przykładu, jeżeli w spółce jawnej nie określono wspólników, którzy zarządzają podmiotem, to wymagany jest podpis wszystkich właścicieli jako osób zarządzających. Jeżeli prowadzenie ksiąg rachunkowych przekazano innym osobom niż członkowie kierownictwa spółki, to podpis tej osoby jest wymagany pod sprawozdaniem finansowym na zasadach określonych powyżej.

Co firma powinna zrobić w sytuacji, kiedy osoba prowadząca księgi rachunkowe lub członek kierownictwa jednostki przejmuje swoje obowiązki po dniu bilansowym?

W przypadku podmiotów, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, sytuacja osób przejmujących obowiązki od poprzedników jest stosunkowo komfortowa. Słuszne jest jednak pytanie, co mogą zrobić osoby, które obejmują funkcje w jednostce po dniu bilansowym, na krótko przed datą sporządzenia sprawozdania finansowego.

Mogą odmówić podpisania bilansu?

Ustawa o rachunkowości pozwala odmówić złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym osobom, które są zobligowane do jego podpisania. Mówi o tym bezpośrednio ostatnie zdanie art. 52 ust. 2 uor. Odmowa podpisu wymaga jednak uzasadnienia, które powinno być dołączone do sprawozdania finansowego.

Co powinno się znaleźć w uzasadnieniu?

Przepisy nie określają okoliczności, które pozwalałyby na odstępstwo od obowiązku podpisania sprawozdania finansowego. Wydaje się zatem, że okoliczności takie powinny ograniczać się wyłącznie do zdarzeń istotnych, które nie pozwalają na pełną „higienę" złożenia podpisu.

Jak wygląda odpowiedzialność osoby, która przejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych na krótko przed terminem sporządzenia sprawozdania finansowego?

Ustawa o rachunkowości mówi o odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a nie za sporządzenie sprawozdania finansowego. Wydaje się zatem zasadne przyjęcie, że w sytuacji sporządzenia sprawozdania finansowego na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych wcześniej przez inną osobę odpowiedzialność osoby sporządzającej i podpisującej ostatecznie sprawozdanie finansowe będzie w mocy od dnia nawiązania przez nią stosunku pracy bądź umowy na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialnością za prawidłowość wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości art. 4 ust. 4 i 4a uor obciąża kierownika jednostki. Nawet w sytuacji, gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono innej osobie.

Czy członkowie zarządu mogą odmówić złożenia podpisu pod sprawozdaniem?

Członkowie kierownictwa jednostki odpowiadają poniekąd solidarnie za zawartość sprawozdania finansowego. Stąd w praktyce częstsza wydaje się odmowa składania podpisu pod sprawozdaniem właśnie przez członków kierownictwa jednostki, którzy jako przyczynę odmowy wskazują objęcie udziału w organach zarządzających podmiotu krótko przed datą sporządzenia sprawozdania i brak możliwości pełnego zapoznania się z sytuacją finansową podmiotu.

Co może zrobić księgowy, który prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdanie finansowe lub tylko sporządza sprawozdanie finansowe, a z różnych względów nie chce podpisać finansowego bilansu i rachunku zysków i strat?

Niestety, zdarzają się sytuacje, kiedy np. księgowy ma wątpliwości odnośnie do właściwego postępowania zarządu albo kierownictwo jednostki zaleca ujmowanie w księgach operacji, które nie do końca odzwierciedlają faktyczny przebieg operacji gospodarczych. Księgowy wprowadza do ksiąg operacje, które mogą wskazywać na celowe i umyślne działanie pracownika, które ma znamiona rachunkowości kreatywnej. Nie ma wtedy dowodów na to, że to zarząd nakazał takie postępowanie, a ryzyko i odpowiedzialność niestety spoczywa na księgowym.

W takiej sytuacji może być kilka rozwiązań. Po pierwsze, można dążyć do tego, aby któryś z członków kierownictwa podpisał sprawozdanie za osobę prowadzącą księgi rachunkowe, biorąc tym samym odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg na siebie.

Po drugie, możliwe jest dołączenie do sprawozdania finansowego stosownego oświadczenia informującego o odmowie złożenia podpisu pod sprawozdaniem i zawierającego przesłanki takiej odmowy. Odmowa podpisu może jednak skutkować konsekwencjami w ramach stosunku pracy i być traktowana jako niedopełnienie obowiązków pracowniczych.

Trzecim rozwiązaniem jest ograniczenie podpisów składanych pod sprawozdaniem wyłącznie do podpisów kierownictwa jednostki i założenie, że takie sprawozdanie zostanie przyjęte przez KRS, urząd skarbowy, a w przypadku obowiązkowego badania – również przez biegłego rewidenta.

—rozm. Agnieszka Łukasiewicz