Wszystko to trzeba dodatkowo pogodzić z koniecznością księgowania dokumentów za bieżące miesiące. Oczywiście, jeśli sprawozdanie musi być zbadane, nałoży się na to jeszcze konieczność współpracy z biegłym rewidentem.

Możemy jednak ustalić harmonogram prac czekających nas w pierwszym półroczu 2008 roku. Obejmuje on wyłącznie obowiązki wynikające z prawa bilansowego.

[srodtytul]1. Zaksięgowanie operacji gospodarczych [/srodtytul]

Zanim rozpoczniemy prace związane ze sporządzaniem sprawozdania finansowego oraz zamykaniem ksiąg, trzeba będzie zaksięgować wszystkie operacje gospodarcze dotyczące grudnia. Pewne dokumenty wpływają dopiero w styczniu. Poza tym fizyczne wprowadzanie danych do systemów księgowych jest zwykle z przyczyn techniczno-organizacyjnych opóźnione w czasie.

[srodtytul]2. Rozliczenie wyników inwentaryzacji[/srodtytul]

Kolejna czynność to księgowe rozliczenie inwentaryzacji. Stwierdzone niedobory i nadwyżki rozliczamy w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (2007). Dotyczy to nie tylko doprowadzenia stanów księgowych do stwierdzonych inwentaryzacją, ale także rozliczenia niedoborów i szkód. W księgach zamykanego roku nie mogą pozostać nierozliczone nadwyżki lub niedobory (pisaliśmy o tym w [link=http://www.rp.pl/artykul/76353.html]DF z 13 grudnia 2007 r.[/mail]).

[srodtytul]3. Ujęcie wyceny bilansowej[/srodtytul]

Po zaksięgowaniu wszystkich operacji gospodarczych, jakie zaistniały w grudniu, i po rozliczeniu inwentaryzacji trzeba będzie przystąpić do wyceny aktywów i pasywów firmy zgodnie z zasadami określonymi w art. 28 ustawy o rachunkowości, a w firmach, dla których nie przewiduje się kontynuacji działalności – zgodnie z zasadami określonymi w art. 29 ustawy. Wycena ta obejmuje przede wszystkim:[ul][li]właściwe ustalenie na dzień bilansowy wartości aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych i rozliczenie różnic kursowych,[/li]

[li]przeanalizowanie i wycenę aktywów pod kątem ostrożnej wyceny (tworzenie, względnie rozwiązanie odpisów aktualizujących ich wartość),[/li]

[li]przeanalizowanie pasywów, w szczególności zobowiązań, pod kątem ustalenia kwot wymagających na dzień bilansowy zapłaty (zarachowanie odsetek przypadających na 2007 rok),[/li]

[li]zidentyfikowanie zjawisk i stanów wymagających utworzenia rezerw i ich zaksięgowanie,[/li]

[li]zidentyfikowanie przejściowych różnic między wynikiem brutto a podstawą opodatkowania i wycenę aktywów lub pasywów z tego tytułu (jeśli firma takie tworzy),[/li]

[li]księgowe ustalenie wyniku finansowego.[/li][/ul]

Operacje związane z wyceną bilansową są specyficzne, związane z końcem roku. W firmach są one często ujmowane w osobnych rejestrach, tak aby oddzielić je od bieżących księgowań dotyczących grudnia (niekiedy dla operacji tych firmy otwierają w systemie księgowym tzw. trzynasty miesiąc).

Pewną, niekiedy obserwowaną nieprawidłowością formalną jest też księgowanie operacji wyceny z datą zapisu 31 grudnia (niektórzy mają zwyczaj cofania zegarów systemowych komputerów tak, by data księgowania tych operacji przypadała na dzień bilansowy). Jest to całkowicie zbędne, bo data księgowania tych operacji nie jest datą, na którą się je księguje (datą operacji). To, że operacje te są fizycznie księgowane w pewnym czasie po dniu bilansowym, jest rzeczą oczywistą i „udawanie”, że załatwiło się to już 31 grudnia poprzez wskazywanie tego dnia jako daty zapisu, nie ma najmniejszego sensu. Stanowi to wprowadzenie do systemu nieprawdziwych informacji (> patrz ramka).

[srodtytul]4. Wstępne zamknięcie ksiąg[/srodtytul]

Księgi rachunkowe – jak mówi art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości – powinny być zamknięte w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego przypadającego na dzień kończący rok obrotowy (bądź na inny wymieniony w tym przepisie dzień). Nie jest to jednak jeszcze zamknięcie definitywne, ostateczne. Do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego firma musi pozostawić sobie możliwość otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg, w razie gdyby zaszły okoliczności wskazane w art. 54 ust. 1 i 3 ustawy (będzie to ujawnienie istotnych informacji mających wpływ na sporządzone już sprawozdanie, ujawnienie błędu podstawowego czy utrata przez firmę zdolności do kontynuowania działalności).

W okresie trzech miesięcy po dniu bilansowym kierownik jednostki zobowiązany jest zapewnić sporządzenie kompletnego rocznego sprawozdania finansowego, które przedkłada do zatwierdzenia właściwemu organowi właścicielskiemu.

W wypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych kierownik sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki, zawierające elementy określone w art. 49 ustawy o rachunkowości (m.in. istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej).

[srodtytul]5. Zatwierdzenie sprawozdania [/srodtytul]

Roczne sprawozdanie finansowe firmy podlega zatwierdzeniu nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 ustawy o rachunkowości (m.in. spółek akcyjnych), podlega badaniu zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 7 ustawy.

Organ zatwierdzający musi mieć czas na zapoznanie się z dokumentami, które będzie zatwierdzał. Dlatego też w myśl art. 68 ustawy najpóźniej na 15 dni przed terminem posiedzenia właściwego organu zatwierdzającego wymagane jest udostępnienie mu sprawozdania finansowego, a jeśli podlegało ono badaniu – również opinii i raportu biegłego rewidenta (dotyczy to spółdzielni, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych i spółek akcyjnych, które dodatkowo udostępniają sprawozdanie radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej). Organowi zatwierdzającemu należy też we wspomnianym terminie przedłożyć sprawozdanie z działalności firmy, jeśli istniał obowiązek jego sporządzenia.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego podlega księgowaniu (podział wyniku, pokrycie straty).

[srodtytul]6. Ostateczne zamknięcie ksiąg [/srodtytul]

Czynność ta, w myśl art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowości, powinna nastąpić w wypadku firmy kontynuującej działalność najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Ostateczne zamknięcie ksiąg oznacza również, że status zatwierdzonego zyskuje także bilans otwarcia ksiąg za bieżący rok obrotowy. Jakiekolwiek korekty są od momentu zatwierdzenia sprawozdania absolutnie niedopuszczalne – w księgach rachunkowych zamkniętego roku nie ma prawa pojawić się już żaden zapis ani zmiana.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

[srodtytul]7. Złożenie sprawozdania w rejestrze[/srodtytul]

Roczne sprawozdanie finansowe, opinia biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w wypadku firm, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości (spółek kapitałowych, komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych) – także sprawozdanie z działalności muszą w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania zostać złożone we właściwym rejestrze sądowym.

Jeśli roczne sprawozdanie finansowe za 2007 rok nie zostanie z jakichś przyczyn zatwierdzone do 30 czerwca 2008 roku, to na kierowniku jednostki i tak będzie spoczywał obowiązek złożenia niezatwierdzonego sprawozdania w rejestrze sądowym do 15 lipca 2008 r. Obowiązek ten wynika z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

[srodtytul]8. Ogłoszenie sprawozdania [/srodtytul]

Kierownik jednostki, o której mowa w art. 64 ust. 1 ustawy (chodzi o jednostki, których sprawozdania finansowe podlegały badaniu), obowiązany jest złożyć do ogłoszenia wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy. Przekazuje to do Monitora Polski B, a w wypadku spółdzielni do Monitora Spółdzielczego. Powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Wraz ze wspomnianymi elementami sprawozdania należy złożyć także opinię biegłego rewidenta oraz odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Jeśli uprawniona do tego jednostka sporządziła uproszczone sprawozdanie finansowe (art. 50 ust. 2 ustawy), w miejsce opinii biegłego rewidenta przedkłada do ogłoszenia informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia (dotyczy to również złożenia w rejestrze sądowym takiej informacji zamiast opinii).

[srodtytul]9. Wydruk ksiąg i archiwizacja dokumentacji[/srodtytul]

Zamknięte księgi rachunkowe (tj. dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych) należy wydrukować według stanu na dzień bilansowy. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Ostatnim etapem prac będzie zarchiwizowanie ksiąg, sprawozdania finansowego oraz dokumentacji księgowej zgodnie z zasadami wskazanymi w rozdziale 8 ustawy.

[ramka][b]Pierwsze obowiązkowe badanie[/b]

Pewien problem mogą mieć firmy, które będą musiały sprawozdanie finansowe za rok 2007 poddać badaniu i będzie to pierwsze obligatoryjne badanie (np. z powodu przekroczenia w 2006 r. minimum dwóch z trzech parametrów wskazanych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości). Jeśli kierownicy takich jednostek zbyt późno zorientowali się o spoczywającym na nich obowiązku badania, przez co na przestrzeni 2007 roku stosowali pewne uproszczenia dozwolone tylko „małym” niepodlegającym badaniu firmom, będą musieli dodatkowo zrobić odpowiednie zmiany w księgach zamykanego, podlegającego audytowi roku.

Dotyczy to na przykład umów leasingu. Jeśli w 2007 roku leasing był księgowany w sposób uproszczony, polegający na jego podatkowej kwalifikacji, to konieczne będzie dokonanie zmiany księgowej kwalifikacji tych umów zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Innym obszarem niezbędnych korekt mogą być instrumenty finansowe – firmy, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu, mają obowiązek stosowania przepisów [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=163552]rozporządzenia ministra finansów z 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU nr 149, poz. 1674 ze zm.)[/link]. [/ramka]

[i]Autor jest biegłym rewidentem współpracującym z TPA Horwath Horodko Audit Poznań[/i]