Zasady przeprowadzania inwentaryzacji, czyli między innymi sposób, terminy, częstotliwość i przedmiot, określa art. 26 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawy o rachunkowości[/link].

Prawidłowo przeprowadzona powinna zakończyć się odpowiednim udokumentowaniem i zostać powiązana z zapisami księgowymi. Ustawodawca nie podał sposobu dokumentowania wyników inwentaryzacji, jednak w praktyce sporządzane są protokoły inwentaryzacyjne zawierające m.in.

- arkusze inwentaryzacyjne,

- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych,

- sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej,

- wyjaśnienie i sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Ustawa nakłada również na firmy obowiązek wyjaśnienia i rozliczenia w księgach rachunkowych ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach.

Różnice powinny być rozliczone przez komisję inwentaryzacyjną, na podstawie odpowiednich dokumentów. Sposób rozliczenia będzie zależał od istotności danej różnicy i przyczyny jej powstania. I tak w zależności od tego, jaka była przyczyna powstania różnic, możemy mieć:

- mieszczące się w granicach norm i limitów ubytki naturalne,

- nadwyżki inwentaryzacyjne,

- niedobory zawinione i niezawinione.

Rozliczając różnice inwentaryzacyjne, komisja może zdecydować o kompensacie niedoborów z nadwyżkami. Kompensacie podlegają te nadwyżki i niedobory, które spełniają łącznie następujące warunki:

- dotyczą podobnych składników,

- zostały stwierdzone podczas tego samego spisu,

- zostały stwierdzone na tym samym obszarze spisowym,

- dotyczą składników, które zostały powierzone opiece tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

Przy ustalaniu wielkości kompensaty należy kierować się zasadą mniejszej ilości i niższej ceny, czyli jeżeli niedobór i nadwyżka nie są identyczne, powinno się przyjąć mniejszą ilość i cenę (reszta jest odpowiednio niedoborem lub nadwyżką). Należy tutaj jednak zwrócić uwagę, że kompensacie nie podlegają niedobory/nadwyżki w środkach trwałych.

Również organy podatkowe zwracają uwagę na prawidłowość przeprowadzonej kompensaty. W przypadku podatników, których magazyny skrywają tysiące rodzajów towarów, przeprowadzanie kompensat w ramach poszczególnych grup towarów podobnych może być bardzo pracochłonne czy wręcz niemożliwe.

Niemniej przeprowadzenie ogólnej kompensaty niedoborów z nadwyżkami, bez uwzględniania opisanych w tekście powyżej zasad, i uwzględnienie odpowiednio w przychodach/kosztach podatkowych wyniku na takiej operacji może prowadzić do uznania przez organy podatkowe, że nastąpiło zaniżenie przez podatnika przychodu opodatkowanego CIT.

Na zidentyfikowane w toku inwentaryzacji, mieszczące się w granicach norm i limitów ubytki naturalne, które powinny być określone w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki, należy wystawić odpowiednie dokumenty magazynowe i niedoborami takimi obciążać koszty rodzajowe jednostki.

Inne niezawinione niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne ewidencjonujemy odpowiednio jako pozostałe koszty operacyjne i pozostałe przychody operacyjne.

Ujęcie niedoborów zawinionych zależy od tego, czy są one bezsporne, czyli osoba odpowiedzialna materialnie wyraża zgodę na ich pokrycie, czy sporne – kwestionowane przez osobę materialnie odpowiedzialną. W obu przypadkach firma wykazuje wartość takiego niedoboru jako rozrachunki z pracownikami, z tym zastrzeżeniem że należności sporne również trzeba objąć odpisem aktualizującym.

Na koniec należy zauważyć, że gdy jednostka sporządza sprawozdanie finansowe zgodne z międzynarodowymi standardami rachunkowości, wszystkie niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne będą obciążać/uznawać koszty rodzajowe bądź koszty wytworzenia sprzedanych wyrobów, towarów i materiałów.

[i]Autor jest menadżerem w Dziale Audytu Deloitte w Poznaniu[/i]

[ramka] [b]Czytaj też artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/578592.html]Niedobory i nadwyżki wpłyną na wynik podatkowy[/link][/b][/ramka]