Dokumentacja księgowa w pytaniach i odpowiedziach

Dokumentację zatwierdza i podpisuje kierownik jednostki

- Jesteśmy spółką z o.o. i przekazaliśmy prowadzenie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego. Czy w tej sytuacji zasady (politykę) rachunkowości powinno opracować biuro czy my?

W tym przypadku najistotniejszą sprawą jest świadomość, kto ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, a zatem i za sporządzenie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Mniejsze znaczenie ma to, kto tę dokumentację faktycznie opracuje. Otóż, zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą ponosi kierownik jednostki, w tym z tytułu nadzoru.

Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik powierzy innej osobie za jej zgodą. Zatem nawet gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone biuru rachunkowemu, odpowiedzialność za te księgi, oraz za dokumentację przyjętych zasad (polityki rachunkowości) z tytułu nadzoru ponosi kierownik jednostki.

W praktyce zazwyczaj biuro, w ramach podpisanej umowy, przygotowuje przedmiotową dokumentację w porozumieniu z jednostką i przekazuje egzemplarz tej dokumentacji jednostce. Dokumentacja musi być zatwierdzona i podpisana przez kierownika jednostki.

O miejscu prowadzenia ksiąg trzeba zawiadomić fiskusa

- Czy w przypadku przekazania prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego kierownik jednostki ma jeszcze jakieś obowiązki oprócz zatwierdzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości?

Tak. Gdy księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

W praktyce oznacza to, że w sytuacji gdy treść dowodów udostępniania jest usługodawcy, czyli biuru rachunkowemu w formie nośników komputerowych, powiadomienie powinno nastąpić w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy z biurem rachunkowym. Ponadto kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Firma musi stosować obydwa rodzaje standardów

- Od przyszłego roku będziemy musieli stosować międzynarodowe standardy. W obiegu funkcjonują dwie nazwy tych standardów: Międzynarodowe Standardy Rachunkowości i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. Które z nich zatem trzeba stosować i czym one się różnią?

Trzeba stosować i jedne i drugie, czyli obydwa rodzaje. Standardy te stanowią komplet. Różnica polega na tym, że jedne z nich są wydane wcześniej, a drugie później, ponadto kto inny jest ich „wydawcą". Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) zostały opracowane i wydane przez Międzynarodowy Komitet Standardów Rachunkowości (International Accounting Standards Committee IASC).

Natomiast Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) są opracowywane i wydawane przez Międzynarodową Radę Standardów Rachunkowości (International Accounting Standards Board IASB). Międzynarodowe standardy przyjęte są do porządku prawnego krajów Unii, w tym Polski, w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej. Urzędowy tekst standardów w języku polskim opublikowany jest m.in. na stronie Ministerstwa Finansów www.mofnet.gov.pl.

Osobę z uprawnieniami można zatrudnić na zlecenie

- Czy mogę założyć biuro rachunkowe, nie mając certyfikatu Ministerstwa Finansów, jeśli do prowadzenia usługowo ksiąg rachunkowych zatrudnię osobę z uprawnieniami? Jeśli tak, to czy wystarczy zawarcie z taką osobą umowy-zlecenia?

Działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać:

- przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi , jeśli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powierzą osobie do tego uprawnionej.

Stanowi o tym art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Zatem czytelnik może założyć i prowadzić działalność w formie biura rachunkowego, jeśli powierzy czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych osobie do tego uprawnionej. Osoby uprawnione to: posiadające certyfikat Ministerstwa Finansów, wpisane do rejestru biegłych rewidentów oraz wpisane na listę doradców podatkowych.

Czytelnik powinien więc zatrudnić taką osobę. Co do kwestii formy zatrudnienia, ustawa o rachunkowości nie precyzuje tego zagadnienia. Oznacza to, że forma ta może być dowolna, czyli dozwolona jest zarówno umowa o pracę, jak i umowa cywilnoprawna (umowa o dzieło, zlecenia).

Jednostka powinna wypracować zasady weryfikacji dokumentów

- Czy istnieje obowiązek zamieszczania na wszystkich dowodach księgowych ręcznej dekretacji przed ich ujęciem w księgach rachunkowych?

Każdy źródłowy dowód księgowy powinien być poddany kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Szczegółowe procedury tej kontroli a zarazem dekretacji dokumentów ustala jednostka samodzielnie i ustalenia te zawiera w polityce (zasadach) rachunkowości. W kwestii tej wypowiedział się Komitet Standardów Rachunkowości (KSR).

Zgodnie ze stanowiskiem KSR w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiącym załącznik do uchwały nr 5/10 z 13 kwietnia 2010 r. (DzU MF nr 6, poz. 26), ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te jednak nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.

Dokumenty mogą być przechowywane w biurze rachunkowym

- Czy w przypadku przekazania prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego to biuro przechowuje dokumentację księgową? Czy powinna być w jednostce?

W zasadzie jest „przyzwolenie" ustawodawcy na przechowywanie dokumentacji poza jednostką, u usługodawcy. Jednak w praktyce nie jest to uzasadnione. Jednostka ma obowiązek przekazać dokumentację księgową usługodawcy w celu wykonania usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i przygotowania na ich podstawie rozliczeń i deklaracji podatkowych.

Nie oznacza to jednak obowiązku trwałego przechowywania dokumentacji przez biuro rachunkowe. O miejscu przechowywania dokumentacji ustawodawca zdecydował w art. 73 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że dokumentację przechowuje się w zasadzie w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4 tego przepisu, który zezwala na przechowywanie ich w biurze rachunkowym.

Komandytariusz spółki nie zawsze musi zakładać księgę handlową

- Prowadzę działalność gospodarczą, opodatkowaną na zasadach ogólnych, z podatkową księgą przychodów i rozchodów. Zamierzam dodatkowo przystąpić do istniejącej spółki komandytowej z siedzibą w Polsce w charakterze komandytariusza. Spółka ta jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czy w przypadku gdy przychody przypadające na mnie przekroczą w walucie polskiej równowartość kwoty 1 200 000 euro będę od 2013 r. zobowiązany prowadzić księgi rachunkowe?

Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości, czyli równowartość 1 200 000 euro.

Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się m.in. do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium RP: spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych z zastrzeżeniem, o którym niżej. Ponadto regulacje te stosuje się do innych osób prawnych (z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP) oraz osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro.

Spółka komandytowa jest handlową spółką osobową, podlega zatem wyżej wskazanym normom, zawartym w ustawie o rachunkowości.