Skan to nie faktura elektroniczna

Faktura determinuje prawo podatnika do potrącenia podatku naliczonego i powstanie obowiązku podatkowego w przypadkach określonych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT. Faktura ma jednak znaczenie nie tylko dla podatku od towarów i usług, ale również dla podatku dochodowego, wskazującego na faktury jako dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów czy wydatków uprawniających do ulg podatkowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura jest dokumentem w formie papierowej lub w elektronicznej (elektroniczna forma faktury oznacza, że dokument ma postać zdematerializowaną, stanowiąc jedynie utrwalony zbiór informacji, zapisanych lub zakodowanych w określony sposób), zawierającym ustawowo wymagane dane. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Przykład

Po wystawieniu w formacie papierowym faktura może zostać przeniesiona w formę elektroniczną, np. poprzez jej zeskanowanie, i następnie w takim formacie przesłana. Nie jest ona jednak wówczas fakturą elektroniczną.

Faktura elektroniczna powinna spełniać dodatkowe wymagania. Nie tylko musi mieć formę elektroniczną, ale powinna być również wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura elektroniczna jest dokumentem od początku do końca mającym wyłącznie postać elektroniczną. Jest ona wystawiana tylko w formacie elektronicznym i przesyłana (względnie udostępniana) odbiorcy wyłącznie drogą elektroniczną i w formie elektronicznej.

W jednym egzemplarzu

Obowiązek wystawiania faktur ciąży na podatnikach VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT do wystawienia faktury zobowiązany jest każdy podatnik, niezależnie od tego, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony czy w ogóle zarejestrował się dla celów VAT. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, natomiast samą fakturę wystawia się – co do zasady – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi i nie wcześniej niż 30. dnia przed zrealizowaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 1 i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT).

Faktury elektroniczne wystawiane są w jednym egzemplarzu (w jednym pliku), który następnie jest przedmiotem multiplikacji u sprzedawcy (który je wysyła) lub nabywcy (który pobiera je po udostępnieniu przez sprzedawcę).

W przypadku wystawienia przez nabywcę towarów lub usług faktury w formie elektronicznej powinien on przesłać taką fakturę sprzedawcy w formacie elektronicznym lub udostępnić ją sprzedawcy (zamieścić taką fakturę na swoim serwerze i umożliwić sprzedawcy jej zdalne pobranie). Gdy nabywca towarów wystawia notę korygującą w formie elektronicznej, przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury. Płatnik (organ egzekucyjny, komornik) fakturę wystawioną w formie elektronicznej powinien przesłać lub udostępnić dłużnikowi (podatnikowi) oraz nabywcy.

Trzy cechy

Na podatnikach ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT):

- bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

- elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Potrzebna akceptacja

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zgoda odbiorcy faktury nie musi mieć charakteru formalnego. Wystarczająca będzie akceptacja przyszłego odbiorcy faktur elektronicznych, wyrażona np. ustnie, za pośrednictwem esemesa lub nawet w sposób dorozumiany.

Przykład

O dorozumianej zgodzie na otrzymywanie faktur elektronicznych możemy mówić w sytuacji, gdy nabywca nie kwestionuje otrzymanej faktury w formacie elektronicznym i reguluje wynikającą z niej płatność.

Dopiero wyraźny sprzeciw odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych będzie równoznaczny z brakiem akceptacji.

Akceptacja nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego nabywcy, aż do czasu jej wycofania.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art. 106n ust. 2 ustawy o VAT).

Jak archiwizować

Podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wystawione i otrzymane faktury elektroniczne powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeżeli faktury przechowywane są w formie elektronicznej, to na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej podatnik musi zapewnić nie tylko bezzwłoczny dostęp do tych faktur, ale również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Co można zyskać

Wykorzystanie faktur elektronicznych daje korzyści natury ekonomicznej, głównie w zakresie oszczędności. Zastąpienie papierowych faktur elektronicznymi umożliwia:

- ograniczenie kosztów związanych z obsługą faktur poprzez zmniejszenie wykonywanych ręcznie operacji wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur,

- pełny podgląd danych historycznych,

- sprawniejszy obieg dokumentów, a w konsekwencji poprzez przyspieszenie zapłaty należności z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług wzrost konkurencyjności,

- redukcję potencjalnych odsetek z tytułu spóźnionych płatności,

- zmniejszenie liczby błędów popełnianych przy wystawianiu faktur,

- wzrost bezpieczeństwa obrotu,