- Jakie dokumenty (zaświadczenia) musi wystawić pracodawca (płatnik składek) do potrzeb emerytalno-rentowych? – pyta czytelnik.
Pracodawcy (płatnicy składek) muszą przygotować m.in. wniosek o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożyć go w ZUS. Taki obowiązek nakłada na nich art. 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 887 ze zm.; dalej ustawa emerytalna).
Pracodawca musi kompletować wniosek o emeryturę (ZUS Rp-1E) wyłącznie dla pracowników, za których opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w chwili zgłoszenia przez tego ubezpieczonego wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy albo zgłoszenia przez członka rodziny zmarłego pracownika wniosku o rentę rodzinną.
Pracodawca nie pośredniczy w składaniu wniosku o emeryturę dla urodzonych po 31 grudnia 1948 r., przechodzących na emeryturę na tzw. nowych zasadach na podstawie art. 24 i 184 ustawy emerytalnej. Zgodnie bowiem z jej art. 182 ta grupa ubezpieczonych zgłasza wnioski bezpośrednio w ZUS.
Pracodawca musi przygotować wniosek wyłącznie dla osoby, za którą opłaca składki emerytalne i rentowe w chwili zgłoszenia przez nią wniosku o świadczenie. Musi też pomóc członkowi rodziny zmarłego ubezpieczonego w przygotowaniu wniosku o rentę rodzinną. Datę sporządzenia wniosku przez pracodawcę ZUS przyjmuje jako datę jego zgłoszenia.
Dane z akt posiłkowo
Zaświadczenie stwierdzające osiągane wynagrodzenia lub dochody wystawia pracodawca lub jego następca prawny. Bazuje przy tym na dokumentacji płacowej. Jeżeli taka nie istnieje, wydaje zaświadczenie o zarobkach, posiłkując się danymi z akt osobowych pracownika, np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych określających wynagrodzenie. Obowiązek wydawania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości odnosi się zarówno do aktualnie zatrudnionych, jak i byłych pracowników, gdy wystąpią z taką prośbą.
Konto w ZUS
Od 1 stycznia 1999 r. każdy ubezpieczony ma indywidualne konto w ZUS. Nie są wymagane dokumenty stwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek społecznych, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające ustalić prawo do świadczenia. Ponadto dokumenty te nie są konieczne, jeżeli złożono je w ZUS do ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy lub odrębnych przepisów.
Czytaj więcej
Czy nabycie samochodu może być tak proste, jak zamówienie sprzętu online? O tym, jak wygląda transformacja tego sektora oraz jak należy odpowiedzie...
Przykład
Pracownica urodzona 15 września 1955 r. po ukończeniu powszechnego wieku emerytalnego, tj. 60 lat i 11 miesięcy, złożyła do ZUS wniosek o emeryturę. Do podstawy jej wymiaru wskazała zarobki z lat 2006–2015. Zwróciła się do pracodawcy o wydanie zaświadczenia ZUS Rp-7. Zakład pracy nie musi go wystawiać. Nie będzie on potrzebny, gdyż na indywidualnym koncie pracownicy w ZUS figurują dane o wysokości składek odprowadzanych za nią przez zakład pracy.
Transfer lub likwidacja
W myśl art. 231 § 1 kodeksu pracy w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę z mocy prawa staje się on stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.
Pracownikom, którzy zostali przejęci z częścią zakładu, zaświadczenie o osiąganych zarobkach lub dochodzie (ZUS Rp-7) powinien wystawić nowy pracodawca. Dla zatrudnionych pozostałych w nieprzejętej części przedsiębiorstwa lub z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem, właściwy do wystawienia takiego druku jest ich dotychczasowy pracodawca.
Jeśli dotychczasowy zakład przekazał dokumenty płacowe tych, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Potwierdzenia dokonuje uprawniony do takich czynności pracownik firmy, np. specjalista ds. kadr i płac.
Gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszczeniu, zaświadczenie o osiągniętych wynagrodzeniach może wydać pracodawca (następca prawny) na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. w:
- umowie o pracę,
- pismach o powołaniu, mianowaniu,
- karcie wynagrodzeń.
Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki Skarbu Państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.
Gdy zakład zlikwidowano i nie ma następcy, zarobki potwierdzi jednostka przechowująca dokumentację pracowniczą (np. organ założycielski, organ nadrzędny, archiwum lub firma przechowalnicza).
Poza krajem
Ten, kto przed wyjazdem za granicę był zatrudniony w Polsce, z wnioskiem o emeryturę czy ustalenie kapitału początkowego powinien przedłożyć zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym. Wystawia je zakład, który zatrudniał go bezpośrednio przed wyjazdem.
Jeżeli zaś macierzysty zakład został zlikwidowany albo pracodawca z innych obiektywnych przyczyn nie może wskazać wynagrodzenia pracownika lub osoba przed wyjazdem za granicę nie pracowała w Polsce, zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym wystawi inny zakład zatrudniający pracowników w takim lub podobnym charakterze, w jakim delegowany do pracy za granicę był zatrudniony przed wyjazdem do tej pracy.
Kto nie musi
Wniosku pracownika o emeryturę nie kompletują:
- zleceniodawcy,
- osoby fizyczne zatrudniające pracowników, niewypłacające świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (są to pracodawcy, którzy do 30 listopada poprzedniego roku nie zgłaszali co najmniej 20 osób do ubezpieczenia chorobowego),
- płatnicy składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.
