Niedawno opublikowany Krajowy Standard Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności" (dalej: sprawozdanie) to nieoceniona pomoc w sporządzeniu sprawozdania z działalności dla jednostek, które ustawa o rachunkowości obliguje do przygotowania tego rodzaju raportu. Standard ten ma zastosowanie do sprawozdań z działalności sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2014 r. Przepisy zezwalają jednak na jego wcześniejsze zastosowanie.

Sprawozdanie z działalności jest wprawdzie sprawozdaniem opisowo-liczbowym, ale ma bardzo zindywidualizowany charakter, gdyż odzwierciedla specyfikę działalności, osiągnięcia i zamierzenia konkretnej jednostki. Dlatego nie jest możliwe stworzenie jednolitego, szczegółowego wzorca takiego sprawozdania. KSR 9 zawiera zatem tylko wskazówki odnoszące się do pożądanych cech, zawartości, układu oraz zasad jego sporządzania i prezentacji. Stosując te zalecenia, jednostka dostosowuje sprawozdanie z działalności do oczekiwań jego użytkowników, biorąc pod uwagę rodzaj, rozmiary i złożoność prowadzonej działalności oraz jej formę prawną.

Użytkownikiem sprawozdania z działalności są interesariusze jednostki, do których można zaliczyć:

- inwestorów,

- pożyczkodawców,

- innych wierzycieli – obecnych i potencjalnych.

Sprawozdanie z działalności może być również użyteczne dla pracowników, społeczności lokalnych oraz instytucji państwowych.

Czemu służy

Celem sprawozdania z działalności jest wzbogacenie wiedzy o jednostce dzięki dostarczaniu jego użytkownikom istotnych informacji uzupełniających sprawozdanie finansowe, z którym jest powiązane, oraz informacji dodatkowych ułatwiających ocenę jednostki – jej działalności, sytuacji i zamierzeń. Zawiera ono zatem co najmniej omówienie i ocenę działalności, wyników oraz sytuacji jednostki wraz ze wskazaniem istotnych czynników ryzyka oraz opisem najważniejszych zagrożeń, w obliczu których jednostka staje.

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek informowania w sprawozdaniu o przewidywanym rozwoju. Dlatego dobrą praktyką jest zawarcie w nim informacji o zamierzeniach jednostki. Zwiększa to przydatność sprawozdania z działalności, gdyż poszerza wiedzę o jednostce i ułatwia użytkownikom podjęcie określonych decyzji. W KSR 9 zalecono także, aby w sprawozdaniu zamieszczono wyważoną i obiektywną prezentację i analizę informacji o jednostce, odpowiadających jej specyfice, wielkości i złożoności, tak aby użytkownik miał szansę lepszego poznania jednostki. Takie dane przyczyniają się także do zmniejszenia ryzyka podjęcia złej decyzji na podstawie sprawozdania.

Sprawozdanie z działalności może pomagać przy ocenie dokonań członków organów jednostki i udzielaniu im absolutorium z wykonania obowiązków za dany rok.

Zgodnie z KSR 9 sprawozdanie z działalności:

- zawiera informacje wyjaśniające warunki, zdarzenia i okoliczności, które kształtowały działalność, wyniki i sytuację przedstawioną w sprawozdaniu finansowym,

- przedstawia dodatkowe, użyteczne informacje ilościowe i jakościowe, finansowe i niefinansowe, na temat działalności, wyników i sytuacji jednostki, które nie są zawarte w sprawozdaniu finansowym, ale są istotne dla oceny uzyskanych wyników, aktualnej sytuacji oraz ich zmian w przyszłości,

- przedstawia punkt widzenia kierownika jednostki zarówno na wydarzenia okresu objętego sprawozdaniem finansowym, jak i ich skutki w następnych okresach działalności jednostki.

- stanowi komentarz kierownika jednostki zawierający ocenę warunków, wyników i perspektyw działalności jednostki oraz wyjaśnienia umożliwiające zrozumienie specyfiki jej działalności, dokonań i sytuacji,

- omawia czynniki, które wpływały na działalność, wyniki i sytuację jednostki w okresie objętym sprawozdaniem, oraz te, które prawdopodobnie będą miały wpływ na rozwój działalności, wyniki i sytuację w przyszłości,

- przedstawia zarazem pogląd kierownika jednostki na jej przyszłość, wynikający z analizy perspektyw rozwoju i zamierzonych działań oraz określenia celów jednostki i warunków ich realizacji.

Co świadczy o wartości sprawozdania

użyteczność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli jest wiarygodne, przydatne, zrozumiałe oraz porównywalne;

wiarygodność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli prezentowane w nim informacje są prawdziwe, obiektywne, poprawne i zgodne ze sprawozdaniem finansowym;

przydatność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli pomaga ocenić przeszłe, teraźniejsze i przyszłe zdarzenia dotyczące jednostki, albo potwierdzić lub skorygować dotychczasowe oceny tych zdarzeń. Uwaga! Na przydatność informacji wpływa istotność, pozwalająca się koncentrować na kluczowych sprawach, oraz właściwa szczegółowość, co pozwala na przedstawienie rzetelnego i jasnego obrazu działalności, wyników i sytuacji jednostki oraz stojących przed nią szans i zagrożeń;

zrozumiałość - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli posługuje się prostym językiem, stosuje odpowiednią, ścisłą klasyfikację oraz zawiera czytelny opis i prezentację informacji (uzupełnienie lub zastąpienie opisu słownego tabelami, wykresami, schematami). Uwaga! Jeżeli konieczne jest stosowanie specyficznej terminologii branżowej, to niezbędne jest wyjaśnienie użytych terminów;

porównywalność w czasie - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli zawiera informacje prezentowane dla tych samych okresów porównawczych, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, w miarę możliwości wydłużone do trzech lub pięciu lat. Uwaga! Informacje te powinny być sporządzone i prezentowane według tych samych zasad.

Standard przewidział sytuacje, które uzasadniają ograniczenie zakresu lub szczegółowości informacji ujawnianych w sprawozdaniu. Są to:

- zagrożenie naruszenia słusznego interesu jednostki wynikające z ujawnienia poufnych informacji,

- charakter informacji uzasadniający opóźnione przekazywanie ich do publicznej wiadomości (np. o prowadzonych negocjacjach, umowach zawartych pod warunkiem zawieszającym, stronach lub warunkach niektórych umów itd.),

- wysoki koszt pozyskania informacji, przewyższający płynące z nich korzyści.

Zasady sporządzania

Sprawozdanie z działalności sporządza się w języku i walucie polskiej oraz za ten sam okres co sprawozdanie finansowe. Jednak jego funkcja jak najbardziej uzasadnia zarówno przetłumaczenie informacji, jak i przeliczenie danych na walutę obcą. Dobrą praktyką jest, by sprawozdanie z działalności wydłużało wstecz rozpatrywane okresy do trzech lub pięciu lat, aby odbiorcy mogli obserwować tendencje zjawisk w firmie.

Istotne dla jednostki zdarzenia, które miały miejsce po dniu kończącym okres sprawozdawczy, wymagają odpowiedniego uwzględnienia w sprawozdaniu z działalności.

Dane w sprawozdaniu dotyczą jednostki jako całości, a w miarę potrzeby także poszczególnych segmentów jej działalności. Wyodrębnianie segmentów operacyjnych dla celów zarządczych powinno znaleźć odzwierciedlenie w prezentacji działalności, wyników, sytuacji i perspektyw rozwoju w podziale na te segmenty.

Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki lub wszyscy członkowie wieloosobowego organu, jeśli taki kieruje jednostką. Odmowa podpisu, tak jak w przypadku sprawozdania finansowego, wymaga pisemnego uzasadnienia dołączanego do sprawozdania z działalności.

Sprawozdanie powinno zawierać wszystkie wymagane ustawą o rachunkowości informacje, ale może również odsyłać do dodatkowych informacji zawartych w pozostałych raportach jednostki, a w szczególności do dodatkowych informacji i objaśnień.

O czym warto pamiętać

Sporządzając sprawozdanie z działalności, warto wziąć pod uwagę kilka wskazówek:

- tabele, wykresy i schematy wymagają odpowiedniego opisu, dane liczbowe – zaopatrzenia w jednostki miary, a w niektórych przypadkach – wskazania źródła danych,

- w całym sprawozdaniu trzeba przyjąć ten sam poziom dokładności prezentacji danych liczbowych i kolejności prezentowanych danych,

- powtarzanie w sprawozdaniu z działalności informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym jest źle widziane, jeżeli nie są one przedmiotem komentarza lub pogłębionej analizy,

- trzeba jednoznacznie wskazać, gdzie są dostępne dokumenty zewnętrzne, do których sprawozdanie się odwołuje,

- jeżeli jednostka nie omówiła w sprawozdaniu niektórych zagadnień wymienionych w art. 49 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, gdyż nie wystąpiły lub w jej warunkach nie były istotne, to w sprawozdaniu zamieszcza informującą o tym uwagę lub przypis, wskazując w ten sposób, że pominięcie takie jest zamierzone i uzasadnione przez jednostkę.

Zawartość musi odzwierciedlać specyfikę firmy

Każde sprawozdanie z działalności ma zindywidualizowany charakter, który odzwierciedla specyfikę jednostki, dlatego przy jego sporządzaniu konieczne jest elastyczne podejście. Przedstawiona w standardzie tematyka i kolejność jej omawiania nie mogą być traktowane jako schemat, wzór ani lista kontrolna. Są to jedynie wskazówki, których uwzględnienie przy sporządzaniu sprawozdania rozważa kierownik jednostki.

Wybrane elementy sprawozdania

Zakres informacji

Zawartość i sposób prezentacji

Cele i ryzyko

Należy przedstawić długoterminową wizję działalności oraz misję jednostki. Jednostka powinna wskazać, w jaki sposób będą mierzone postępy w realizacji celów, w jakim czasie oczekiwana jest ich realizacja oraz kiedy nastąpią oceny postępów. Trzeba wskazać główne rodzaje i przyczyny ryzyka, zarówno zewnętrznego, jak i wewnętrznego, oraz zagrożeń, jakie niosą one dla działalności jednostki, oraz opisać stosowany system zarządzania ryzykiem.

Charakterystyka działalności i zasobów

Sprawozdanie powinno przedstawiać informacje na temat działalności jednostki w okresie sprawozdawczym uzupełnione o informacje na temat: - branży, w której prowadzona jest działalność, i jej specyfiki, - istotnych uwarunkowań makroekonomicznych i prawnych wpływających na działalność branży i jednostki,

- głównych wyrobów, towarów i usług, które jednostka sprzedaje, oraz kluczowych procesów wewnętrznych,

- głównych rynków, na których jednostka prowadzi działalność, i jej pozycji na tych rynkach,

- głównych zasobów warunkujących prowadzenie działalności, - prowadzonych pracach badawczo-rozwojowych, - posiadanych kluczowych zasobach (zasoby rzeczowe, dostęp do zasobów naturalnych, zasoby ludzkie, posiadane zasoby niematerialne),

- nabytych w ciągu roku udziałach/akcjach własnych, - posiadanych oddziałach (zakładach), - prezentacji przyjętych przez jednostkę wartości (normy, zasady), wewnętrznych kodeksów postępowania, systemów zarządzania.

Instrumenty finansowe

Sprawozdanie powinno przedstawiać informacje na temat ryzyka związanego z posiadanymi przez jednostkę instrumentami finansowymi, w tym: - rodzajem ryzyka, na jakie jednostka jest narażona w związku z posiadaniem instrumentów finansowych,

- przyjętymi celami i metodami zarządzania ryzykiem, na które jednostka jest narażona w związku z posiadaniem instrumentów finansowych, w tym: metodami identyfikacji i pomiaru ryzyka, metodami sterowania i kontroli ryzyka. W szczególności opisuje się metody zabezpieczania istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Wyniki działalności i sytuacja finansowa

Należy przedstawić najistotniejsze informacje o przebiegu realizacji celów jednostki w okresie sprawozdawczym oraz sytuacji finansowej na koniec tego okresu, przewidywanym jej rozwoju, w porównaniu z danymi za poprzedni okres lub okresy. Jednostka może w tym celu wykorzystać mierniki finansowe i niefinansowe wraz z ich opisem i analizą

Zdarzenia istotnie wpływające na działalność jednostki

Jednostka przedstawia informacje na temat zdarzeń nietypowych, jednorazowych, które istotnie wpływają na działalność, wyniki i sytuację jednostki, ich charakter oraz zakres wpływu w objętym sprawozdaniem okresie oraz przewidywany w przyszłości. W szczególności należy opisać zagadnienia dotyczące: - założeń przyszłej i efektów już prowadzonej restrukturyzacji lub racjonalizacji działalności jednostki, - przejęć, połączeń oraz podziału jednostki, - zawarcia lub zakończenia umów o współpracę lub innych istotnych umów, - sporów zbiorowych, - istotnych spraw spornych, - restrukturyzacji, - przejęć, połączeń i podziału spółek, - znaczących umów współpracy.

Perspektywy rozwoju

Wymagane jest przedstawienie przewidywanego rozwoju jednostki. Dobra praktyka w tym zakresie to podbudowa przewidywań za pomocą prognoz umożliwiających ocenę perspektyw jednostki co najmniej w najbliższym roku. Mierniki finansowe będące przedmiotem prognozy powinny być porównywalne z informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym. Pożądane jest też wskazanie celów i oczekiwań w dłuższym horyzoncie czasowym.

Zasady ładu korporacyjnego

To informacje obowiązkowe dla jednostek emitujących papiery wartościowe dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dla spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie zasady (dobre praktyki) ładu korporacyjnego określiła rada giełdy.

Autorka jest młodszym menedżerem w dziale audytu w Baker Tilly Poland