Osoba fizyczna prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą jest dla siebie sterem, żeglarzem, okrętem. Choć na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że samodzielny przedsiębiorca może traktować przychody swojej firmy jako własną kieszeń i swobodnie z nich korzystać, to jednak w pewnych sytuacjach może pojawić się problem z prawidłowym rozliczeniem zaliczek pobieranych w trakcie roku obrotowego na poczet wypracowanego zysku.
O ile w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy mają obowiązek wykazywania tylko przychodów oraz kosztów podatkowych i ustalania na ich podstawie wyniku podatkowego, o tyle prowadzenie ksiąg handlowych wiąże się z wieloma dodatkowymi zobowiązaniami ewidencyjnymi. Przypomnijmy, że obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych wynika z postanowień ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Art. 2 tej ustawy zobowiązuje osoby fizyczne do prowadzenia ewidencji księgowej w postaci ksiąg handlowych, jeżeli ich przychody netto (czyli bez podatku od towarów i usług) ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 tys. euro. Przedsiębiorca prowadzący księgi handlowe powinien zdać sobie sprawę z tego, że wszelkie operacje finansowe (pobrania z kasy, z banku, dokonywane przelewy itd.) będą zawsze miały odzwierciedlenie na indywidualnych kontach księgowych. Powinny więc być dokonywane w sposób niebudzący wątpliwości wyspecjalizowanych pracowników księgowości, jak również (a może przede wszystkim) zewnętrznych organów kontrolnych.
Jest rzeczą naturalną i zrozumiałą, że osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, ale niemająca przychodów z innych źródeł musi w trakcie roku obrotowego finansować prywatne wydatki. Tym samym jest zmuszona pobierać zaliczki na poczet zysku, przewidując jego poziom.
Wypłatę zaliczek przez właściciela firmy księgujemy następująco:
