Magdalena Zyskowska

– W naszej firmie pracownicy wyrazili chęć założenia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej. W jaki sposób powinniśmy ją prowadzić? – pyta czytelniczka.

Pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa (dalej: pkzp) jest formą samopomocy pracowniczej, polegającą na udzielaniu jej członkom pomocy materialnej w formie krótko- i długoterminowych pożyczek oraz zapomóg (w miarę posiadanych środków) na zasadach określonych w statucie kasy.

Zasady funkcjonowania pkzp są określone przede wszystkim w rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (dalej: rozporządzenie), jak również w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Artykuł 39 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, że pkzp mogą być tworzone we wszystkich zakładach pracy. Jej członkami mogą być zarówno pracownicy, jak i emeryci oraz renciści, bez względu na ich przynależność związkową. Aby w firmie mogła powstać pkzp, zgodnie z § 2 rozporządzenia, gotowość przynależności do kasy powinno zadeklarować co najmniej dziesięciu pracowników (w przypadku mniejszej liczby pracowników może zostać utworzona międzyzakładowa pkzp). W jednym zakładzie pracy może funkcjonować maksymalnie jedna pkzp. O jej utworzeniu decydują założyciele, którzy uchwalają statut i wybierają organy kasy: walne zebranie członków, zarząd i komisję rewizyjną (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).

Firma pomaga w organizowaniu i funkcjonowaniu kasy

Pracodawca jest zobligowany do:

– zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,

– transportu pieniędzy z banku,

– prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,

– dostarczania druków i formularzy (np. deklaracji przystąpienia do pkzp, wniosków o udzielenie pożyczki),

– uwzględniania potrąceń na rzecz pkzp w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,

– przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,

– odprowadzenia wpłat na rachunek bankowy pkzp,

– informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.

W umowie zawartej między zakładem pracy a pkzp określa się szczegółowe warunki świadczenia pomocy. –

Rachunkowość pkzp powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych obejmujących wyłącznie operacje związane z jej statutową działalnością, zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia rachunkowości (§ 43 rozporządzenia), czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Uwaga! Rachunkowości pkzp nie może prowadzić osoba prowadząca kasę pkzp (i odwrotnie) ani członkowie zarządu i komisji rewizyjnej.

Zgodnie z § 28 rozporządzenia na środki finansowe pkzp składają się:

– fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy,

– fundusz rezerwowy,

– fundusz zapomogowy i inne fundusze przewidziane w statucie >patrz tabela.

Poszczególnym rodzajom funduszy powinna być przypisana analityka do konta „Fundusze specjalne". Podobnie powinien być zorganizowany plan kont w zakresie rachunków bankowych tych funduszy.

Co zasila fundusze kasy

Fundusz    Charakterystyka

fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy    Powstaje z wkładów członkowskich i jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie (zapisuje się je na imiennym rachunku członka pkzp). Za zgodą pracownika mogą być potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego.

fundusz rezerwowy    Powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do pkzp, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn. Zgromadzone w ten sposób środki mogą być przeznaczone na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.

fundusz zapomogowy    Powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat członków i innych wpływów określonych w statucie i jest przeznaczony na udzielenie zapomóg członkom pkzp w razie szczególnych wypadków losowych.

Źródło: opracowanie własne

Ze względu na charakter działalności statutowej pkzp do typowych operacji podlegających ewidencji w księgach należą:

– wpłata wpisowego przez nowego członka pkzp,

– potrącenie/wpłata wkładu członkowskiego,

– udzielenie/spłata pożyczki.

Przykłady tych zdarzeń przedstawiono poniżej.

Przykład

Nowy członek pkzp wpłacił do kasy wpisowe w wysokości 100 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Wpłata wpisowego do kasy

a) zapisanie na imiennym rachunku członka pkzp

Wn „Kasa pkzp"                              100 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                      100 zł

b) zaliczenie na poczet funduszu rezerwowego

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                      100 zł

Ma „Fundusz rezerwowy"                          100 zł

2. Wpłata z kasy na rachunek bankowy

Wn „Rachunek bankowy funduszu rezerwowego"                  100 zł

Ma „Kasa pkzp"                              100 zł

Przykład

Pracownicy będący członkami pkzp wyrazili zgodę, aby wkłady członkowskie potrącać z wynagrodzenia za pracę. W miesiącu potrącono im wkłady w wysokości 1500 zł, a dodatkowo emeryci wpłacili do kasy pkzp 250 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Wkłady potrącone z wynagrodzeń

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"         1500 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                     1500 zł

2. Wpłata do kasy wkładów członkowskich przez emerytów

Wn „Kasa pkzp"                              250 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                     250 zł

3. Zaliczenie wkładów na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                     1750 zł

Ma „Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy"                 1750 zł

4. Wpłata z kasy na rachunek bankowy funduszu

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"          250 zł

Ma „Kasa pkzp"                                         250 zł

Przykład

Członkowi pkzp udzielono pożyczki na 12 miesięcy w wysokości 3000 zł. Pożyczkobiorca udzielił pisemnej zgody na comiesięczne potrącanie raty pożyczki z wynagrodzenia, w związku z czym pracodawca wpłaca ratę w jego imieniu do pkzp.

Ewidencja księgowa:

1. Udzielenie pożyczki

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                     3000 zł

Ma „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"         3000 zł

2. Spłata raty

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"          250 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                      250 zł

Likwidacja pkzp może nastąpić w dwóch przypadkach:

– ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy oraz

– spadku liczby członków kasy poniżej dziesięciu.

Uchwałę o likwidacji kasy podejmuje walne zebranie, które określa skład komisji likwidacyjnej (co najmniej trzy osoby) i miejsce jej urzędowania. Wzywa także dłużników do spłaty należności oraz wyznacza trzymiesięczny termin zgłaszania przez wierzycieli roszczeń (§ 40–42 rozporządzenia). Informacje te podaje do wiadomości wszystkich członków pkzp. Uchwała o likwidacji powinna też zawierać decyzje o przeznaczeniu środków pozostających po rozliczeniu należności, zobowiązań i wkładów członkowskich. Działalność zarządu oraz komisji rewizyjnej zostaje zawieszona na rzecz komisji likwidacyjnej, a cały proces likwidacji powinien być zakończony sześć miesięcy od daty podjęcia uchwały.

Uwaga! Proces likwidacji pkzp nie może trwać dłużej niż likwidacja samej firmy.

Autorka jest kontrolerem finansowym grupy ECA