Składki ZUS od świadczeń urlopowych

Muszą być jednak zachowane określone warunki. Jeśli pracodawca im uchybi, to i daniny ubezpieczeniowe musi naliczyć.

Podstawę wymiaru składek społecznych oraz zdrowotnej stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników z racji zatrudnienia ?w stosunku pracy. Tę definicję spełnia też świadczenie urlopowe. Jednak wyjątkiem od zasady oskładkowania wszystkiego co przychodowe do celów fiskalnych jest katalog świadczeń wyłączonych ?z podstawy wymiaru składek. Pozycją zwolnioną są świadczenia urlopowe wypłacane ?na mocy art. 3 ust. 4 ustawy ?z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs) do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia ?1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm. >patrz ramka).

Robocze i weekendy

Świadczenie urlopowe szef wypłaca każdemu korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jest to więc jedyna przesłanka otrzymania świadczenia. W tym limicie mieszczą się także dni wolne od zadań dla pracownika oraz niedziele i święta. I liczy się je  kolejno, bez względu na to, czy urlopu udziela się tylko na rozkładowe dni robocze etatowca.

Przykład

Uprawniony do 26 dni urlopu złożył wniosek o jego udzielenie od 20 czerwca do 6 lipca. ?To łącznie 17 dni. Przysługuje mu świadczenie urlopowe, choć ?z jego puli urlopowej ubędzie tylko 11 dni (pracuje od poniedziałku do piątku).

Prawo do świadczenia urlopowego nie zależy ani od stażu pracy, ani od sytuacji materialnej, życiowej pracownika, ani od rodzaju angażu (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo). Nie ma też znaczenia, czy podwładny korzysta z urlopu zaległego czy bieżącego. Świadczenie ma charakter roszczeniowy, tzn. można dochodzić jego wypłaty na drodze sądowej. Prawo do tego świadczenia nie przechodzi na rok następny. Pracownik, który podczas zatrudnienia w roku u pracodawcy, biorąc urlop, pobrał jedno świadczenie urlopowe, może je odebrać po raz kolejny w tym samym roku ?w innej firmie, w której podjął zatrudnienie i wystarczyło mu urlopu w wymiarze 14 dni.

Świadczenie nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Przy czym wielkość świadczenia dla niepełnoetatowców ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy >patrz tabela.

Świadczenie urlopowe przysługuje też młodocianym pracownikom w wysokości odpisu na każdego według roku nauki. Ale oszczędny pracodawca może je obniżyć, gdyż są to tylko maksymalne stawki.

Kiedy obowiązkowy ZUS

Świadczenie urlopowe będzie podlegało oskładkowaniu w całości lub częściowo, gdy:

- ?kwota świadczenia, w tym dla pracowników młodocianych, przewyższyła ustawowy limit odpowiadający odpisowi podstawowemu na zfśs – np. zamiast 1093,93 zł szef przyznał i wypłacił 1200 zł; nadwyżka ponad pułap wchodzi do podstawy składkowej,

- ?zatrudnionemu w normalnych warunkach wypłaca się świadczenie w wysokości przewidzianej dla pracujących w warunkach szczególnych/szczególnym charakterze; tu też nadwyżka podlega ZUS,

- ?zatrudnionym na część etatu wypłaca się pełne świadczenie bez zmniejszenia odpowiednio do wielkości wymiaru czasu pracy; nadwyżka podlega ZUS (to samo, gdy świadczenie zmniejsza się proporcjonalnie do etatu, ale i tak przekracza wysokość ustawową, np. zamiast 546,97 zł dla połowy etatu pracownik dostaje 600 zł),

- ?pracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu umiarkowanym lub znacznym świadczenie urlopowe wypłacono w wysokości odpisu na zfśs, ale zwiększonego (na każdą zatrudnioną osobę, ?w stosunku do której orzeczono znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawność, wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z II półrocza ?2010 r., czyli o 182,32 zł; odpis wynosi wówczas 1276,25 zł); nadwyżka ponad odpis podstawowy, tj. 182,32 zł, jest obłożona składkami,

- ?świadczenia urlopowe są wypłacane przez zatrudniającego 1 stycznia co najmniej ?20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie utworzył zfśs.

Przykład

Pracownik z poprzedniego przykładu, zatrudniony ?w normalnych warunkach, ?18 czerwca (przed urlopem ?i Bożym Ciałem) otrzymał świadczenie urlopowe oraz pensję za czerwiec. Jego wynagrodzenie to 2850 zł (brutto). Pracodawca niezobowiązany do utworzenia zfśs przyznał 1200 zł brutto świadczenia. W rozliczeniu ?za czerwiec w podstawie wymiaru składek szef musi uwzględnić – oprócz wynagrodzenia – również nadwyżkę świadczenia urlopowego w wysokości ?106,07 zł (1200 zł – 1093,93 zł). Łączna podstawa wymiaru składek wynosi więc 2956,07 zł.

Przerwane 14 dni

Świadczenie wypłaca się najpóźniej w ostatnim dniu przed startem urlopu, dlatego nie jest pewne, czy faktycznie te 14 dni zostaną zrealizowane. Mogą je przerwać niespodziewane okoliczności, np. choroba pracownika czy odwołanie z urlopu przez firmę w pilnej sprawie. Wtedy nie zostanie spełniony warunek dwutygodniowego ciągłego wypoczynku. Co wówczas ze składkami na ZUS – czy mimo to zwolnienie nadal przysługuje, bo liczy się to, że na dzień wypłaty istniał plan wybrania 14 dni, czy nie, i wtedy świadczenie należy potraktować jako zwykły ozusowany przychód nienależny zgodnie z ustawą o zfśs?

Nie podlega składkom społecznym od pracowników świadczenie, o którym mowa ?w art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs (art. 3 ust. 6 ustawy o zfśs). Oznacza to, że zwolnienie ZUS stosuje się, jeśli świadczenie urlopowe zostało wypłacone w „odpisowej" (bądź niższej) wysokości (mowa tu o kwocie wypłacanego świadczenia). Jednak prawo do samego świadczenia powstaje dopiero przy 14-dniowym urlopie, przy czym chodzi tu ?o ten wykorzystany, a nie udzielony. Dlatego aby świadczenie urlopowe było należne i zwolnione ze składek na ZUS, nie wystarczy – moim zdaniem ?– samo złożenie wniosku przez etatowca i udzielenie urlopu ?w tym wymiarze przez firmę. Inaczej do jego wypłaty wystarczyłaby deklaracja (sam zamiar) wzięcia 14-dniowego urlopu, bez względu na to, ile faktycznie będzie trwał ten urlop. Zatem składki należy potrącić, jeśli świadczenie jest nienależne, a tym samym nie jest tym ?w rozumieniu ustawy o zfśs.

Przykład

Pracownik poszedł na ponad 14-dniowy wypoczynek, który rozpoczął 16 czerwca br. (do końca miesiąca). 13 czerwca pobrał od pracodawcy 1093,93 zł świadczenia urlopowego, od którego nie odciągnięto ZUS. Pobrano tylko zaliczkę na podatek:

- ?podstawa opodatkowania: 1093,93 zł – 111,25 zł (koszty uzysku) ?= 982,68 zł; po zaokrągleniu 983 zł

- ?zaliczka na podatek: (983 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 130,61 zł; ?po zaokrągleniu 131 zł

- ?świadczenie urlopowe do wypłaty: 1093,93 zł – 131 zł = 962,93 zł.

25 czerwca pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie, obejmujące okres od 25 czerwca do 4 lipca, gdyż na wyjeździe uległ wypadkowi. Ponieważ w tym roku wykorzystywał urlop, nie została mu już kolejna 14-dniowa część. Szef nie zamierza domagać się zwrotu świadczenia, ale to oznacza konieczność potrącenia od niego wszystkich składek ZUS. Ostatniego dnia czerwca pracodawca wypłaci więc wynagrodzenie chorobowe za czerwiec za sześć dni oraz za przepracowaną część miesiąca. Na liście płac powinien uwzględnić też należne składki od świadczenia związanego z urlopem i odliczyć je od pozostałych wypłat. Wynagrodzenie pracownika wynosi 4000 zł brutto >patrz lista płac.

1) wynagrodzenie chorobowe: ?? składki finansowane przez pracownika: 4000 zł x 13,71 proc. ?= 548,40 zł; ?? podstawa wymiaru chorobowego: 4000 zł – 548,40 zł = 3451,60 zł; ?? ?wynagrodzenie chorobowe: 3451,60 zł : 30 = 115,05 zł x 80 proc. ?= 92,04 zł x 6 dni = 552,24 zł,

2) ?pensja za pracę w czerwcu (urlop traktujemy jak okres przepracowany): 4000 zł : 30 = 133,33 zł x 6 dni = 799,98 zł; ?4000 zł – 799,98 zł = 3200,02 zł,

3) ?składki społeczne należne od świadczenia urlopowego ?do potrącenia w czerwcu: 149,98 zł (1093,93 zł x 13,71 proc.),

4) ?składka zdrowotna należna od świadczenia urlopowego do potrącenia w czerwcu: 84,96 zł [(1093,93 zł – 149,98 zł) x 9 proc. = 84,96 zł; z tego 73,16 zł do odliczenia od zaliczki na podatek.

Problem jednak polega na tym, że ustawodawca nie przewidział tej sytuacji i nie uregulował, kiedy ewentualnie świadczenie urlopowe należy uznać za nienależne. Przyjmuje się, że jeśli szef przesunie niewykorzystaną część wakacji z powodów, które ten wypoczynek przekładają na później (choroba, urlop macierzyński czy ćwiczenia wojskowe – art. 166 k.p.), co ?w konsekwencji doprowadzi do wybrania tych 14 dni, nie powinien żądać zwrotu tego świadczenia jako nienależnego. Nadal będzie ono nieoskładkowane. Co innego, gdy nie ma możliwości udzielenia 14-dniowej części urlopu. Wówczas szef może potraktować świadczenie jako nienależne i żądać od etatowca oddania otrzymanej kwoty lub odstąpić od tego, ale zastrzec, że świadczenie to jako niespełniające definicji świadczenia urlopowego podlega ZUS.

Kto musi płacić

Zgodnie z ustawą o zfśs świadczenia urlopowe mogą wypłacać pracodawcy nieprowadzący działalności w formie jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, zatrudniający 1 stycznia danego roku (czyli 1 stycznia 2014 r.) mniej ?niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dotyczy to firm, które nie utworzyły dobrowolnie zfśs.

Świadczenia te muszą wypłacać pracodawcy, którzy nie zrezygnowali z ich uiszczania, dopełniając odpowiednich procedur, czyli ?nie poinformowali załogi do 31 stycznia br. o rezygnacji z wypłaty świadczeń w tym roku (dotyczy to zatrudniających mniej niż ?20 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar) lub nie zrezygnowali ze świadczeń, modyfikując regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy.

Większe firmy, które 1 stycznia br. miały co najmniej ?20 pracowników sprowadzonych do pełnych wymiarów czasu pracy, nie wypłacają tych świadczeń, lecz muszą założyć zfśs, chyba że zachowując odpowiedni tryb postępowania, odstąpiły od utworzenia tego funduszu. Nie znaczy to jednak, że w zastępstwie wezmą ?na siebie wypłatę świadczeń urlopowych.