Przedsiębiorca może wypłacać pracownikom zaliczki na pokrycie wydatków firmowych, związanych np. z zakupem na rzecz firmy towarów, materiałów, usług obcych, waluty obcej, czy też ponoszeniem kosztów pracowniczych podróży służbowych. Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Pracownik, któremu powierzono pieniądze z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu).