Samozatrudnienie jest coraz bardziej powszechną formą świadczenia usług i wykonywania prac. To korzystny układ dla pracodawcy, który nie musi respektować pracowniczych norm i korzyści płynących z kodeksu pracy. Ma też wymierny aspekt finansowy. To samozatrudniony pilnuje swoich składek zusowskich i innych rozliczeń z fiskusem, a także ponosi ich ciężar.

Do założenia jednoosobowej działalności wystarczy jedna wizyta w gminnym okienku, ale nie jest to jedyna formalność, której trzeba dopilnować przy zakładaniu i prowadzeniu firmy. Wiedza w tym zakresie przyda się m.in. tysiącom świeżo upieczonych radców prawnych i adwokatów, którzy po zdaniu egzaminu zawodowego wchodzą na rynek pracy.

Wniosek do CEIDG i rejestracja

Jednoosobową działalność gospodarczą można założyć składając wniosek o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEIDG), podczas jednej wizyty w urzędzie gminy. Pismo to można też złożyć on-line, opatrując je bezpiecznym podpisem. Po tej formalności osoba fizyczna dostanie numer NIP i REGON, staje się przedsiębiorcą. Wniosek jest podstawą do jego rejestracji w ZUS.

Samozatrudniony jest jednocześnie płatnikiem składek i ubezpieczonym. Na starcie firmy musi więc złożyć w ZUS dwa formularze: ZUS ZFA oraz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

ZUS ZFA to zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek. Wypełnia go ZUS na podstawie wniosku do CEIGD, w którym są niezbędne do tego dane przedsiębiorcy. Drugi druk to rejestracja do ubezpieczeń na ZUS ZUA lub ZUZ ZZA. Ten druk przedsiębiorca musi jednak złożyć sam.

Obowiązek ubezpieczeń

Z zasady samozatrudniony musi opłacać składki emerytalną, rentową, wypadkową i zdrowotną. Tym ubezpieczeniom podlega od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dzień ten może, ale nie musi, pokrywać się z dniem wskazanym w rejestracji przedsiębiorcy w CEIDG, bo czynność ta ma charakter deklaratoryjny. Data ta nie decyduje, kiedy dokładnie działalność została rozpoczęta (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego z 24 kwietnia 2013 r., III AUa 206/13).

Przykładowo przedsiębiorca może zarejestrować firmę w CEIDG 1 września br., a faktycznie rozpocząć działalność od 1 października 2013 r. I od tej późniejszej daty zacznie podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom.

Jeśli jednak przedsiębiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń (np. etat, czy zlecenie), może się okazać, że z działalności zwolniony jest ze składek społecznych i musi opłacać tylko ubezpieczenie zdrowotne.

Samozatrudnienie to również tytuł do objęcia ubezpieczeniem chorobowym, ale na zasadzie dobrowolności. Przedsiębiorca może do niego przystąpić pod warunkiem, że objęty jest obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Do chorobowego może się zgłosić w każdym czasie, ale nie z datą wsteczną.

Zgłoszenie do ZUS

Jeśli zarejestrowana działalność jest jedynym źródłem zarobkowym przedsiębiorcy, to musi on zgłosić siebie do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego na druku ZUS ZUA. Ma na to 7 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności. Gdy chce od razu przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, to zaznacza odpowiednie pole w formularzu. Jeżeli podejmie w tej sprawie decyzję później – składa na nowo odpowiednio wypełniony druk ZUS ZUA, ale najpierw musi wyrejestrować się z ubezpieczeń, do których się zgłosił na początku działalności.

Przedsiębiorca, który podlega już obowiązkowym ubezpieczeniom z innego tytułu, z nowej firmy obowiązkowo płaci tylko składkę zdrowotną. Do tego ubezpieczenia zgłasza się na druku ZUS ZZA. Jeśli mimo opłacania obowiązkowych składek z innego tytułu przedsiębiorca chce również opłacać składki emerytalno-rentowe (do chorobowego wtedy nie może przystąpić), to zgłasza się do tych ubezpieczeń, a także do zdrowotnego – zawsze obowiązkowego – na druku ZUS ZUA.

Druki zgłoszeń do ubezpieczeń można złożyć osobiście w jednostce ZUS, wysłać pocztą albo elektronicznie. W tym ostatnim wypadku dokument trzeba opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

Podstawa składek i....

Przedsiębiorca sam decyduje, ile chce płacić na swoje ubezpieczenia. Dowolność tę ograniczają jednak ustawowe minimum podstawy wymiaru składek oraz jej górne roczne ograniczenie do 30-stokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy. Ustawowe minimum podstawy wymiaru składek to 60 proc. powyższego wynagrodzenia. W 2013 r. wynosi 2227,80 zł (60 proc. x 3713 zł). Górna granica ograniczenia podstawy obliczenia składek w 2013 r. wynosi 111 390 zł.

Za styczeń – grudzień 2013 r. trzeba miesięcznie zapłacić: 434,87 zł – 19,52 proc. na ubezpieczenie emerytalne; 178,22 zł – 8 proc. na ubezpieczenia rentowe; 54,58 zł – 2,45 proc. na ubezpieczenie chorobowe; 43 zł – 1,93 proc. na ubezpieczenie wypadkowe. Co miesiąc trzeba więc zapłacić łącznie 710,67 zł, a bez dobrowolnej składki chorobowej – 656,09 zł. Do kwoty tej trzeba dodać składkę na ubezpieczenie zdrowotne – 261,73 zł.

...prawo do ulgi

Osoby, które pierwszy raz zakładają firmę, mogą skorzystać z ulgi w opłacaniu składek. Polega ona na tym, że przez pierwsze 2 lata obliczają je od niższej postawy wymiaru składek, tj. od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (w 2013 r. nie mniej niż 480 zł, tj. 30 proc. x 1600 zł). Ale uwaga – ulga nie przysługuje samozatrudnionym, którzy po raz pierwszy zakładają firmę i wykonują w jej ramach usługi na rzecz swojego byłego pracodawcy, a także tym, którzy założyli kolejną firmę przed upływem 5 lat od zamknięcia poprzedniej.

Za styczeń – grudzień 2013 r. preferencyjne składki wynoszą: 93,70 zł – 19,52 proc. na ubezpieczenie emerytalne; 38,40 zł – 8 proc. na ubezpieczenia rentowe; 11,76 zł – 2,45 proc. na ubezpieczenie chorobowe, 9,26 zł – 1,93 proc. na ubezpieczenie wypadkowe. Co miesiąc trzeba więc zapłacić łącznie 153,12 zł, a bez dobrowolnej składki chorobowej – 141,36 zł. Do kwoty tej trzeba dodać składkę na ubezpieczenie zdrowotne – 261,73 zł.

Deklaracja znacznie rzadziej

Samozatrudniony musi co miesiąc obliczać, rozliczać i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wykazuje je w deklaracji ZUS DRA. Zasadą jest, że składa ją co miesiąc – papierowo lub elektronicznie. Nie musi jednak tego robić, jeśli raz złoży taki dokument, a w kolejnych miesiącach nic się nie zmieni w wysokości podstawy wymiaru i należnych składkach.

Brak obowiązku comiesięcznego składania deklaracji dotyczy wypadków, gdy przedsiębiorca zadeklaruje minimalną podstawę do ich obliczenia, tj. 60 proc. prognozowanego wynagrodzenia albo 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Samozatrudnieni opłacają składki za każdy miesiąc z dołu, do 10. dnia następnego miesiąca.

Pamiętaj o zmianach

Jeśli podczas prowadzenia firmy zmienią się dane przedsiębiorcy (np. adres siedziby, miejsce zamieszkania, adres do doręczeń), wówczas trzeba to zgłosić w CEIDG, ZUS i innych urzędach.

Wystarczy jednak złożyć wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. Na jego podstawie ZUS wprowadzi odpowiednie dane płatnika składek na dokumencie ZUS ZFA lub zgłosi nowe dane identyfikacyjne na druku ZUS ZIPA. Jeśli zmieni się rachunek bankowy przedsiębiorcy, wówczas on sam składa formularz ZUS ZBA, na którym wprowadza korekty.

Zawieszenie działalności

Przedsiębiorca może czasowo zawiesić prowadzenie firmy, od 30 dni do 2 lat. Musi to zgłosić we wniosku do CEIGD. Na tej podstawie ZUS wyrejestruje go jako płatnika składek i z ubezpieczeń. Zawiadomi o tym przedsiębiorcę pismem.

Po wznowieniu prowadzenia działalności ZUS ponownie zarejestruje przedsiębiorcę na podstawie wniosku do CEIGD. Zgłosi go też do ubezpieczeń na ZUS ZUA lub ZU ZZA zgodnie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń sprzed zawieszenia działalności. Jeśli w międzyczasie nastąpią jakieś zmiany, wówczas przedsiębiorca sam składa dokumenty zgłoszeniowe do ZUS.

Decyzja o zamknięciu firmy

Przedsiębiorca przestaje płacić składki, gdy faktycznie przestanie prowadzić działalność. Przy czym zaprzestaniem prowadzenia firmy nie jest faktyczne niewykonywanie działalności w oczekiwaniu na kolejne zamówienie lub ich poszukiwanie.

Zastój nie powoduje bowiem uchylenia obowiązku ubezpieczenia społecznego (zob. postanowienie SN z 17 lipca 2003 r., II UK 111/03). Zamykając swoją jednoosobową firmę, przedsiębiorca składa do CEIDG wniosek o wykreślenie wpisu. Na jego podstawie ZUS wyrejestrowuje przedsiębiorcę jako płatnika składek i ubezpieczonego.

Ulga również dla adwokata i radcy prawnego

Adwokat po egzaminie zawodowym może korzystać z preferencji składkowych, gdy w ramach nowej firmy pracuje na rzecz kancelarii, w której wcześniej był zatrudniony jako aplikant.

Sąd Najwyższy uznał, że adwokat i aplikant adwokacki są różnymi zawodami: mają inaczej ustalone prawa i obowiązki, nie ma więc przeszkód, aby mecenas mógł skorzystać z preferencyjnych składek (II UZP 2/13).

Ulgowe składki przez pierwsze 2 lata dotyczą też innych zawodów, np. dentystów czy radców prawnych, którzy po zdaniu egzaminu współpracują z tym samym gabinetem czy kancelarią. Sąd Najwyższy wydał podobny wyrok w na posiedzeniu niejawnym w odniesieniu do radców.