Druga umowa o pracę z tym samym pracownikiem: jak wypełnić ZUS RCA

Mam pracownika pracującego na dwie umowy o pracę, jedna jest na 1/1 etatu, a druga 1/2 etatu. Co wpisać w deklaracji  RCA jako wymiar czasu pracy? Jak wypełnić RCA w przypadku, gdy pracownik ma już cały etat i w połowie miesiąca dochodzi pół etatu. Czy powinien mieć wypełnione dwie deklaracje, za każdy okres oddzielnie, czy jedną deklarację, a etat wzięty tylko z ostatniej umowy?

– pyta czytelniczka

Na początek ważna informacja dotycząca zawarcia z własnym pracownikiem dwóch umów o pracę. Otóż jest to możliwe, ale tylko wtedy, gdy rodzaj pracy w ramach drugiej umowy wyraźnie różni się od pracy wykonywanej w ramach pierwszej umowy o pracę. Druga umowa o pracę z tym samym pracownikiem nie może kolidować z jego normalnym czasem pracy, a jednocześnie nie może naruszać norm czasu pracy i odpoczynku ani też zmierzać do obejścia przepisów o wynagrodzeniu za godziny nadliczbowe. Takie stanowisko zajął w swych orzeczeniach Sąd Najwyższy (wyrok z 8 stycznia 1981 r., sygn. akt II URN 186/80, wyrok  z  13 marca 1997 r. , sygn. akt I PKN 43/97, wyrok z 14 lutego 2002 r., sygn. akt I PKN 876/00). Warto także wiedzieć, że z każdej umowy pracownikowi przysługuje odrębny urlop wypoczynkowy, w wymiarze wynikającym ze stażu oraz  wymiaru etatu przewidzianego przez każdą z umów.

Półtora etatu w RCA

Za pracownika, który zawarł z tym samym pracodawcą dwie umowy o pracę, trzeba płacić składki do ZUS od całości przychodów. Jednak faktu zawarcia drugiej umowy o pracę nie trzeba zgłaszać do ZUS. Jedynym formularzem, w którym odzwierciedlony zostanie druga umowa o pracę będzie ZUS RCA, czyli imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, który jest załącznikiem do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W sytuacji, gdy obie umowy są umowami o pracę, w raporcie ZUS RCA jako tytuł ubezpieczenia należy wpisać jeden kod tytułu ubezpieczenia, czyli 011000. Potem należy wykazać zsumowany wymiar czasu pracy, a także sumę przychodów z obu umów jako podstawę wymiaru składek.

Jak dowiedzieliśmy się w ZUS w  przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie dwóch umów o pracę i łączny wymiar czasu pracy przekracza pełen etat, w polu 03 formularza RCA należy wpisać ułamek odpowiadający łącznemu wymiarowi czasu pracy z obu umów. W przypadku, gdy jedna umowa przewiduje pełen etat, a druga – pół etatu, należy wpisać 3/2 etatu.

Wątpliwości pojawiają się jednak, gdy do zmiany wymiaru czasu pracy dochodzi w trakcie miesiąca. Pracodawcy najczęściej uważają, że pracownika należy wykazać w dwóch raportach ZUS RCA: w jednym wpisują dotychczasowy wymiar czasu pracy, zaś w drugim – nowy. To jednak błędne postępowanie. Prawidłowe będzie wykazanie zmienionego (tu zwiększonego) wymiaru czasu pracy  w raporcie sporządzonym za miesiąc, w którym ta zmiana nastąpiła, w praktyce - za miesiąc, w którym pracodawca wypłaci wynagrodzenie z tytułu drugiej umowy.

Przykład

Pracownik od kilku lat jest zatrudniony na pełen etat, a dodatkowo od 15 kwietnia 2013 zaczyna obowiązywać druga umowa o pracę na pół etatu z tym samym pracownikiem. Wypłata wynagrodzenia z obu umów nastąpi 28 kwietnia 2013.  W tej sytuacji pracodawca sporządza jeden raport ZUS RCA za kwiecień (termin jego wysłania do ZUS mija 15 maja), w którym obie umowy o pracę są wykazane łącznie.  Składki na ubezpieczenie oblicza się od podstawy wymiaru będącej sumą wynagrodzeń z obu umów.

Jak obliczyć podstawę wymiaru składek?

Tak samo jak wtedy, gdy umowa o pracę jest jedna, ale zmienia się wymiar czasu pracy (np. podwyższenie z ½ do całego etatu). Trzeba zatem ustalić pensję za okres od początku miesiąca do dnia, w którym zaczęła obowiązywać nowa umowa oraz  pensję od dnia nowej umowy do końca miesiąca, a następnie zsumować oba wynagrodzenia.

Obliczenie cząstkowego wynagrodzenia dokonujemy według zasad z § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).  Prawidłowość takiego postępowania potwierdził Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. (GPP-471-4560-24/09/PE/RP). Najpierw dzielimy miesięczną stawkę wynagrodzenia pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu. Uzyskany wynik mnożymy przez liczbę godzin, jaka przypada po zmianie stawki. Następnie odejmujemy wynik od miesięcznej stawki wynagrodzenia. Analogicznie liczymy wynagrodzenie za drugą część miesiąca (po zmianie wymiaru etatu). Suma cząstkowych wynagrodzeń to podstawa wymiaru składek za miesiąc w którym doszło do zwiększenia wymiaru czasu pracy spowodowanego podpisaniem drugiej umowy o pracę z tym samym pracownikiem.