Ewidencja ilościowo-wartościowa opakowań będących własnością firmy jest prowadzona w sposób określony w art. 17 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Natomiast o ewidencji wartościowej wraz z towarami mówi art. 17 ust. 2 pkt 3 tej ustawy.
Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych wykazuje się jednocześnie ilość i wartość opakowań według jednorodnych grup, rodzajów i innych wyróżniających je cech, w jednakowych cenach ewidencyjnych każdej grupy opakowań oraz według osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.
Dla zakupionych opakowań za ceny ewidencyjne przyjmuje się przeważnie ceny zakupu. Jeśli ceny zakupu tych samych pod względem rodzaju opakowań się różnią (np. w hurtowniach artykułów spożywczych), to za ceny ewidencyjne przyjmuje się ceny ustalone przez przedsiębiorstwo.
Różnice między wartością opakowań w cenach zakupu a wartością w cenach ewidencyjnych traktuje się jako odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań i ujmuje na koncie "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań".
Natomiast gdy firma wprowadza do obrotu opakowania wytworzone we własnym zakresie, wówczas za cenę ewidencyjną tych opakowań przyjmuje się cenę ustaloną po rzeczywistym koszcie wytworzenia.
Przyjęcie opakowań zakupionych lub wytworzonych we własnym zakresie powinno być potwierdzone dowodem, np. "Magazyn przyjmie" lub "Pz", którego oryginał wraz z raportem obrotu danej placówki handlowej należy przekazać do komórki księgowości.
Ewidencja ilościowo-wartościowa opakowań stanowiących własność firmy na koncie "Opakowania" obejmuje wszystkie opakowania znajdujące się w placówkach gospodarczych, z wyjątkiem opakowań znajdujących się w placówkach handlu detalicznego, których ewidencja jest prowadzona wartościowo wraz z towarami.
Na koncie tym ujmuje się także opakowania własne wypożyczane nabywcom towarów, przekazane im wraz z zakupionymi przez nich towarami. Wydanie tych opakowań odbiorcom z własnego magazynu należy zaksięgować na następujących kontach:
Wn "Opakowania własne wypożyczane odbiorcom",
Ma"Opakowania". Natomiast zwrot tych opakowań przez odbiorców księgujemy zapisem odwrotnym.
Pozostałe operacje związane z obrotem opakowaniami własnymi zaksięgujemy następująco.
1. Przyjęcie opakowań do magazynu
a) własnych (zakupionych) Wn konto "Opakowania" Ma konto "Rozliczenie zakupu" lub "Rozrachunki z dostawcami"
b) wykonanych we własnym zakresie i wprowadzonych do użytkowania Wn konto "Opakowania" Ma konto "Koszty sprzedaży"
c) odzyskanych po opróżnieniu opakowań (wartość wkalkulowana w cenę towaru) Wn konto "Opakowania" Ma konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań"
2. Obniżenie cen ewidencyjnych opakowań własnych znajdujących się w magazynie Wn konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań" Ma konto "Opakowania"
3. Różnice inwentaryzacyjne ustalone w wyniku inwentaryzacji opakowań w drodze spisu z natury
a) nadwyżki opakowań Wn konto "Opakowania" Ma konto "Pozostałe rozrachunki"
b) niedobory opakowań Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Opakowania"
4. Sprzedaż opakowań
a) łączna kwota należności (dane z faktury VAT) Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami"
b) wartość w cenie sprzedaży netto (dane z faktury VAT) Ma konto "Sprzedaż opakowań"
c) rozchód sprzedanych opakowań Wn konto "Wartość sprzedanych opakowań" Ma konto "Opakowania"
5. Zużycie opakowań własnych wielokrotnego użytkowania na skutek ich eksploatacji (koszty działalności operacyjnej) Wn konto "Koszty według rodzajów" Ma konto "Opakowania"
Opakowania wypożyczane od dostawców wraz z zakupionymi w nich towarami, podlegające zwrotowi po upływie umówionego okresu, pod rygorem zapłacenia kary, traktuje się jako wprowadzone do obrotu niebędące własnością firmy. Dla zapewnienia kontroli obrotu tymi opakowaniami ich wartość księguje się na obciążenie jej placówek gospodarczych: Wn konto "Opakowania" lub "Towary", Ma konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań".
Zwrot tych opakowań dostawcy, w placówkach kontrolowanych ilościowo-wartościowo księgujemy następująco:
Wn konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań", Ma konto "Opakowania".
Natomiast w placówkach kontrolowanych wartościowo księgujemy: Wn konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań", Ma"Towary".
Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości opakowania znajdujące się w punktach prowadzących detaliczną sprzedaż towarów są ujmowane w księgach rachunkowych wartościowo wraz z towarami. W tym wypadku obciążenia i uznania placówki handlu detalicznego w księgach rachunkowych dokonujemy tylko wartościowo w cenach zakupu lub po koszcie wytworzenia - jeśli opakowania zostały wytworzone we własnym zakresie. Na dzień kończący okres sprawozdawczy i na dzień inwentaryzacji równowartość opakowań w cenach ewidencyjnych przenosi się z konta "Towary" na konto "Opakowania".
Warunkiem koniecznym ewidencji wartościowej opakowań jest konsekwentne stosowanie do przychodów, rozchodów i stanu rzeczywistego opakowań tych samych cen. Dlatego w razie zmiany ceny ewidencyjnej opakowań niezbędne jest wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dokonanej zmiany wartości zapasów opakowań ewidencjonowanych wartościowo wraz z towarami na koncie "Towary" i potwierdzenie korekty dowodem księgowym.
Podstawowe operacje związane z obrotem opakowaniami ewidencjonowanymi wartościowo księgujemy następująco.
1. Przyjęcie przez placówkę handlową (gdy towary i opakowania kontrolowane są tylko wartościowo):
a) opakowań własnych z zakupu, wprowadzonych pierwszy raz do używania Wn konto "Towary" Ma konto "Rozliczenie zakupu" lub "Rozrachunki z dostawcami"
b) opakowań obcych wypożyczonych od dostawcy wraz z zakupionymi od niego towarami podlegających zwrotowi Wn konto "Towary" Ma konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań"
c) opakowań odzyskanych po opróżnieniu z towarów, przeznaczonych do sprzedaży lub do używania na własne potrzeby, których wartość była wkalkulowana w cenę otrzymanych w tych opakowaniach towarów Wn konto "Towary" Ma konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań"
2. Zwrot właścicielowi obcych opakowań wypożyczonych Wn konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań" Ma konto "Towary"
3. Sprzedaż opakowań z odzysku, których wartość była wkalkulowana w cenę towarów (traktuje się jak sprzedaż materiałów)
a) wartość w cenie sprzedaży netto Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami" Ma konto "Sprzedaż opakowań"
b) VAT należny Wn konto "Rozrachunki z odbiorcami" Ma konto "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego"
c) rozchód sprzedanych opakowań Wn konto "Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań" Ma konto "Towary"
- opakowania transportowe - służą do przewozu produktów w opakowaniach jednostkowych lub zbiorczych w celu zapobiegania ich uszkodzeniom, z wyłączeniem kontenerów do transportu drogowego, kolejowego, wodnego lub lotniczego; są to np. skrzynki, kontenery, palety,
- opakowania zbiorcze- zawierają wielokrotność opakowań jednostkowych produktów i można je zdjąć z produktu bez naruszenia jego cech; są to zarówno opakowania przekazywane użytkownikowi, jak i służące zaopatrywaniu punktów sprzedaży, np. kartony, worki, pudełka,
- opakowania jednostkowe - są integralnym składnikiem produktu i służą do przekazywania produktów użytkownikowi w miejscu ich zakupu (np. mąka pakowana w torbę papierową).
