Inwentaryzacją należy objąć nie tylko majątek firmy. Należy także dokonać spisu z natury znajdujących się w firmie składników aktywów, które są własnością innych podmiotów, powierzonych do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. O wynikach trzeba powiadomić właściciela. Obowiązek ten nie dotyczy firm świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

[srodtytul]Spis z natury[/srodtytul]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=70622BE73DB520F71600EE5C24442B08?id=324433]Ustawa o rachunkowości[/link] przewiduje trzy metody inwentaryzacji. Pierwsza to spis z natury. Ma ona zastosowanie do:

- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

- papierów wartościowych w postaci materialnej,

- rzeczowych składników aktywów obrotowych,

- środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

[srodtytul]Potwierdzanie sald[/srodtytul]

Druga metoda polega na uzyskaniu od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W ten sposób inwentaryzuje się aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności (m.in. udzielone pożyczki) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

[srodtytul]Porównanie dokumentów[/srodtytul]

Trzecia metoda opiera się jedynie na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości majątku. Stosuje się ją do:

- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

- gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

- należności spornych i wątpliwych (w bankach również należności zagrożonych),

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,

- innych aktywów i pasywów, także wtedy, gdy powinny zostać zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub potwierdzenia sald, ale z przyczyn uzasadnionych nie było to możliwe.

[srodtytul]Jak często trzeba inwentaryzować[/srodtytul]

Ustawa o rachunkowości szczegółowo reguluje, jak często firmy muszą weryfikować stan majątku. Zgodnie z ogólną zasadą inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

[b]Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. [/b]W takiej sytuacji ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być jednak ustalony po dniu bilansowym. Zasady te dotyczą także materiałów, towarów i produktów gotowych w firmach, w których księgi prowadzone są według metody odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia.

[srodtytul]Strzeżone magazyny[/srodtytul]

Mniej rygorystyczne zasady obowiązują co do zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową. W tym wypadku wystarczy, że inwentaryzacja sporządzona jest raz w ciągu dwóch lat.

Jeszcze rzadziej, raz na cztery lata, można inwentaryzować nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Ułatwienia przewidziane są także dla zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego – w tym wypadku spis wystarczy przeprowadzić raz w roku. Taki sam termin obowiązuje firmy prowadzące gospodarkę leśną w stosunku do zapasów drewna.

[srodtytul]Klasyfikacja różnic[/srodtytul]

Po zakończeniu prac przez zespoły spisowe komisja inwentaryzacyjna sporządza zestawienie zbiorcze wyników. Na tej podstawie można określić wysokość stwierdzonych niedoborów i nadwyżek. Powinna być tam wyodrębniona jeszcze jedna kategoria – składniki majątku, które utraciły pierwotną wartość użytkową. Kolejnym etapem jest odpowiednia klasyfikacja różnic.

[srodtytul]Niedobory niezawinione...[/srodtytul]

W pierwszej kolejności niedobory trzeba podzielić na niezawinione i zawinione. Te pierwsze to przede wszystkim ubytki naturalne. Mogą być one związane zarówno z procesami fizycznymi i chemicznymi (np. parowanie lub wysychanie), jak i z samymi czynnościami przyjmowania i wydawania towarów. Są to niedające się uniknąć zmniejszenia ilości towaru lub surowca. W związku z tym zarząd jednostki powinien z góry ustalić normy ubytków naturalnych. Najczęściej są one określone proporcjonalnie do obrotu bądź stanu ewidencyjnego.

Nie oznacza to jednak, że wszelkie niedobory przekraczające normy ubytków naturalnych kwalifikowane są jako zawinione. Nie będzie tak, jeśli przyczyny ich powstania były niezależne od osoby odpowiedzialnej materialnie. Chodzi np. o straty, które powstały w wyniku pożaru.

[srodtytul]... i zawinione[/srodtytul]

Za niedobory zawinione można obciążyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzony im majątek. Najczęściej przyczyną ich powstania jest niedbalstwo oraz nieprzestrzeganie procedur przyjmowania i wydawania majątku. [b]Niedobory zawinione stają się wierzytelnościami wobec osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.[/b] Tak się dzieje jednak tylko wtedy, gdy nie są one bezsporne, tzn. osoba odpowiedzialna materialnie zgadza się na ich pokrycie. Jeśli tak nie jest, to niedobory uznaje się za sporne. Wtedy do zarządu firmy należy decyzja, czy będą one dochodzone na drodze sądowej. Jeżeli nie, to należy je odpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, czyli podobnie jak niedobory niezawinione.

[srodtytul]Czasem nadwyżki...[/srodtytul]

W wyniku spisu z natury mogą także zostać ujawnione nadwyżki materiałów, produktów lub surowców. Najczęściej związane są one z niedokładnością urządzeń pomiarowych. Inna częsta przyczyna to przypadkowa zamiana podobnych składników aktywów. Wtedy jednak nadwyżkom jednych towarów czy materiałów towarzyszy niedobór innych – podobnych.

[srodtytul]... i kompensata[/srodtytul]

Weryfikując otrzymane dokumenty, komisja inwentaryzacyjna może zaproponować dokonanie kompensaty niektórych niedoborów i nadwyżek. W wielu przypadkach nie da się bowiem całkowicie wyeliminować sytuacji, że wydawany jest towar nieco inny, niż to wynika z dokumentacji. Podobne pomyłki mogą też wystąpić przy przyjmowaniu towaru. Dokonując kompensaty, uwzględnia się mniejsze ilości i niższe ceny.

[srodtytul]Różnicę trzeba odpowiednio ująć[/srodtytul]

Zgodnie z art. 27 ust. 1 przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustęp 2 dodaje, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek dokonuje się na koncie „Pozostałe rozrachunki”. Do konta tego powinna być prowadzona odpowiednia ewidencja analityczna: „Rozliczenia niedoborów” oraz „Rozliczenie nadwyżek”. Sposób księgowania ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych uzależniony jest od przyczyn ich powstania, np. jeśli się okaże, że braki towarów nie przekraczają norm ubytków naturalnych, to powinny one zostać zaksięgowane na koncie „Wartość sprzedanych towarów”. Jeżeli tymi brakami zostanie odciążona osoba odpowiedzialna materialnie za te składniki majątku, to należy je przeksięgować na konto „Rozrachunki z pracownikami”. Jeszcze inaczej trzeba postąpić, jeśli podczas wyjaśniania przyczyn powstania niedoborów okaże się, że doszło do uszkodzenia kilku opakowań towarów ze względu na ich wadliwe opakowanie. Ich wartość powinna obciążyć pozostałe koszty operacyjne.

[srodtytul]Co jest kosztem podatkowym[/srodtytul]

Sądy administracyjne wielokrotnie orzekały, że braki w środkach obrotowych zawinione przez samego podatnika nie mogą być uznane za koszt podatkowy. Przykładem jest wyrok z 14 marca 2000 r. [b]Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie (NSA III SA 1095/99)[/b]. W uzasadnieniu sąd wyjaśnił, że aby zaliczyć określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z uzyskanym przychodem bądź z prowadzoną działalnością nakierowaną na uzyskanie przychodu. W postępowaniu podatkowym obowiązuje bowiem zasada, że ciężar dowodu spoczywa na osobie, która z określonych faktów wywodzi skutki prawne. Sąd podkreślił, że art. 27 ustawy o rachunkowości wymaga odpowiedniego udokumentowania wyników i rozliczenia inwentaryzacji. Naruszenie tego obowiązku nie pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia niedoborów do kosztów uzyskania przychodów. Nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów braki w środkach obrotowych zawinione przez samego podatnika przez niewłaściwe składowanie towarów w miejscach ogólnie dostępnych (np. w holu). Także brak nadzoru nad magazynem oraz niepodjęcie próby przypisania odpowiedzialności za braki konkretnym osobom wyklucza zaliczenie niedoboru do kosztów uzyskania przychodów.

Podobnie orzekł [b]NSA w wyroku z 17 grudnia 2002 r. (NSA III SA 1152/01)[/b]. Podkreślił, że nie można zaliczyć do kosztów strat, które są wynikiem zdarzeń zależnych od woli podatnika. Chodzi np. o kradzieże, które są wynikiem niewłaściwych zasad przyjmowania towaru do hurtowni, sposobu jego wydawania czy organizacji kontroli i nadzoru.

[ramka][b]Nie tylko na koniec roku[/b]

[b]Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.[/b] Można odstąpić od jej przeprowadzenia w sytuacji:

- ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli na podstawie art. 12 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości firma nie zamyka ksiąg rachunkowych,

- połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.[/b][/ramka]

[i]masz pytanie, wyślij e-mail do autora [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=70622BE73DB520F71600EE5C24442B08?id=324433]k.pilat@rp.pl[/link][/i]