Przedsiębiorca może wypłacać pracownikom zaliczki na pokrycie wydatków firmowych, związanych np. z zakupem na rzecz firmy towarów, materiałów, usług obcych, waluty obcej, czy też ponoszeniem kosztów pracowniczych podróży służbowych. Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Pracownik, któremu powierzono pieniądze z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu).
Czytaj też: Karta korporacyjna nie zastąpi zaliczki na koszty podróży służbowej
Potrącenie z pensji z ograniczeniami
Pobrana przez pracownika – w formie gotówki, przelewu bankowego lub za pośrednictwem karty płatniczej – i nierozliczona przez niego w wyznaczonym terminie zaliczka pieniężna (tzw. zaliczka wymagalna) podlega potrąceniu od jego wynagrodzenia netto (tj. wynagrodzenia po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik z nich nie zrezygnował) za dany okres (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.).
Uwaga! Potrącenie to nie może jednak przekroczyć połowy wynagrodzenia należnego pracownikowi.
Jeżeli od wynagrodzenia oprócz zaliczek potrącane są również inne należności, takie jak: sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz pokrycie należności innych, niż świadczenia alimentacyjne, np. z tytułu spłaty rat pożyczki lub kredytu bankowego, wówczas potrącenia zaliczek pieniężnych oraz należności innych, niż alimenty, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami alimentów – 3/5 wynagrodzenia.
Ponadto, od wynagrodzenia mogą być potrącane również kary pieniężne za przekroczenia takie jak: nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy, z tym że kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po potrąceniu alimentów, należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych.
Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował (art. 87
1
§ 1 pkt 2 k.p.).
Nie mylić z nadpłatą
Od zaliczki pieniężnej należy odróżnić nadpłatę wynagrodzenia pracowniczego, powstałą na skutek zawinionego błędu rachunkowego popełnionego przez pracodawcę przy kalkulacji wynagrodzenia, która – zgodnie z art. 91 § 1 k.p. – może zostać potrącona z wynagrodzenia pracownika jedynie za jego pisemną zgodą. W przypadku braku takiej zgody, przedsiębiorcy będzie przysługiwało – na mocy art. 405 i art. 410 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) w zw. z art. 300 k.p. – prawo do żądania zwrotu nadpłaty jako nienależnego świadczenia, stanowiącego bezpodstawne wzbogacenie, w ramach postępowania sądowego. Pamiętać przy tym należy, że wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu zaliczki na PIT oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak zgodnie z art. 87 § 7 k.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W takiej sytuacji – gdy błędne wyliczenie wynagrodzenia na korzyść pracownika jest niezależne od pracodawcy – nie jest wymagana zgoda pracownika.
Wyjątek od reguły
W orzecznictwie sądowym (por. wyrok SN z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00) podkreśla się, że potrącenie z art. 87 § 1 k.p. łączy się z instytucją prawa cywilnego (art. 498–505 k.c.). W drodze potrącenia nie mogą być umarzane wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne (art. 505 pkt 4 k.c.). Takim przepisem szczególnym jest art. 87 § 1 k.p. Potrącenie wierzytelności wzajemnej pracodawcy może być zrobione wyłącznie na podstawie tytułu wykonawczego lub za zgodą pracownika. Wyjątek od tej zasady dotyczy jedynie zaliczek pieniężnych, udzielonych pracownikowi, które wolno potrącić bez tytułu wykonawczego i bez zgody pracownika.
