Sprawozdanie z działalności - informacje o firmie z bilansu i rachunku

Niedawno opublikowany Krajowy Standard Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności" (dalej: sprawozdanie) to nieoceniona pomoc w sporządzeniu sprawozdania z działalności dla jednostek, które ustawa o rachunkowości obliguje do przygotowania tego rodzaju raportu. Standard ten ma zastosowanie do sprawozdań z działalności sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2014 r. Przepisy zezwalają jednak na jego wcześniejsze zastosowanie.

Sprawozdanie z działalności jest wprawdzie sprawozdaniem opisowo-liczbowym, ale ma bardzo zindywidualizowany charakter, gdyż odzwierciedla specyfikę działalności, osiągnięcia i zamierzenia konkretnej jednostki. Dlatego nie jest możliwe stworzenie jednolitego, szczegółowego wzorca takiego sprawozdania. KSR 9 zawiera zatem tylko wskazówki odnoszące się do pożądanych cech, zawartości, układu oraz zasad jego sporządzania i prezentacji. Stosując te zalecenia, jednostka dostosowuje sprawozdanie z działalności do oczekiwań jego użytkowników, biorąc pod uwagę rodzaj, rozmiary i złożoność prowadzonej działalności oraz jej formę prawną.

Użytkownikiem sprawozdania z działalności są interesariusze jednostki, do których można zaliczyć:

- inwestorów,

- pożyczkodawców,

- innych wierzycieli – obecnych i potencjalnych.

Sprawozdanie z działalności może być również użyteczne dla pracowników, społeczności lokalnych oraz instytucji państwowych.

Czemu służy

Celem sprawozdania z działalności jest wzbogacenie wiedzy o jednostce dzięki dostarczaniu jego użytkownikom istotnych informacji uzupełniających sprawozdanie finansowe, z którym jest powiązane, oraz informacji dodatkowych ułatwiających ocenę jednostki – jej działalności, sytuacji i zamierzeń. Zawiera ono zatem co najmniej omówienie i ocenę działalności, wyników oraz sytuacji jednostki wraz ze wskazaniem istotnych czynników ryzyka oraz opisem najważniejszych zagrożeń, w obliczu których jednostka staje.

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek informowania w sprawozdaniu o przewidywanym rozwoju. Dlatego dobrą praktyką jest zawarcie w nim informacji o zamierzeniach jednostki. Zwiększa to przydatność sprawozdania z działalności, gdyż poszerza wiedzę o jednostce i ułatwia użytkownikom podjęcie określonych decyzji. W KSR 9 zalecono także, aby w sprawozdaniu zamieszczono wyważoną i obiektywną prezentację i analizę informacji o jednostce, odpowiadających jej specyfice, wielkości i złożoności, tak aby użytkownik miał szansę lepszego poznania jednostki. Takie dane przyczyniają się także do zmniejszenia ryzyka podjęcia złej decyzji na podstawie sprawozdania.

Sprawozdanie z działalności może pomagać przy ocenie dokonań członków organów jednostki i udzielaniu im absolutorium z wykonania obowiązków za dany rok.

Zgodnie z KSR 9 sprawozdanie z działalności:

- zawiera informacje wyjaśniające warunki, zdarzenia i okoliczności, które kształtowały działalność, wyniki i sytuację przedstawioną w sprawozdaniu finansowym,

- przedstawia dodatkowe, użyteczne informacje ilościowe i jakościowe, finansowe i niefinansowe, na temat działalności, wyników i sytuacji jednostki, które nie są zawarte w sprawozdaniu finansowym, ale są istotne dla oceny uzyskanych wyników, aktualnej sytuacji oraz ich zmian w przyszłości,

- przedstawia punkt widzenia kierownika jednostki zarówno na wydarzenia okresu objętego sprawozdaniem finansowym, jak i ich skutki w następnych okresach działalności jednostki.

- stanowi komentarz kierownika jednostki zawierający ocenę warunków, wyników i perspektyw działalności jednostki oraz wyjaśnienia umożliwiające zrozumienie specyfiki jej działalności, dokonań i sytuacji,

- omawia czynniki, które wpływały na działalność, wyniki i sytuację jednostki w okresie objętym sprawozdaniem, oraz te, które prawdopodobnie będą miały wpływ na rozwój działalności, wyniki i sytuację w przyszłości,

- przedstawia zarazem pogląd kierownika jednostki na jej przyszłość, wynikający z analizy perspektyw rozwoju i zamierzonych działań oraz określenia celów jednostki i warunków ich realizacji.

Co świadczy o wartości sprawozdania

użyteczność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli jest wiarygodne, przydatne, zrozumiałe oraz porównywalne;

wiarygodność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli prezentowane w nim informacje są prawdziwe, obiektywne, poprawne i zgodne ze sprawozdaniem finansowym;

przydatność - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli pomaga ocenić przeszłe, teraźniejsze i przyszłe zdarzenia dotyczące jednostki, albo potwierdzić lub skorygować dotychczasowe oceny tych zdarzeń. Uwaga! Na przydatność informacji wpływa istotność, pozwalająca się koncentrować na kluczowych sprawach, oraz właściwa szczegółowość, co pozwala na przedstawienie rzetelnego i jasnego obrazu działalności, wyników i sytuacji jednostki oraz stojących przed nią szans i zagrożeń;

zrozumiałość - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli posługuje się prostym językiem, stosuje odpowiednią, ścisłą klasyfikację oraz zawiera czytelny opis i prezentację informacji (uzupełnienie lub zastąpienie opisu słownego tabelami, wykresami, schematami). Uwaga! Jeżeli konieczne jest stosowanie specyficznej terminologii branżowej, to niezbędne jest wyjaśnienie użytych terminów;

porównywalność w czasie - sprawozdanie ma tę cechę, jeżeli zawiera informacje prezentowane dla tych samych okresów porównawczych, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, w miarę możliwości wydłużone do trzech lub pięciu lat. Uwaga! Informacje te powinny być sporządzone i prezentowane według tych samych zasad.

Standard przewidział sytuacje, które uzasadniają ograniczenie zakresu lub szczegółowości informacji ujawnianych w sprawozdaniu. Są to:

- zagrożenie naruszenia słusznego interesu jednostki wynikające z ujawnienia poufnych informacji,

- charakter informacji uzasadniający opóźnione przekazywanie ich do publicznej wiadomości (np. o prowadzonych negocjacjach, umowach zawartych pod warunkiem zawieszającym, stronach lub warunkach niektórych umów itd.),

- wysoki koszt pozyskania informacji, przewyższający płynące z nich korzyści.

Zasady sporządzania

Sprawozdanie z działalności sporządza się w języku i walucie polskiej oraz za ten sam okres co sprawozdanie finansowe. Jednak jego funkcja jak najbardziej uzasadnia zarówno przetłumaczenie informacji, jak i przeliczenie danych na walutę obcą. Dobrą praktyką jest, by sprawozdanie z działalności wydłużało wstecz rozpatrywane okresy do trzech lub pięciu lat, aby odbiorcy mogli obserwować tendencje zjawisk w firmie.

Istotne dla jednostki zdarzenia, które miały miejsce po dniu kończącym okres sprawozdawczy, wymagają odpowiedniego uwzględnienia w sprawozdaniu z działalności.

Dane w sprawozdaniu dotyczą jednostki jako całości, a w miarę potrzeby także poszczególnych segmentów jej działalności. Wyodrębnianie segmentów operacyjnych dla celów zarządczych powinno znaleźć odzwierciedlenie w prezentacji działalności, wyników, sytuacji i perspektyw rozwoju w podziale na te segmenty.

Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki lub wszyscy członkowie wieloosobowego organu, jeśli taki kieruje jednostką. Odmowa podpisu, tak jak w przypadku sprawozdania finansowego, wymaga pisemnego uzasadnienia dołączanego do sprawozdania z działalności.

Sprawozdanie powinno zawierać wszystkie wymagane ustawą o rachunkowości informacje, ale może również odsyłać do dodatkowych informacji zawartych w pozostałych raportach jednostki, a w szczególności do dodatkowych informacji i objaśnień.

O czym warto pamiętać

Sporządzając sprawozdanie z działalności, warto wziąć pod uwagę kilka wskazówek: