Czy księga podatkowa może być prowadzona w wersji papierowej

- Od 1 kwietnia 2017 r. zamierzam otworzyć działalność gospodarczą i prowadzić ewidencję w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy księga musi być prowadzona w formie elektronicznej, czy dopuszczalna jest forma papierowa? – pyta czytelnik.

Osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, chyba że są zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe lub samodzielnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 24a ustawy o PIT).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik zamierza prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady jej prowadzenia regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, księgę są obowiązane prowadzić m.in. osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2 rozporządzenia, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w jego rozdziale 2.

Zasadą jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie papierowej (zob. § 2 ust. 1 w zw. z § 31 ust. 3 zdanie pierwsze rozporządzenia). Podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty (§ 9 ust. 1 rozporządzenia).

Pod pewnymi warunkami przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak możliwość prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej.

Stosownie do § 31 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Uwaga! Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę, o której mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia (czyli w formie papierowej). Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku (§ 31 ust. 3 rozporządzenia).