Obowiązek przekazania ubezpieczonym informacji rocznej – czyli zestawienia danych, jakie płatnik wykazał w raportach złożonych w ZUS – wynika ?z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). Do 28 lutego płatnicy muszą podsumować rok ubiegły i przekazać ubezpieczonym te informacje na piśmie lub – za zgodą – w formie dokumentu elektronicznego.
Po raz pierwszy firmy musiały się wywiązać z tego obowiązku do 28 lutego 2013 r., kiedy przekazywały swoim ubezpieczonym informacje roczne za 2012 rok. ZUS nie wprowadził wtedy do programu „Płatnik" funkcji tworzenia tej informacji, zapewniając, że będzie ona dostępna w następnej jego wersji. Płatnicy posiłkowali się wówczas m.in. programami kadrowo-płacowymi. Czy w tym roku, mimo nowej wersji oprogramowania, czeka nas powtórka tej sytuacji?
Mówiąc o zestawieniach danych z raportów, płatnicy nadal posługują się pojęciem RMUA. Ale dokument ten został uchylony rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 9 września 2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych ?i ubezpieczenia zdrowotnego (...); DzU z 2013 r., poz. 1101. ?W jego miejsce wprowadzono formularze „Informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej" i „Informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej".
Nowa wersja programu „Płatnik 9.01.001A" uwzględnia tę zmianę. Dotychczasowy dokument ZUS RMUA został zastąpiony formularzami informacji. Jednak dokumenty te można tworzyć wyłącznie na podstawie raportów rozliczeniowych, które płatnik przekazał i które zostały poprawnie przetworzone (uznane przez ZUS za poprawne). Jest to o tyle słuszne, że ubezpieczony powinien dostawać takie informacje, jakie zostały faktycznie przekazane do ZUS w imiennych raportach za poszczególne miesiące, z uwzględnieniem ich korekt. Jednocześnie jednak oznacza to, że do sporządzenia tych dokumentów konieczne jest pobranie danych z ZUS, w tym kompletów rozliczeniowych za okresy, dla których tworzone są te informacje.
Jak wiadomo, opóźnia się drugi etap wdrożenia programu „Płatnik". A to w nim użytkownicy mają uzyskać dostęp do danych z ZUS. W związku z tym obecnie w wersji programu 9.01.001A nie ma możliwości utworzenia „Informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej" za 2013 r. Jest jedynie opcja utworzenia informacji miesięcznej, ale pozwala ona przygotować takie zestawienie wyłącznie na podstawie dokumentów rozliczeniowych wysłanych do ZUS z programu „Płatnik" w wersjach 9.01.001 lub 9.01.001A – czyli przygotowanych według nowych wzorów. Nie uda się natomiast utworzyć informacji za te miesiące, za które płatnik przesłał do ZUS dokumenty, korzystając ze starszej wersji „Płatnika" (8.01.001A).
Jeśli ZUS nie zdąży przygotować programu do tworzenia informacji rocznych, płatnicy znów będą musieli radzić sobie we własnym zakresie. Ratunkiem ponownie mogą się okazać programy kadrowo-płacowe. Dla małych i średnich firm (zatrudniających do 100 osób) dobrym rozwiązaniem jest też skorzystanie z aplikacji e-Płatnik, która posiada funkcjonalność tworzenia rocznych i miesięcznych informacji. Oprogramowanie dostępne jest na portalu pue.zus.pl. Można w nim pracować po nadaniu przez ZUS uprawnień do roli płatnika i jej aktywowaniu.
Po tym, jak wersja „Płatnika 9.01.001A" nadrobiła kilka braków poprzedniej (9.01.001), nie ma wątpliwości, że przydałaby się kolejna wersja 9.01.001B.
