Czy składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych mogą być wpisywane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie listy wynagrodzeń pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i o dzieło (ewentualnie rachunków wystawionych przez pracujących na umowę zlecenia czy o dzieło)? – pyta czytelnik.
Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).
Stosownie do § 13 pkt 5 w zw. z § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, tj.:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie.
Podstawą wpisania do księgi przychodów i rozchodów składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez płatnika, Fundusz Pracy, FGŚP będą zatem dowody zapłaty, prawidłowo sporządzona lista płac zwierające informacje o wysokości składek finansowanych przez płatnika, rachunek zleceniobiorcy zawierający rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne jak również deklaracje rozliczeniowe (DRA) składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (por. interpretację Urzędu Skarbowego Warszawa-Wawer z 27 kwietnia 2005 r., 1439/DF/410/121/ 2005/14a).
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
