Pomyłki przy wypłacie zasiłku zleceniobiorcy

Służby kadrowe częściej wypłacają zasiłki pracownikom niż zleceniobiorcom. Stąd w razie nabycia prawa do świadczenia z tytułu umowy cywilnej zwykle rodzi się wiele wątpliwości. Aby uniknąć błędów warto porównać i podsumować różnice występujące w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń dla tej grupy ubezpieczonych, a także zwrócić uwagę na najczęściej popełniane pomyłki w tym zakresie.

Dłużej czeka

Zleceniobiorców obowiązuje dłuższy niż pracowników okres wyczekiwania na prawo do zasiłku. Zamiast 30-dniowego, muszą oni posiadać co najmniej 90-dniowy okres ubezpieczenia chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa).

Do 90-dniowego wyczekiwania, podobnie jak w przypadku pracowników, wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego – zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego – pod warunkiem, że przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Zleceniobiorca uzyska prawo do zasiłku za czas choroby tylko wtedy, gdy w dniu powstania niezdolności do pracy jest objęty ubezpieczeniem chorobowym (które jest w tym przypadku dobrowolne). Warto więc przed wypłatą świadczenia upewnić się, czy przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i czy posiada wymagany okres wyczekiwania.

Bez wynagrodzenia

Od pierwszego dnia absencji zdrowotnej zleceniobiorcy mają prawo do zasiłku chorobowego (po spełnieniu wcześniej opisanych warunków). Zdarza się jednak, że zleceniodawca zamiast niego wypłaci osobie pracującej na zlecenie wynagrodzenie chorobowe, o którym mówi art. 92 kodeksu pracy. Tymczasem świadczenie to przysługuje wyłącznie pracownikom.

Podstawa wymiaru

Zgodnie z treścią art. 48 ustawy zasiłkowej, podstawę wymiaru chorobówki przysługującej zleceniobiorcy ustala się biorąc pod uwagę przychód za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten, w którym stał się on niezdolny do pracy. Jeżeli zachorował przed upływem roku ubezpieczenia, do rachunków należy przyjąć przychód za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia. Przy czym przychód, o którym mowa, to kwota stanowiąca podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu od niej 13,71 proc. tej stawki.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – w tym chorobowe – zleceniobiorców, jest:

- przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych – jeżeli w umowie określono odpłatność za jej wykonywanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie,

- zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od minimalnego wynagrodzenia – gdy odpłatność za jej wykonywanie określono w inny sposób.

Podstawę wymiaru zasiłku przysługującego zleceniobiorcy należy ustalać z uwzględnieniem przychodu uzyskanego w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego z tytułu pracy na zlecenie. Chodzi tu o ubezpieczenie zarówno z jednej, jak i z kolejnych umów zlecenia zawartych z tym samym zleceniodawcą – jeśli nie występują między nimi przerwy. Jako  przerwy w ubezpieczeniu nie należy traktować pauzy, która przypadła na dzień ustawowo wolny od pracy (niedziele i święta) lub sobotę.

Przykład

Pan Krzysztof pracuje na podstawie umów zlecenia zawartych na następujące okresy: od 2 maja do 31 października 2012 r. i od 5 listopada 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. Od początku objęty jest dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Zachorował w czerwcu br., nabywając prawo do zasiłku. Podstawę wymiaru świadczenia należy ustalić z okresu nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Ponieważ w wykonywaniu zleceń była kilkudniowa przerwa przypadająca również na dni robocze, podstawę zasiłkową będzie stanowić przeciętny miesięczny przychód uzyskany przez pana Krzysztofa za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego z tytułu drugiej umowy zlecenia – tj. przychód za okres od grudnia 2012 r. do maja 2013 r.

Choroba tuż po starcie

Jeżeli zleceniobiorca został objęty ubezpieczeniem chorobowym w trakcie miesiąca, a zachorował już w następnym miesiącu, to obowiązuje inna zasada ustalania podstawy wymiaru zasiłku niż w przypadku pracownika. U zleceniobiorcy nie należy jej bowiem ustalać na podstawie przychodu z miesiąca, w którym powstała niezdolność do pracy (taka zasada obowiązuje pracowników). W tej sytuacji podstawę zasiłku stanowi przychód z pierwszego niepełnego kalendarzowego miesiąca ubezpieczenia.

Uwaga!

Od 1 czerwca 2012 r., po publikacji  wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24 maja 2012 r. (P 12/10, DzU z 1 czerwca 2012 r., poz. 622), od powyższej zasady obowiązuje wyjątek. Stosuje się go wtedy, gdy łącznie występują cztery warunki:

- dana osoba ma dwa równoległe tytuły do ubezpieczenia chorobowego, ale podlega mu tylko z jednego tytułu,

- bezpośrednio po tym, jak ustał tytuł, z którego była opłacana składka chorobowa, zgłasza się do  ubezpieczenia chorobowego z innego trwającego równolegle tytułu (a ubezpieczenie to jest dobrowolne),

- przystępuje do dobrowolnego ubezpieczenia w trakcie miesiąca,

- niezdolność do pracy powstaje w miesiącu następnym.

W takim przypadku podstawą wymiaru zasiłku jest przychód ubezpieczonego za pierwszy miesiąc ubezpieczenia, po jego uzupełnieniu do kwoty, od której zostałaby opłacona składka chorobowa, gdyby ubezpieczenie trwało przez pełny miesiąc kalendarzowy.

Pierwszy miesiąc pracy

Jeżeli w umowie zlecenia odpłatność za jej wykonywanie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie, a zleceniobiorca uzyskał prawo do zasiłku chorobowego w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia chorobowego, to podstawę wymiaru tego zasiłku stanowi:

- przychód określony w umowie, przypadający na pierwszy miesiąc kalendarzowy ubezpieczenia chorobowego – gdy odpłatność za jej wykonywanie określono kwotowo,

- przeciętny miesięczny przychód innych ubezpieczonych, z którymi zleceniodawca zawarł takie same lub podobne umowy z miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku – jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy określono w kwotowej stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej (jeżeli u zleceniodawcy nie ma innych zleceniobiorców, których przychód powinien zostać przyjęty, podstawę wymiaru stanowi faktyczny przychód osiągnięty przez zleceniobiorcę).

Tak ustalony przychód, przyjmowany do podstawy wymiaru zasiłków, pomniejsza się o kwotę odpowiadającą 13,71 proc. podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Zadeklarowana kwota

Jeśli zleceniobiorca, dla którego w umowie odpłatność za jej wykonanie określono inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie (gdy podstawą wymiaru składek na jego ubezpieczenia jest kwota zadeklarowana nie niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę), uzyskał prawo do zasiłku w pierwszym miesiącu ubezpieczenia, podstawą jego wymiaru jest najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe za ten pierwszy miesiąc, po odliczeniu równowartości jej 13,71 proc. (art. 49 ustawy zasiłkowej).

Jeżeli zatem ubezpieczony zadeklaruje jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe np. kwotę 6000 zł i zachoruje w pierwszym miesiącu podlegania ubezpieczeniu (np. w maju 2013 r.), to błędem jest przyjęcie jako podstawy wymiaru zasiłku kwoty 6000 zł pomniejszonej o 13,71 proc. W takim przypadku podstawę tę będzie stanowić kwota 1600 zł pomniejszona o 13,71 proc., a więc najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku.

Wyłączanie i uzupełnianie przychodu

Jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy lub odpowiednio w okresie pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia, przychód zleceniobiorcy uległ zmniejszeniu wskutek:

- niewykonywania pracy w okresie pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego,

- świadczenia rehabilitacyjnego, albo

- niewykonywania pracy w okresie odbywania ćwiczeń wojskowych,

to ustalając podstawę wymiaru zasiłku należy wyłączyć z niej przychód za miesiące, w których zleceniobiorca z wymienionych przyczyn wykonywał zlecenie przez mniej niż połowę miesiąca. Jeżeli natomiast wykonywał zlecenie przez co najmniej połowę miesiąca, to przyjąć trzeba faktyczny przychód za ten miesiąc – bez uzupełnienia.

W tych okolicznościach błędem jest zatem uzupełnianie przychodu za miesiąc, w którym zleceniobiorca z wymienionych przyczyn wykonywał zlecenie przez co najmniej połowę miesiąca. Uzupełnianie to ma zastosowanie w przypadku pracowników. Nie stosuje się go jednak w odniesieniu do przychodu zleceniobiorców.

Uwaga!

Jeżeli jednak w każdym miesiącu okresu, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, ubezpieczony był niezdolny do pracy i w związku z tym wykonywał pracę przez mniej niż połowę miesiąca (z przyczyn wyżej wymienionych), w podstawie wymiaru uwzględniamy przychód za wszystkie miesiące, w faktycznej wysokości, bez uzupełniania.

Jeśli w miesiącach, z których przychód uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłku, zleceniobiorca nie wykonywał umowy zlecenia z innych przyczyn niż wyżej wskazane (np. z powodu choroby, za którą nie przysługiwało mu prawo do zasiłku), przychód za te miesiące przyjmuje się w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Robi się tak nawet wówczas, gdy umowa była wykonywana przez mniej niż połowę miesiąca. Błędem jest zatem nie uwzględnienie (tj. wyłączanie) przychodu za miesiąc, w którym zleceniobiorca wykonywał zlecenie przez mniej niż połowę miesiąca z innych powodów niż pobieranie zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego albo odbywania ćwiczeń wojskowych.

Przykład

Pan Tomasz, dla którego umowa zlecenia jest jedynym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego od 15 czerwca 2012 r. W umowie zlecenia odpłatność za jej wykonanie określono w stawce prowizyjnej. W kwietniu br. zleceniobiorca stał się niezdolny do pracy, nabywając prawo do zasiłku chorobowego. W okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu pan Tomasz był wcześniej dwa razy chory – w sierpniu i w październiku 2012 r. Z tego powodu w tych miesiącach umowę zlecenia wykonywał przez mniej niż połowę miesiąca. W sierpniu ub.r. niezdolność do pracy przypadała w okresie wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego, zatem za okres tej niezdolności zleceniobiorca nie nabył prawa do zasiłku. Uzyskał natomiast prawo do zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy przypadający w październiku 2012 r. Podstawę wymiaru zasiłku w tym przypadku trzeba ustalić na podstawie przychodu za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego poprzedzające kwiecień >patrz tabelka.

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku przysługującego zleceniobiorcy w kwietniu trzeba było wyłączyć przychód za październik 2012 r., ponieważ w  tym miesiącu pan Tomasz z powodu choroby i pobierania zasiłku wykonywał zlecenie przez mniej niż połowę miesiąca. Uwzględnić trzeba natomiast przychód za sierpień 2012 r., mimo że umowa była wykonywana przez mniej niż połowę miesiąca, ponieważ był to okres niezdolności do pracy z powodu choroby, za który ubezpieczonemu nie przysługiwało prawo do zasiłku. Przychód ten podlega uwzględnieniu w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 2444,87 zł (19 558,93 zł : 8 miesięcy). Zakładając, że zleceniobiorca ma prawo do zasiłku w wysokości 80 proc., kwota świadczenia za jeden dzień choroby wyniesie 65,20 zł, zgodnie z wyliczeniem:

- 2444,87 zł x 80 proc. : 30 dni = 65,20 zł.

Bez podwyżki do minimum

Jeżeli podstawa wymiaru zasiłku przysługującego zleceniobiorcy okaże się niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę po pomniejszeniu o składki, to nie należy jej podwyższać do poziomu minimalnej podstawy wymiaru zasiłku. Ta zasada obowiązuje wyłącznie w przypadku pracowników.

Nie ma zaliczki, jest PIT

Zleceniodawca, wypłacając zleceniobiorcy zasiłek chorobowy, nie powinien pobierać zaliczki na podatek dochodowy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uprawnia go bowiem do poboru zaliczki w takim przypadku. Ma on natomiast obowiązek w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego sporządzić informację PIT-8C i przekazać ją zleceniobiorcy oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. Zleceniobiorca będzie natomiast miał obowiązek uwzględnić przychód z tytułu zasiłku chorobowego w rozliczeniu podatkowym rocznym, doliczając go do pozostałych przychodów.