Przedsiębiorca musi wypełniać wiele obowiązków nałożonych nie tylko np. przepisami podatkowymi, ale również wewnętrznymi regulacjami. Ustalając je, należy mieć na uwadze przede wszystkim dobro firmy. Jest tak również w przypadku druków ścisłego zarachowania, których używanie winno zostać uregulowane w instrukcji.
W każdej firmie część dowodów księgowych czy innych dokumentów jest sporządzana na drukach ścisłego zarachowania. Są to druki, do których dostęp winny mieć wyłącznie upoważnione osoby. Drukami ścisłego zarachowania są blankiety czy kwitariusze, używane do sporządzania dowodów, co do których musi być prowadzona specjalna ewidencja. Druki te muszą być przechowywane w ściśle określony sposób pod kontrolą.
Firma musi prowadzić ewidencję druków ścisłego zarachowania, która wskazuje m.in. jakie druki są stosowane i kto nimi rozporządza. To z kolei pozwala na ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za nieprawidłową gospodarkę dokumentami ścisłego zarachowania. W ewidencji należy wskazać m.in. datę pobrania, rodzaj pobranego druku, ilość, dane osoby wydającej, pobierającej, zwrot druków i ich ilość.
Oprócz upoważnienia pracownika do pobrania konkretnego rodzaju druku ścisłego zarachowania przedsiębiorca winien prowadzić również rejestr takich upoważnień. W rejestrze tym należy odnotować numer upoważnienia, datę jego wydania, a także to, kto je otrzymuje.
Istotnym dokumentem, który winien być prowadzony w sposób trwały, jest księga druków ścisłego zarachowania. Taka księga powinna informować, kiedy jaki druk o jakich numerach został przekazany, a także to, kto go wydaje i kto odbiera. Księga taka powinna być prowadzona na bieżąco.
Mimo że przepisy nie stanowią, które z dokumentów należy uznać za druki ścisłego zarachowania, to należy do nich zaliczyć m.in.:
- arkusze spisu z natury,
- dokumenty KP i KW (kasowe),
- dokumenty WZ i RW (dokumenty wydania i rozchodu).
Przedsiębiorca powinien samodzielnie wskazać, jakie rodzaje druków są w jego firmie drukami ścisłego zarachowania, a poprzez wprowadzenie ich ewidencji i instrukcji określić ściśle także ich kontrolę. Może tego dokonać, opracowując instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Druki te poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur powinny być należycie zabezpieczone przed nieuprawnionym użyciem przez osoby trzecie, w tym poprzez zabezpieczenie przed kradzieżą czy zniszczeniem.
Istotne jest, aby drukom ścisłego zarachowania nadać takie cechy identyfikacyjne, które wykluczają możliwość ich zamiany. Chodzi o naniesienie w sposób trwały kolejnych numerów na poszczególne karty, co niewątpliwie przyczynia się do sprawnej kontroli ich używania przeprowadzonej przez kierownika jednostki czy też przez upoważnionego przez niego pracownika.
Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za dysponowanie drukami ścisłego zarachowania, a więc za przechowywanie, wydawanie czy rozliczanie ich rozchodu, jest istotne, bo ma na celu ograniczenie ryzyka ich nieuprawnionego wykorzystania.
Wszystkie druki ścisłego zarachowania należy inwentaryzować co najmniej raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. Dokonuje tego poprzez wpisanie w arkuszach spisu z natury rodzajów, serii i numerów druków wraz z podaniem ich liczby.
