Jak długo trzymać dokumenty do wyliczenia emerytury?

- Jesteśmy nową firmą. Jak długo musimy przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń i inne dokumenty pracowników, na podstawie których ustala się podstawy wymiaru ich emerytury lub renty? – pyta czytelnik.

Listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty i dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek musi przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u niego. Tak stanowi art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 887 ze zm.).

Jak należy postępować z materiałami archiwalnymi, określa ustawa z 14 lipca 1983 r. o zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 1446 ze zm.; dalej: ustawa).

Kiedy niszczenie

Zgodnie z jej art. 5 ust. 2 metody klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz metody i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej określa w rozporządzeniu minister kultury, po zasięgnięciu opinii naczelnego dyrektora archiwów państwowych.

Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU z 2015 r., poz. 1743; dalej: rozporządzenie) precyzuje m.in. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast załącznik nr 1 do niego wskazuje sposób oznaczania kategorii archiwalnych. Gdy przepisy szczególne tak stanowią, dopuszcza się inne sposoby liczenia okresów przechowywania dokumentacji niż określone w załączniku 1 do rozporządzenia.

Dokumentacja niearchiwalna podlega tzw. brakowaniu, czyli niszczeniu, po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu części nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

Eliminacja dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. Potwierdza, że wśród zasobów przeznaczonych do zniszczenia nie ma materiałów archiwalnych.

Dyrektor archiwum państwowego może nie przystać na usunięcie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów z § 9 rozporządzenia. Jednocześnie wskazuje, dlaczego tak zdecydował oraz wydaje odpowiednie zalecenia. Przyczyną odmowy może być także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

Dyrektor archiwum może wyłączyć z niszczenia papiery, których kwalifikacja archiwalna lub opis budzą wątpliwości, przedstawiając zalecenia o dalszym postępowaniu.

Likwidacja lub upadłość

Zgodnie z art. 51u ustawy, gdy pracodawca jest postawiony w stan likwidacji lub sąd ogłasza jego upadłość, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji. Do niego trafi ona na dalsze przechowanie, zapewniając na ten cel pieniądze na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przetrzymania dokumentacji liczonego od dnia:

- zakończenia pracy u pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,

- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Gdy na wniosek pracodawcy lub syndyka sąd rejonowy stwierdzi, że nie ma pieniędzy na dalsze przechowywanie, dokumentację przejmuje państwowe archiwum utworzone w tym celu przez ministra kultury. Zanim sąd wyda takie postanowienie, zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego, właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

Ryzyko utraty

Dyrektor archiwów państwowych może nakazać złożenie dokumentacji pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje ryzyko jej zniszczenia. W szczególności chodzi o czynniki atmosferyczne lub działanie osób trzecich, a nie ma podstaw, aby dokumentację przekazać innej instytucji na dalsze przechowanie.

Skąd pieniądze

Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z KRS lub CEIDG.