Akredytywa w księgach rachunkowych

Akredytywa polega na wyodrębnieniu (zarezerwowaniu) przez bank dłużnika środków na jego rachunku i przekazaniu ich do banku wierzyciela (dostawcy), w celu zapłaty za spełnione przez dostawcę świadczenie.

Jest stosowana zarówno w obrocie krajowym, jak i zagranicznym. Stosowanych jest wiele rodzajów akredytywy. Mechanizm ich działania jest jednak podobny.

Z uwagi na termin zapłaty wyróżniamy akredytywę potwierdzoną i niepotwierdzoną.

Przy tej pierwszej bank pośredniczący, po zbadaniu przedłożonych mu dokumentów, wypłaca określą kwotę na rzecz beneficjenta. Przy akredytywie niepotwierdzonej bank pośredniczący jedynie przekazuje dokumenty do banku nabywcy (importera).

Jakie dane trzeba podać

Akredytywa jest upoważnieniem wystawionym przez odbiorcę towaru do zablokowania odpowiedniej kwoty jego środków pieniężnych, na określony czas, na rzecz wskazanego dostawcy.

Jest to dla dostawcy zabezpieczenie terminowej zapłaty, gdy wywiąże się z warunków umowy. Uczestnikami akredytywy są:

• zleceniodawca (importer/kupujący),

• bank otwierający akredytywę,

• bank pośredniczący,

• beneficjent (eksporter/sprzedający).

Zgodnie z art. 85 ust. 1 ustawy  Prawo bankowe bank otwierający akredytywę, działając na zlecenie klienta, ale we własnym imieniu, może zobowiązać się pisemnie wobec osoby trzeciej (beneficjenta), że dokona zapłaty beneficjentowi akredytywy ustalonej kwoty pieniężnej, po spełnieniu przez beneficjenta wszystkich warunków określonych w akredytywie (akredytywa dokumentowa).

Akredytywa dokumentowa musi zawierać m.in.

• nazwę i adres zleceniodawcy i beneficjenta,

• kwotę i walutę akredytywy,

• termin ważności akredytywy oraz opis dokumentów, po których przedstawieniu beneficjent jest uprawniony do żądania wypłaty.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy Prawo bankowe bank otwierający akredytywę działając na zlecenie klienta, ale we własnym imieniu, może zobowiązać się pisemnie wobec innego banku, że zwróci kwoty wypłacone beneficjentowi lub skupi weksle trasowane ciągnione przez beneficjenta na wskazany bank (akredytywa pieniężna).

Akredytywa pieniężna powinna zawierać m.in.  nazwę i adres osoby upoważnionej do dokonywania wypłat, kwotę i walutę akredytywy oraz termin jej ważności.

Akredytywę otwiera bank na polecenie zleceniodawcy, wyodrębniając na jego rachunku określoną kwotę lub udzielając mu kredytu. Sprzedający przedstawia odpowiednie dokumenty w banku pośredniczącym, który jest upoważniony do stwierdzenia zgodności tych dokumentów z warunkami akredytywy.

Bank otwierający przekazuje środki pieniężne z rachunku kupującego (importera) do banku pośredniczącego, który wypłaca je sprzedającemu (eksporterowi) po spełnieniu przez niego warunków umowy.

Akredytywa jest to zatem zdeponowanie na osobnym, wydzielonym koncie bankowym środków przeznaczonych dla wskazanego wierzyciela, które otrzymuje on po spełnieniu określonych warunków.

Potrzebny wniosek nabywcy

Podstawą do otwarcia akredytywy jest wniosek złożony przez kupującego (importera) towar lub usługę do banku, w którym ma rachunek lub zaciągnął kredyt i za pośrednictwem którego dokonywane są płatności.

Określone płatności są rozliczane za pomocą akredytywy  przez bank prowadzący rachunek wierzyciela w formie bezgotówkowej z wyodrębnionych na ten cel środków.

Odbiorca (dłużnik) uzależnia zapłatę od spełnienia określonego świadczenia przez dostawcę. Zapłata następuje, gdy dostawca złoży dokumenty stwierdzające wykonanie dostawy. Po zapłacie następuje zamknięcie akredytywy, a niewykorzystane środki wracają na rachunek bieżący dłużnika.

Na których kontach

Do ewidencji środków pieniężnych wydzielonych z rachunku (zazwyczaj bieżącego) służy konto134 „Akredytywy”. Po stronie Wn księgowane są tam wpływy środków pieniężnych zgodnie ze zrealizowaną przez bank dyspozycją.

Po stronie Ma ewidencjonujemy wykorzystanie środków na pokrycie płatności na rzecz kontrahentów, dla których akredytywa została otwarta, oraz zwrot pozostałości.

Na przybliżoną kwotę

Akredytywę można otworzyć na konkretną kwotę lub na  tzw. przybliżoną kwotę, z tolerancją do 10 proc. Wynika to z praktyki banków i ich uregulowań wewnętrznych. Tolerancja określa, w jakim stopniu dozwolona jest zmiana kwoty zobowiązania, w związku z którym nastąpiło otwarcie akredytywy. Wówczas w dokumentacji bankowej przed  kwotą wpisuje się „około”.

Podobnie można postąpić w przypadku określania ilości towaru, którego dostawę zabezpiecza akredytywa. Ewidencja księgowa rozliczenia akredytywy przeprowadzana jest na podstawie wyciągów bankowych.

Przykład

Spółka Art-Styl zleciła wykonanie remontu studia projektowego firmie remontowej Budrem.

Koszty remontu określono na 9000 zł i na taką kwotę zawarto z  Budremem umowę akredytywy. Art-Styl jest podatnikiem VAT.

Ewidencja w księgach Art-Stylu:

• Wyciąg bankowy – otwarcie akredytywy – 9000 zł