Przemyślane zaplanowanie terminu inwentaryzacji, przygotowanie kompletnej dokumentacji, która będzie zawierać szczegółowy harmonogram, metodologię oraz podział odpowiedzialności, sprawi, że inwentaryzacja nie tylko posłuży jako wypełnienie obowiązku ustawowego. Zapewni również wartość dodaną dla całego przedsiębiorstwa. Aby osiągnąć oczekiwane rezultaty, prace nad planowaniem należy rozpocząć odpowiednio wcześnie.

Lekceważąc znaczenie inwentaryzacji, spółki narażają się nie tylko na sankcje, ale również na straty związane z utratą kontroli nad zasobami rzeczowymi i finansowymi spółki. Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja to spełnienie ustawowego obowiązku, ale także korzyści wspomagające gospodarowanie zasobami przedsiębiorstwa.

Niezbędnik

Zanim zaczniemy się zastanawiać jaką wartość dodaną uzyskany z prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji, zwróćmy uwagę na związane z nią obowiązki ciążące na jednostce gospodarczej. Pełna świadomość wymagań zapisanych w przepisach i prawidłowe dostosowanie do nich procedur wewnętrznych pozwolą uniknąć nieprawidłowości.

1. Terminy

Po pierwsze, należy pilnować terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Nie tylko koniec roku obrotowego zobowiązuje do jej przeprowadzenia. W określonych przypadkach inwentaryzacja wymagana jest również na dzień:

- zakończenia działalności przez jednostkę,

- poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

2. Częstotliwość

Po drugie, każda jednostka zobowiązana jest do zachowania częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji w stosunku do określonych grup aktywów i pasywów. W ustawie o rachunkowości (dalej: uor) wskazano grupy, dla których inwentaryzacja może być przeprowadzana rzadziej niż raz na rok obrotowy. Jednak zawsze wiąże się to z dodatkowymi obostrzeniami dotyczącymi miejsca, w którym aktywa są przechowywane, czy sposobu ich ewidencjonowania.

3. Czas

Przeprowadzanie inwentaryzacji majątku spółki można rozpocząć trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego. Dla podmiotów, które kończą rok podatkowy wraz z końcem roku kalendarzowego, czyli 31 grudnia 2015 r., okres ten rozpocznie się już 1 października 2015 r. Zakończenie czynności inwentaryzacyjnych powinno przypadać 15. dnia po dniu bilansowym, czyli w opisanej sytuacji 15 stycznia 2016 r.

Wskazane ramy czasowe dotyczą tylko wybranych składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Z tej grupy zostały wyłączone:

- aktywa pieniężne,

- papiery wartościowe,

- produkcja w toku, materiały, towary, produkty gotowe odpisane w koszty na dzień ich zakupu lub – jak w przypadku wyrobów gotowych – w momencie ich wytworzenia

– wobec których dniem przeprowadzenia inwentaryzacji jest ostatni dzień roku obrotowego.

4. Metody inwentaryzacji

Ważne jest również, aby odpowiednio zaplanować sposób przeprowadzenia inwentaryzacji dla każdego ze składników prezentowanych w sprawozdaniu finansowym. W ustawie o rachunkowości wyróżniono trzy główne metody:

- spis z natury,

- potwierdzenie salda przez kontrahenta,

- porównanie danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

Zasada ogólna jest taka, że w tych obszarach, gdzie jest to możliwe, należy stosować spis z natury. Mowa tu o rzeczowych składnikach majątku, jakimi są środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne, materiały i półprodukty przeznaczone do produkcji, wyroby gotowe i towary przeznaczone do sprzedaży. W przypadku posiadania papierów wartościowych w zmaterializowanej postaci lub kasy również trzeba je zliczyć metodą spisu z natury.

Jeżeli spis z natury nie jest możliwy do wykonania, to należy zastosować drugą z wymienionych metod, czyli potwierdzenie salda z kontrahentem. Dopiero jeżeli i ta metoda jest niemożliwa, należy przeprowadzić inwentaryzację przez porównanie danych liczbowych z ksiąg i właściwych dokumentów źródłowych.

Potwierdzenie sald będzie właściwe przy inwentaryzowaniu niezamkniętych na dzień bilansowy transakcji z innym podmiotem. Podlegają mu wszelkie rozliczenia z odbiorcami, dostawcami, a także leasing, faktoring, wszelkie rachunki bankowe i instrumenty finansowe.

Uzgodnienie sald kont księgowych z dokumentacją źródłową jest właściwą metodą dopiero po wyczerpaniu możliwości zastosowania spisu z natury lub potwierdzenia sald. Nie umniejsza to jej istotności. Metoda ta jest stosowana do sald rozrachunków publicznoprawnych, z tytułu niewypłaconych wynagrodzeń oraz kont rozliczeniowych z obszaru czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych, a także rezerw na przyszłe koszty. Jest ona wskazana do sprawdzania prawidłowości zapisów na kontach rozliczenia zakupów oraz zaliczek na przyszłe koszty. W sytuacjach, w których otrzymanie faktury zakupu nie zbiegło się w czasie z przyjęciem towaru lub wykonaniem usługi, konieczne jest zidentyfikowanie tych transakcji oraz uzgodnienie ich z dokumentami. W uproszczeniu polega to na tym, że dostawy niefakturowane należy uzgodnić z dokumentami PZ, a dostawy w drodze z fakturami VAT. Zaliczki wpłacone na zakup np. środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych można uzgodnić z fakturami częściowymi oraz wyciągami bankowymi potwierdzającymi wpłatę.

Dokumentacja, czyli komunikacja

Pierwsze zadania związane z przygotowaniem do inwentaryzacji należą do księgowych oraz zarządu. We współpracy tych dwóch komórek należy przygotować:

1. zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji,

2. instrukcję inwentaryzacyjną,

3. arkusze inwentaryzacyjne.

Zarządzenie potwierdza podjęcie decyzji o terminie i zakresie planowanych czynności. Warto w tym dokumencie zawrzeć również informację o osobach wyznaczonych do koordynowania i realizowania zadań związanych z inwentaryzacją, a także o przyjętych metodach identyfikowania majątku i zobowiązań. Zakres informacji zawartych w tym dokumencie jest uzależniony od rodzaju prowadzonej działalności, wielkości przedsiębiorstwa oraz jego struktury organizacyjnej. W mniejszych przedsiębiorstwach lub tych o profilu handlowym czy usługowym, gdy w bilansie nie występuje zbyt wiele rzeczowych aktywów obrotowych, grono osób zaangażowanych w inwentaryzację jest mniejsze. Można więc założyć, że dokumentacja ta nie musi być bardzo rozbudowana i szczegółowa. Wszelkie wątpliwości będzie można rozwiązać na bieżąco, w ramach prac inwentaryzacyjnych.

Zupełnie inaczej będą wyglądały przygotowania do inwentaryzacji w przedsiębiorstwach o skomplikowanym procesie produkcji, pionowo rozbudowanej strukturze organizacyjnej, których aktywa są zdominowane przez środki trwałe oraz zapasy. W tej sytuacji liczba osób zaangażowanych w przeprowadzenie inwentaryzacji jest znacznie większa, a droga komunikacji znacznie się wydłuża. Bardzo istotne jest wtedy zaangażowanie działu księgowego w przygotowanie wyczerpujących, a jednocześnie łatwych do zrozumienia informacji i instrukcji postępowania. Kluczowe znaczenie ma też zorganizowanie szkolenia pracowników przed rozpoczęciem inwentaryzacji.

Wartość dodana

Znajomość zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz skuteczne ich stosowanie uchroni przedsiębiorstwa przed ewentualnymi sankcjami. Inwentaryzacja jest częścią systemu rachunkowości. Jakiekolwiek błędy w tym zakresie wpłyną na zniekształcenie sprawozdania finansowego. W zależności od istotny i skali błędu uor sankcjonuje je grzywną, karą pozbawienia wolności do lat dwóch lub obiema karami łącznie. Oczywiście prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja to nie tylko zaoszczędzone pieniądze. Innymi ważnymi korzyściami są:

- zidentyfikowanie posiadanego majątku trwałego, jego kompletności i użyteczności – aktywa trwałe (park maszynowy) są eksploatowane w procesie produkcji dóbr i usług, których sprzedaż przynosi korzyści ekonomiczne w postaci rzeczywistych wpływów środków pieniężnych;

- przegląd zasobów obrotowych pod kątem ich faktycznej użyteczności – prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja powinna wykryć materiały, które utraciły swoje właściwości i nie nadają się do wykorzystania w procesie produkcyjnym (są uszkodzone lub wadliwe), a zidentyfikowanie wyrobów gotowych nienadających się do sprzedaży jest przesłanką ich odpisania;

- możliwość bardziej efektywnego sposobu gospodarowania zapasami – poziom i skala ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych ujawnia niedoskonałości funkcjonowania magazynu oraz realność prowadzonej ewidencji.

Nie można oczywiście założyć, że różnice inwentaryzacyjne nigdy nie wystąpią. Należy ustalić oczekiwany poziom niezgodności, które nie są zawinione na żadnym etapie procesu produkcyjnego czy rozliczeniowego. Natomiast wszelkie istotne odchylenia powinny być sygnałem dla zarządzających o nieprawidłowościach na którymś z etapów produkcji albo samej inwentaryzacji.

Dobry plan to podstawa efektywnej inwentaryzacji

Małgorzata Roman, starszy konsultant w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Planowanie inwentaryzacji należy rozpocząć od ustalenia terminu jej przeprowadzenia. Punktem odniesienia jest oczywiście dzień bilansowy. Im wcześniej, tym lepiej? Niekoniecznie. Ustalając datę inwentaryzacji, należy zastanowić się nad metodami, które należy zastosować dla określonych składników aktywów i pasywów. Bez wątpienia metoda spisu z natury jest najbardziej absorbująca i czasochłonna, zwłaszcza jeśli majątek spółki składa się ze znacznej liczby środków trwałych lub dużych zapasów (ogółem aktywów rzeczowych), które muszą zostać zliczone i zakwalifikowane według rodzaju. Trzeba być świadomym, że zajmie to więcej czasu oraz zaangażuje więcej pracowników niż na przykład inwentaryzacja aktywów finansowych w postaci należności czy środków pieniężnych. Nakład czasu potrzebny na przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji musi być skonfrontowany ze skutkami ustalenia jej daty z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do dnia bilansowego.

Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia inwentaryzacji jest furtką do lepszego zaplanowania związanych z nią czynności w czasie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że spis przeprowadzony na inny dzień niż dzień bilansowy powoduje dodatkowy obowiązek analizy ruchów składników majątku między dniem spisu a dniem bilansowym. W zależności od skali wielkości przedsiębiorstwa i jego cyklu produkcyjnego dodatkowe czynności mogą okazać się bardzo czasochłonne. Spółka musi bowiem ustalić, jakie zwiększenia i zmniejszenia stanu aktywów miały miejsce w tym okresie. Co więcej, wskazane jest zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej te transakcje. Niestety, w praktyce zdarza się, że ten etap jest pomijany. Warto więc tak zaplanować termin spisu, aby dodatkowe obowiązki nie przysporzyły nieproporcjonalnie więcej pracy.

Innym błędem, który zdarza się w praktyce przeprowadzania inwentaryzacji, a który wpływa na niską jakość tego procesu, jest słaby przepływ informacji w ramach struktur organizacyjnych firmy, które będą zaangażowane w prace przy spisie z natury. Brak odpowiednio wczesnego komunikowania załodze, w jakich dniach będzie przeprowadzana inwentaryzacja i kto będzie w niej uczestniczył, powoduje, że ewentualna absencja tych osób znacznie utrudnia sprawne przeprowadzenie spisu z natury. Przykładem może być kierownik magazynu. Jako osoba odpowiedzialna materialnie za zapasy na danym magazynie, nie może uczestniczyć w spisie jako członek komisji inwentaryzacyjnej. Jednak jego wiedza i rozeznanie w systemie przechowywania zasobów są bardzo pomocne. Odpowiednie nakierowanie na miejsca przechowywania poszczególnych zapasów lub sposób rozszyfrowania współrzędnych lokalizacji, a nawet samych kodów towarów (w zależności od systemu logistycznego), wpłynie na znaczne skrócenie czasu trwania spisu z natury. Warto więc zadbać o odpowiedni przepływ informacji w tym zakresie, tak aby wstrzymanie podstawowej działalności przedsiębiorstwa nie przysporzyło więcej strat niż korzyści.