Tylko do końca grudnia można używać w rozliczeniach z ZUS dotychczasowych formularzy, a tym samym również obecnej wersji programu Płatnik. Za trzy tygodnie przekazywane dokumenty muszą uwzględniać zmiany wprowadzone rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 9 września 2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU z 2013 r., poz. 1101). Rozporządzenie to obowiązuje od 1 listopada br., ale do końca roku płatnicy mają prawo stosować do rozliczeń dotychczasowe druki i oprogramowanie.

Pierwszy etap

ZUS właśnie opublikował na swoich stronach internetowych kolejną wersję (9.01.001) programu Płatnik, w której dostosowano wzory formularzy do obecnie obowiązującego prawa. Pod adresem http://pue.zus.pl/platnik/pobierz, można znaleźć program (238 MB), szkolenie elektroniczne (350 MB) oraz podręczniki dla użytkownika i administratora. Z kolei na stronie http://pue.zus.pl/platnik/pobierz-pozostale zamieszczono adresy do pobierania programu i pozostałych elementów z dodatkowych lokalizacji. W przypadku problemów z pobieraniem programu ze strony ZUS, warto również zajrzeć na stronę http://www.platnik.info.pl/download.htm.

Funkcjonalności zawarte w wersji 9.01.001 są udostępniane użytkownikom etapowo. Pierwszy z nich obejmuje:

Zgodnie z rozporządzeniem z 9 września 2013 r., w „Płatniku 9.01.001" są dostępne zmienione druki rozliczeniowe: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA. W raportach rozszerzono zakres źródeł finansowania składek, dodając pola uwzględniające wszystkie źródła ich finansowania (m.in. przez budżet państwa oraz Fundusz Kościelny) >zob. obrazek 1.

Zmiany dokumentów

Zarówno w deklaracji ZUS DRA, jak i raporcie ZUS RCA rozdzielono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe na dwie odrębne stawki. Ma to znaczenie m.in. w sytuacji rozliczenia składek za osoby, których podstawa składki chorobowej podlega ograniczeniu do 250 proc. przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału >zob. obrazek 2.

W kartotekach ubezpieczonych i w dokumentach ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, ZUS ZWUA, ZUS ZIUA, ZUS ZSWA dostosowano obsługę pola NIP do obowiązujących od września 2011 r. zasad podawania tego numeru. W danych identyfikacyjnych ubezpieczonego i członka jego rodziny nie podaje się numeru NIP. Należy w nich podawać jako numer identyfikacyjny PESEL, a gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer paszportu. Nawet jeśli w kartotece ubezpieczonego jest numer NIP (co jest oznaczone błędem zwykłym), to numer ten nie przenosi się do dokumentów ubezpieczeniowych.

Zamiast formularza ZUS RMUA rozporządzenie wprowadziło dwa wzory dokumentów „Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej" i „Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej". Jednak w pierwszym etapie udostępnienia programu Płatnik nie jest możliwe utworzenie tych dokumentów, ponieważ wymaga to pobrania danych z ZUS.

Inne oznaczenia

Nowa wersja programu zawiera kody przerw w ubezpieczeniu i pobieranych świadczeń, które wprowadzono w związku z nowymi uprawnieniami rodzicielskimi >zob. obrazek 3. W dokumentach składanych począwszy od 1 listopada 2013 r. można używać kodów:

Kolejność aktualizacji

W pierwszym etapie program w wersji 9.01.001 aktualizuje dane i komponenty:

Usługa aktualizacji wywoływana jest przy uruchomieniu programu oraz z menu Administracja. Gdy w ZUS będą dostępne aktualizacje, program poinformuje o tym użytkownika.

Wstrzymana wysyłka

Program nie dopuści do wysłania zestawu dokumentów, jeśli znajdują się w nim razem:

Przy wysyłaniu ZUS ZWUA i ZUS ZUA lub ZUS ZZA – w celu dokonania zmiany albo korekty kodu tytułu ubezpieczenia lub daty zgłoszenia do ubezpieczeń albo rodzajów zgłoszonych ubezpieczeń – w jednej przesyłce, wprowadzono oznaczenie kolejności przetworzenia dokumentów, aby w systemie informatycznym ZUS przetworzyły się we właściwej kolejności. Po umieszczeniu ZUS ZWUA i ZUS ZUA/ZZA w jednym zestawie pojawi się lista formularzy, którym trzeba ustalić kolejność przetworzenia.

W jednym zestawie wysyłanym do ZUS nie mogą znajdować się dokumenty rozliczeniowe o różnych identyfikatorach deklaracji bądź raportu. Również każdy okres rozliczeniowy musi być umieszczony w oddzielnym zestawie.

To nie ostatnia modyfikacja

W drugim etapie wdrażania programu Płatnik mają zostać udostępnione funkcje i usprawnienia, których celem jest ułatwienie pracy zarówno płatnikom składek, jak i biurom rachunkowym. Mogą oni oczekiwać, że program będzie m.in. weryfikował poprawność sporządzanych dokumentów w oparciu o dane już zewidencjonowane w ZUS. Podstawową zmianą będzie jednak pobieranie danych zapisanych na kontach płatników i ubezpieczonych oraz aktualizacja na tej podstawie kartotek programu Płatnik. Odbędzie się to przy pomocy tej samej funkcji, która obecnie służy do aktualizacji komponentów. Po pobraniu danych użytkownik nie będzie mógł samodzielnie edytować kartotek. Równocześnie ma zostać rozszerzony zakres weryfikacji dokumentów oraz krytyczności błędów wykrywanych w dokumentach ubezpieczeniowych, co wpłynie na zwiększenie poprawności wysyłanych dokumentów.