Obowiązek przygotowania i złożenia wniosku o rentę rodzinną w imieniu uprawnionych spoczywa na pracodawcy. Natomiast dostarczenie wymaganych załączników do wniosku należy do osób zainteresowanych otrzymaniem tego świadczenia.
Warunki nabywania prawa do renty rodzinnej określa ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1440 ze zm., dalej ustawa emerytalna). Jej art. 125 nakłada na pracodawcę wymóg poinformowania rodziny zmarłego pracownika o warunkach wymaganych do uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku i złożenia go w ZUS. Obowiązek ten nie dotyczy m.in. osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.
Renta rodzinna przysługuje uprawnionym członkom rodziny osoby, która w chwili śmierci miała ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy albo spełniała warunki wymagane do uzyskania jednego z tych świadczeń (art. 65 ustawy emerytalnej). Przy ocenie prawa do renty przyjmuje się, że osoba zmarła była całkowicie niezdolna do pracy.
Renta rodzinna przysługuje także uprawnionym członkom rodziny osoby, która w chwili śmierci pobierała zasiłek przedemerytalny, świadczenie przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne (art. 66 ustawy). W takim przypadku przyjmuje się, że zmarły spełniał warunki do uzyskania renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy.
O rentę rodzinną mogą też wystąpić uprawnieni wymienieni w art. 67 ustawy emerytalnej, gdy spełnią warunki określone w jej art. 68–71. Wszystkim uprawnionym z familii przysługuje jedna łączna renta rodzinna. Dzieli się ją między nich na równe części.
