Magdalena Zyskowska
– W naszej firmie pracownicy wyrazili chęć założenia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej. W jaki sposób powinniśmy ją prowadzić? – pyta czytelniczka.
Pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa (dalej: pkzp) jest formą samopomocy pracowniczej, polegającą na udzielaniu jej członkom pomocy materialnej w formie krótko- i długoterminowych pożyczek oraz zapomóg (w miarę posiadanych środków) na zasadach określonych w statucie kasy.
Zasady funkcjonowania pkzp są określone przede wszystkim w rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (dalej: rozporządzenie), jak również w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Artykuł 39 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, że pkzp mogą być tworzone we wszystkich zakładach pracy. Jej członkami mogą być zarówno pracownicy, jak i emeryci oraz renciści, bez względu na ich przynależność związkową. Aby w firmie mogła powstać pkzp, zgodnie z § 2 rozporządzenia, gotowość przynależności do kasy powinno zadeklarować co najmniej dziesięciu pracowników (w przypadku mniejszej liczby pracowników może zostać utworzona międzyzakładowa pkzp). W jednym zakładzie pracy może funkcjonować maksymalnie jedna pkzp. O jej utworzeniu decydują założyciele, którzy uchwalają statut i wybierają organy kasy: walne zebranie członków, zarząd i komisję rewizyjną (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).
Firma pomaga w organizowaniu i funkcjonowaniu kasy
Pracodawca jest zobligowany do:
– zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
– transportu pieniędzy z banku,
– prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
– dostarczania druków i formularzy (np. deklaracji przystąpienia do pkzp, wniosków o udzielenie pożyczki),
– uwzględniania potrąceń na rzecz pkzp w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
– przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
– odprowadzenia wpłat na rachunek bankowy pkzp,
– informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.
W umowie zawartej między zakładem pracy a pkzp określa się szczegółowe warunki świadczenia pomocy. –
Rachunkowość pkzp powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych obejmujących wyłącznie operacje związane z jej statutową działalnością, zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia rachunkowości (§ 43 rozporządzenia), czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Uwaga! Rachunkowości pkzp nie może prowadzić osoba prowadząca kasę pkzp (i odwrotnie) ani członkowie zarządu i komisji rewizyjnej.
Zgodnie z § 28 rozporządzenia na środki finansowe pkzp składają się:
– fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy,
– fundusz rezerwowy,
– fundusz zapomogowy i inne fundusze przewidziane w statucie >patrz tabela.
Poszczególnym rodzajom funduszy powinna być przypisana analityka do konta „Fundusze specjalne". Podobnie powinien być zorganizowany plan kont w zakresie rachunków bankowych tych funduszy.
Co zasila fundusze kasy
Fundusz Charakterystyka
fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy Powstaje z wkładów członkowskich i jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie (zapisuje się je na imiennym rachunku członka pkzp). Za zgodą pracownika mogą być potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego.
fundusz rezerwowy Powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do pkzp, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn. Zgromadzone w ten sposób środki mogą być przeznaczone na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.
fundusz zapomogowy Powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat członków i innych wpływów określonych w statucie i jest przeznaczony na udzielenie zapomóg członkom pkzp w razie szczególnych wypadków losowych.
Źródło: opracowanie własne
Ze względu na charakter działalności statutowej pkzp do typowych operacji podlegających ewidencji w księgach należą:
– wpłata wpisowego przez nowego członka pkzp,
– potrącenie/wpłata wkładu członkowskiego,
– udzielenie/spłata pożyczki.
Przykłady tych zdarzeń przedstawiono poniżej.
Przykład
Nowy członek pkzp wpłacił do kasy wpisowe w wysokości 100 zł.
Ewidencja księgowa:
1. Wpłata wpisowego do kasy
a) zapisanie na imiennym rachunku członka pkzp
Wn „Kasa pkzp" 100 zł
Ma „Rozrachunki z członkami pkzp" 100 zł
b) zaliczenie na poczet funduszu rezerwowego
Wn „Rozrachunki z członkami pkzp" 100 zł
Ma „Fundusz rezerwowy" 100 zł
2. Wpłata z kasy na rachunek bankowy
Wn „Rachunek bankowy funduszu rezerwowego" 100 zł
Ma „Kasa pkzp" 100 zł
Przykład
Pracownicy będący członkami pkzp wyrazili zgodę, aby wkłady członkowskie potrącać z wynagrodzenia za pracę. W miesiącu potrącono im wkłady w wysokości 1500 zł, a dodatkowo emeryci wpłacili do kasy pkzp 250 zł.
Ewidencja księgowa:
1. Wkłady potrącone z wynagrodzeń
Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego" 1500 zł
Ma „Rozrachunki z członkami pkzp" 1500 zł
2. Wpłata do kasy wkładów członkowskich przez emerytów
Wn „Kasa pkzp" 250 zł
Ma „Rozrachunki z członkami pkzp" 250 zł
3. Zaliczenie wkładów na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy
Wn „Rozrachunki z członkami pkzp" 1750 zł
Ma „Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy" 1750 zł
4. Wpłata z kasy na rachunek bankowy funduszu
Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego" 250 zł
Ma „Kasa pkzp" 250 zł
Przykład
Członkowi pkzp udzielono pożyczki na 12 miesięcy w wysokości 3000 zł. Pożyczkobiorca udzielił pisemnej zgody na comiesięczne potrącanie raty pożyczki z wynagrodzenia, w związku z czym pracodawca wpłaca ratę w jego imieniu do pkzp.
Ewidencja księgowa:
1. Udzielenie pożyczki
Wn „Rozrachunki z członkami pkzp" 3000 zł
Ma „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego" 3000 zł
2. Spłata raty
Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego" 250 zł
Ma „Rozrachunki z członkami pkzp" 250 zł
Likwidacja pkzp może nastąpić w dwóch przypadkach:
– ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy oraz
– spadku liczby członków kasy poniżej dziesięciu.
Uchwałę o likwidacji kasy podejmuje walne zebranie, które określa skład komisji likwidacyjnej (co najmniej trzy osoby) i miejsce jej urzędowania. Wzywa także dłużników do spłaty należności oraz wyznacza trzymiesięczny termin zgłaszania przez wierzycieli roszczeń (§ 40–42 rozporządzenia). Informacje te podaje do wiadomości wszystkich członków pkzp. Uchwała o likwidacji powinna też zawierać decyzje o przeznaczeniu środków pozostających po rozliczeniu należności, zobowiązań i wkładów członkowskich. Działalność zarządu oraz komisji rewizyjnej zostaje zawieszona na rzecz komisji likwidacyjnej, a cały proces likwidacji powinien być zakończony sześć miesięcy od daty podjęcia uchwały.
Uwaga! Proces likwidacji pkzp nie może trwać dłużej niż likwidacja samej firmy.
Autorka jest kontrolerem finansowym grupy ECA
