W większości firm prowadzących księgi rachunkowe 31 grudnia przypadł dzień bilansowy. To dzień, na który kierownicy zobowiązani są sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Zanim jednak przedstawimy, jakie obowiązki firmy mają po dniu bilansowym oraz jak dochować wszystkich procedur i terminów związanych z zamknięciem roku, warto sprawdzić, czy w 2007 roku zrobiły wszystko, co należało.

[srodtytul]Inwentaryzacja[/srodtytul]

W związku z dniem bilansowym firmy zobowiązane były do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z przepisami zawartymi w rozdziale 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.[/link]). O czynnościach związanych z roczną inwentaryzacją pisaliśmy w [link=http://www.rp.pl/artykul/71740.html]DF z 26 listopada 2007 r.[/link]

Przypomnijmy zatem tylko, że inwentaryzacji powinny być poddane bezwzględnie wszystkie aktywa i pasywa firmy (w tym także, choć z pewnymi wyjątkami – pozabilansowe), z wyłączeniem tych, dla których przepisy przewidują możliwość przeprowadzania inwentaryzacji raz w ciągu dwóch bądź raz w ciągu czterech lat. Procedury inwentaryzacyjne dla większości składników aktywów mogły być rozpoczęte już w ostatnim kwartale roku obrotowego (art. 26 ust. 3 ustawy). Zakończenie inwentaryzacji musi natomiast nastąpić do 15 dnia po dniu bilansowym, tj. do 15 stycznia. Jeśli więc zaniedbaliśmy jakichś obowiązków związanych z inwentaryzacją, to w 2008 roku mamy jeszcze 15 dni na przeprowadzenie niezbędnych spisów z natury czy na rozesłanie potwierdzeń sald rozrachunków.

[srodtytul]Czy potrzebny jest audyt[/srodtytul]

Do tej pory powinniśmy również zdążyć ustalić, czy sprawozdanie finansowe, które sporządziliśmy na dzień bilansowy, będzie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta (audyt). Krąg zobowiązanych do poddania badaniu swoich jednostkowych sprawozdań finansowych określa art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu do badania sprawozdań zobowiązane są kontynuujące działalność:

[ul][li]banki oraz zakłady ubezpieczeń,[/li]

[li]jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,[/li]

[li]jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,[/li]

[li]spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji,[/li]

[li]pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym (tj. w 2006), za który sporządzane będzie sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:[/li][/ul]

[ol][li]średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,[/li]

[li]suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,[/li]

[li]przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.[/li][/ol]

Do przeliczenia euro na złote przyjmuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego ustalony na dzień bilansowy minionego roku. Na 31 grudnia 2006 r. kurs ten wynosił 3,8312 zł, a zatem limity wyrażone w złotych przedstawiają się następująco:

[ul][li]suma aktywów bilansu za 2006 rok – co najmniej 9 578 000 zł,[/li]

[li]przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych – co najmniej 19 156 000 zł,[/li]

[li]i trzeci wyznacznik – średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na etaty – 50 osób.[/li][/ul]

W firmach wielozakładowych sporządzających łączne sprawozdania finansowe (o których mowa w art. 51 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli takich, w skład których wchodzą samobilansujące się oddziały) warunki zatrudnienia, limit sumy bilansowej i przychodów odnoszą się do łącznego rocznego sprawozdania finansowego (a nie do poszczególnych oddziałów).

Badaniu podlegają także roczne połączone sprawozdania finansowe funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz roczne sprawozdania jednostkowe subfunduszy.

[srodtytul]Biegły może być niezbędny[/srodtytul]

Jeśli forma prawna naszej firmy lub przekroczenie wspomnianych wcześniej limitów w 2006 roku obliguje nas do poddania sprawozdania finansowego za 2007 rok badaniu przez biegłego rewidenta, a także wtedy, gdy pomimo braku takiego obowiązku chcemy poddać nasze sprawozdanie takiemu badaniu, wybór podmiotu, który przeprowadzi audyt, i podpisanie z nim umowy powinniśmy mieć już załatwione. Biegły rewident powinien bowiem uczestniczyć przy inwentaryzacji (w zasadzie w spisie z natury) znaczących składników majątku. Co prawda nieobecność biegłego przy inwentaryzacji na skutek zbyt późnego powołania (lub zbyt późnego podpisania umowy o badanie) nie powoduje nieważności badania, jednakże może wywołać inne, niepożądane skutki.

Biegły ma wprawdzie możliwość zweryfikowania stanu znaczących składników majątku w inny sposób niż bezpośrednia obserwacja inwentaryzacji. Jednak zawsze będzie się to wiązać z pewną zwiększoną dozą niepewności. Podwyższony poziom niepewności może być przesłanką do włączenia do opinii stosownego zastrzeżenia. A to raczej nie jest pożądane przez właścicieli firm czy instytucje finansowe dostarczające kapitału.

[ramka][b]Umowa z audytorem[/b]

Kierownik jednostki zawiera z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych umowę o badanie w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Audytora, spośród uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, wybiera organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że statut, umowa lub inne wiążące przedsiębiorcę przepisy prawa stanowią inaczej. Na przykład w spółkach akcyjnych powoływanie audytora może być na mocy statutu scedowane na radę nadzorczą (art. 146 § 1 pkt 4 kodeksu spółek handlowych). Pamiętajmy, że wybór biegłego rewidenta przez nieuprawniony do tego organ skutkuje bezwzględną nieważnością badania. Nieważnością taką skutkuje też powołanie biegłego z naruszeniem przepisów o bezstronności i niezależności (art. 66 ust. 6 ustawy o rachunkowości). [/ramka]