Od niedawna prowadzę niewielką działalność gospodarczą, przy której zatrudniam kilkoro pracowników. Jedna z pracownic jest w ciąży i termin porodu ma wyznaczony na 20 maja br. Składki za osoby na urlopach macierzyńskich finansuje budżet państwa. ?Od jakiej podstawy powinienem je naliczać oraz jak je wykazywać w dokumentach ubezpieczeniowych? ?Czy jako pracodawca po porodzie pracownicy będę musiał przekazać do ZUS jakieś dodatkowe dokumenty?

– pyta czytelnik.

Ponieważ czytelnik zatrudnia do 20 osób, płatnikiem zasiłku macierzyńskiego będzie ZUS. To na nim spoczywają obowiązki płatnika składek za tę osobę, w tym dotyczące rozliczania składek ubezpieczeniowych. Pracodawca będzie musiał natomiast wykazywać przerwę w opłacaniu składek pracowniczych oraz przekazać do ZUS dokumenty pozwalające na wypłatę zasiłku przez ten organ.

Mniejsza firma nie rozlicza...

Od pierwszego dnia urlopu macierzyńskiego podwładna podlega ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, a nie stosunku pracy. Ich podstawę stanowi kwota wypłacanego zasiłku i w całości finansuje je budżet państwa.

Obowiązek prawidłowego wykazywania należnych składek w dokumentach ubezpieczeniowych spoczywa na podmiocie pełniącym rolę płatnika składek. To zaś, zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r. ?poz. 1442 ze zm., dalej ustawa o sus), zależy od tego, kto będzie wypłacał zasiłek macierzyński.

Z pytania wynikałoby, że czytelnik zgłasza ?do ubezpieczenia chorobowego poniżej 20 osób. Zatem to ZUS będzie płatnikiem zasiłku macierzyńskiego. Ten organ będzie tym samym wykazywał składki od wypłacanego zasiłku, a nie czytelnik.

...ale składa dodatkowy raport

Pracodawca musi natomiast składać za podwładną – przez cały okres jej pobytu na urlopie macierzyńskim – dodatkowy formularz ZUS RSA „Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek". W zależności od rodzaju urlopu pracodawca podaje w nim jeden z następujących kodów świadczenia/przerwy:

- ?311 – za okres urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

- ??319 – za okres urlopu rodzicielskiego,

- ??325 – za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

W związku z tym, że płatnikiem zasiłku macierzyńskiego będzie ZUS, pracodawca nie powinien wypełniać pól: „Liczba dni zasiłkowych/Liczba wypłat" oraz „Kwota".

Przykład

Od 1 kwietnia 2014 r. pani Teresa jest na urlopie macierzyńskim (podstawowym). W kwietniu nie wypłacono jej żadnych składników podlegających oskładkowaniu, a płatnikiem zasiłku macierzyńskiego był ZUS. Za kwiecień za panią Teresę nie należy już składać raportu ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 XX). Natomiast pracodawca powinien wypełnić raport ZUS RSA, w którym podaje pracowniczy kod tytułu ubezpieczenia, cyfrę 311 jako kod świadczenia/przerwy oraz okres od 1.04.2014 do 30.04.2014. Pozycje dotyczące liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat i kwoty mają pozostać puste, gdyż płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS.

Trudniej z niepełnym miesiącem

Podobnie jak w sytuacji opisanej w pytaniu start albo zakończenie urlopu macierzyńskiego najczęściej przypada w trakcie trwającego już miesiąca, a nie z pierwszym lub ostatnim jego dniem. W takim przypadku pracodawca – oprócz złożenia raportu ZUS RSA – musi przygotować także druk ZUS RCA, w którym rozliczy składki od wynagrodzenia wypłaconego za dni przepracowane w miesiącu.

Przykład

Pani Monika korzysta z podstawowego urlopu macierzyńskiego od porodu, tj. od 20 maja 2014 r. Płatnikiem zasiłku będzie ZUS. 30 maja za przepracowane w tym miesiącu dni pani Monika otrzymała 2567,89 zł wynagrodzenia (w pełni oskładkowane). Ponieważ urlop macierzyński rozpoczął się w trakcie maja, za ten miesiąc szef złoży za podwładną następujące dokumenty rozliczeniowe:

- ?ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, gdzie wykaże składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od podstawy wynoszącej 2567,89 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty 2215,83 zł ?(2567,89 zł - 352,06 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownicy),

- ?ZUS RSA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, cyfrą 311 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 20.05.2014 do 31.05.2014 oraz pustymi polami dotyczącymi liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat i kwoty.

Premie po rozwiązaniu

Złożenie raportu ZUS RCA będzie też konieczne, jeśli w trakcie trwającego urlopu macierzyńskiego szef wypłaci podwładnej dochody ze stosunku pracy podlegające oskładkowaniu, np. premię miesięczną, kwartalną czy półroczną.

Przykład

W maju 2014 r. pani Małgorzata, przebywająca ?od 1 kwietnia tego roku na podstawowym urlopie macierzyńskim, otrzymała 3200 zł premii za pierwszy kwartał. Płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest w tym przypadku ZUS. Ponieważ pracodawca wypłacił składnik podlegający oskładkowaniu, za maj wykazuje podwładną w następujących raportach:

- ?ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia oraz składkami na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych naliczonymi od kwoty ?3200 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne ?od 2761,28 zł (3200 zł - 438,72 zł),

- ?ZUS RSA z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia, cyfrą 311 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 01.05.2014 do 31.05.2014 ?oraz pustymi polami: Liczba dni zasiłkowych/Liczba wypłat i Kwota.

Musi być podstawa

Ponieważ płatnikiem zasiłku macierzyńskiego będzie ZUS, szef powinien przekazać temu organowi także dokumenty pozwalające na ustalenie prawa do zasiłku. Ich zakres wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2012 r., poz. 444 ze zm.) i zależy m.in. od rodzaju urlopu macierzyńskiego.

Przy urlopie podstawowym będą to:

- ?zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku określające przewidywaną datę porodu, o ile podwładna będzie chciała skorzystać z urlopu jeszcze przed porodem,

- ?skrócony odpis aktu urodzenia dziecka – za okres przypadający po porodzie.

Z tymi dokumentami szef będzie musiał też wypełnić i przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3 dostępnym w każdej jednostce ZUS oraz na jego stronie internetowej (www.zu.pl).