Osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą jest dla siebie sterem, żeglarzem, okrętem. Choć na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że samodzielny przedsiębiorca może traktować przychody swojej firmy jako własną kieszeń i swobodnie z nich korzystać, to jednak w pewnych sytuacjach może pojawić się problem z prawidłowym rozliczeniem zaliczek pobieranych w trakcie roku obrotowego na poczet wypracowanego zysku.

O ile w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy mają obowiązek wykazywania tylko przychodów oraz kosztów podatkowych i ustalania na ich podstawie wyniku podatkowego, o tyle prowadzenie ksiąg handlowych wiąże się z wieloma dodatkowymi zobowiązaniami ewidencyjnymi. Przypomnijmy, że obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych wynika z postanowień ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Art. 2 tej ustawy zobowiązuje osoby fizyczne do prowadzenia ewidencji księgowej w postaci ksiąg handlowych, jeżeli ich przychody netto (czyli bez podatku od towarów i usług) ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 tys. euro. Przedsiębiorca prowadzący księgi handlowe powinien zdać sobie sprawę z tego, że wszelkie operacje finansowe (pobrania z kasy, z banku, dokonywane przelewy itd.) będą zawsze miały odzwierciedlenie na indywidualnych kontach księgowych. Powinny więc być dokonywane w sposób niebudzący wątpliwości wyspecjalizowanych pracowników księgowości, jak również (a może przede wszystkim) zewnętrznych organów kontrolnych.

Jest rzeczą naturalną i zrozumiałą, że osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, ale niemająca przychodów z innych źródeł musi w trakcie roku obrotowego finansować prywatne wydatki. Tym samym jest zmuszona pobierać zaliczki na poczet zysku, przewidując jego poziom.

Wypłatę zaliczek przez właściciela firmy księgujemy następująco:

- wypłata zaliczki

Wn konto "rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie"

Ma konto "rozrachunki z tytułu wypłat z zysku"

Wn konto "rozrachunki z tytułu wypłat z zysku"

Ma konto "kasa" lub "rachunek bankowy"

- po zakończeniu roku obrotowego, zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podjęciu uchwały co do podziału zysku następuje przeksięgowanie:

Wn konto "wynik finansowy"

Ma konto "rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie" z księgowaniem zysku należnego za rok obrotowy na konto "rozrachunków z tytułu wypłat z zysku"

Wn konto "rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie"

Ma konto "rozrachunki z tytułu wypłat z zysku"

Gdy pobrano zaliczki w wysokości przewyższającej przysługujący zysk, będzie księgowanie odwrotne, tzn.:

Wn "rozrachunki z tytułu wypłat z zysku"

Ma"rozliczenie wyniku finansowego za lata poprzednie"

Jednoosobowy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że ewidencjonowane wypłaty zaliczek na poczet przyszłego zysku powinny być ostatecznie usankcjonowane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Nadpłaty zaliczek i rekomendowany wyżej sposób ich rozliczenia powinien mieć odzwierciedlenie w przyjętej i stosowanej przez firmę polityce rachunkowości.

Autor jest wspólnikiem w firmie księgowej Open Profit Drejling i Wspólnicy sp.j.