Czasem jednak taki podarunek oznacza powstanie przychodu ze stosunku pracy, a zatem konieczność potrącenia podatku i składek na ZUS. Zależy to jednak od tego, czy chodzi o kawałek ciasta w godzinach pracy, wejściówkę do kina czy huczny bal.

Co wynika z przepisów

Podatkowa definicja przychodów ze stosunku pracy wchłonie praktycznie wszystko, co dostaniemy od pracodawcy z tego tytułu, że dla niego pracujemy. Co do zasady, wszelkie świadczenia pieniężne bądź niepieniężne, nieodpłatne lub odpłatne częściowo, uzyskane od pracodawcy stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia, czy jest to prezent okolicznościowy, wsparcie socjalne czy zapłata za wykonaną pracę.

Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkie wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Przychodami podatnika są otrzymane lub postawione do jego dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jako „nieodpłatne świadczenia" uznaje się zdarzenia gospodarcze i prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Na tej definicji należy się oprzeć, rozstrzygając obdarowanie pracownic w Dzień Kobiet pod kątem powstania przychodu. A tu już istotne będzie, co jest przedmiotem podarunku.

Bukiet i tort to nie przysporzenie

Pracodawcy mają różne pomysły na uczczenie tego dnia. Od wręczenia kwiatów, czekoladek, bonów towarowych, kuponów na wizytę w salonie kosmetycznym po spotkania towarzyskie przy wspólnym stole i muzyki. Na początek warto ustalić, co w ogóle można potraktować jako przychód, a co nim nie jest. Na pewno do przychodu nie zalicza się kwiatów.

Mają one wyłącznie znaczenie symboliczne i trudno uznać, że obdarowana osiągnęła wymierny przychód. Poza tym, czynność złożenia bukietu na ręce pracownicy nie jest przekazaniem towarów o konkretnej wartości użytkowej. Nie można też przyjąć, że jest to przychód będący nieodpłatnym świadczeniem. Podobnie rzecz się ma przy innych drobiazgach, np. czekoladkach, bombonierkach, ciastkach z cukierni czy bibelotach o nikłej wartości, o których nie sposób powiedzieć, że stanowią przysporzenie majątkowe.

Bilety i karnety

Inaczej natomiast będzie, gdy szef jest hojniejszy i przekaże pracownicom np. karnety do wellness, bony towarowe czy bilety na kabaret lub koncert. Takie podarunki należy już traktować jak inne okazyjne świadczenia, np. świąteczne, i zakwalifikować do przychodów ze stosunku pracy. Jeżeli wystąpił przychód, to powstaje również obowiązek podatkowy.

Wyłomem od zasady powszechności opodatkowania wszystkich dochodów podatnika są zwolnienia przedmiotowe wymienione w art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa o PIT). Próżno jednak szukać tu bonusów o charakterze okolicznościowym. Można jednak rozważać zwolnienie dla świadczeń opisanych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.

Obejmuje ono wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zfśs), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł.

Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zatem od razu z listy zwolnień trzeba skreślić wszelkie kupony, bony, które wymienia się np. na konkretną usługę czy inne rzeczy, m.in. bilety do kina.

Co do pozostałych rodzajów upominków na Dzień Kobiet można mieć wątpliwości, czy w ogóle wolno na ich zakup przeznaczyć pieniądze zfśs, a to przecież warunek zastosowania zwolnienia. Ideą prowadzenia działalności socjalnej jest bowiem wspieranie osób znajdujących się w potrzebie. Trzeba więc przekazywać uprawnionym do pomocy ulgowe świadczenia i usługi, kierując się kryteriami socjalnymi tj. indywidualną sytuacją rodzinną, życiową, materialną ich i ich rodzin. Natomiast finansowanie upominków okazjonalnych raczej nie wchodzi w zakres działalności o tym charakterze.

Warto jednak wspomnieć o wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 stycznia 2003 r. (I SA/Wr 2206/00). Dopuścił on zakup przez pracodawcę na rzecz załogi artykułów cukierniczych, kwiatów z powodu różnych uroczystości. Stwierdził, że wiąże się to z zakresem i charakterem działalności socjalnej, o której stanowi ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Warto jednak przeczytać uważnie regulamin funduszu (który nie może być sprzeczny z ustawą o zfśs) i przekonać się, czy są w nim podobne cele, czyli prowadzenie też działalności polegającej na świadczeniu usług nieulgowych.

Jeśli bowiem przewiduje on finansowanie – obok ulgowych usług i świadczeń – także innych przejawów działalności socjalnej, w tym oferowanie wszystkim pracownikom świadczeń o tej samej wartości na jednych warunkach, to świadczenia okolicznościowe też mogą pochodzić z pieniędzy zfśs. A wtedy pozostaną wolne od podatku dochodowego do wysokości 380 zł na rok podatkowy.

Pracodawcy, którzy nie założyli żadnego funduszu socjalnego lub co prawda prowadzą zfśs, ale nie finansują z niego nieulgowych świadczeń, mają obowiązek – przy przekazania pracownicom okolicznościowych gratisów – doliczenia ich wartości do pozostałych przychodów z etatu i pobrania podatku. Wartość pieniężną zakupionych świadczeń nieodpłatnych ustala się według cen zakupu lub cen stosowanych wobec zewnętrznych odbiorców, gdy przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy.

Danina ze składek

To, co w świetle ustawy o PIT jest przychodem ze stosunku pracy, generalnie odpowiada jednocześnie podstawie wymiaru składek ubezpieczeniowych. Jest nią bowiem przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT z racji zatrudnienia w ramach stosunku pracy. I znowu wyjątkiem od reguły są przychody zwolnione z oskładkowania. Z podstawy tej wyłączone są też świadczenia finansowane z zfśs, z tym że bez względu na rodzaj czy wartość.

Poza tym mamy tu także dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych lub układów zbiorowych pracy. Będzie to np. ekwiwalent pieniężny za zwrot kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z racji uroczystych dni, jak tradycyjne barbórkowe, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych za te uroczystości. To zwolnienie ma jednak wąskie zastosowanie.

Jeżeli wszystkie kryteria tego zwolnienia są spełnione, prezent nie będzie obciążony składkami. Wystarczy jednak, że firma nie ma układu zbiorowego pracy ani karty branżowej lub nawet jeśli ma, to ten akt nie przewiduje przyznawania świadczeń z okazji uroczystości takich jak Dzień Kobiet, aby weszło ono do podstawy wymiaru składek. Dla celów ubezpieczeniowych wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku – według zasad tożsamych dla wyceny podatkowej.

Imprezy wciąż niepewne

Szef może też zaprosić swoje podwładne na poczęstunek czy zabawę. Ciągle jednak sporne jest powstanie przychodu z tego tytułu, a w konsekwencji i opodatkowanie oraz oskładkowanie. Na pewno nie uzyska przychodu pracownica, która nie pojawiła się na spotkaniu, choć była na liście gości.

Samo zaproszenie nie oznacza pojawienia się przychodu. Warto przypomnieć, że przychodem jest otrzymana wartość nieodpłatnego świadczenia, a nie postawiona do dyspozycji. Natomiast te panie, które wzięły udział w imprezie, uzyskają przychód, jeżeli uda się pracodawcy ustalić wartość rzeczywistego przysporzenia przypadającego na konkretną osobę.

Jeżeli nie da rady skonkretyzować świadczenia i obliczyć pojedynczej kwoty odzwierciedlającej, ile faktycznie pracownik otrzymał z racji nieodpłatnej rozrywki, to nie można mówić o powstaniu przychodu. Taka konkluzja wynika z wyroku NSA z 24 stycznia 2013 r. (II FSK 1064/11). Jest on korzystny dla podatników, choć najwyraźniej NSA ma huśtawki interpretacyjne na ten temat.

Poprzedni wyrok z 8 listopada 2012 r. (II FSK 602/11)

przeczył najnowszej tezie. Sąd stwierdził, że sam udział w imprezie wywołuje obowiązek podatkowy i nie ma znaczenia, jak bardzo pracownik się najadł, napił, czy korzystał i w jakim zakresie z oprawy imprezy. Dotyczy to oczywiście takiej formy organizacji spotkania, przy której pracodawca zapłacił za nie ryczałtowo, bez szczegółowej kalkulacji. W jednej cenie mieści się więc określona usługa i pracownicy mogą dowolnie korzystać z oferty. Nikt nikogo nie rozlicza z konsumpcji i przygotowanych atrakcji.

Fiskus i organy sprawiedliwości kazały dzielić całkowity koszt imprezy przez liczbę uczestników, w ten sposób uzyskując wartość przychodu ze stosunku pracy. Natomiast jeśli imprezę przygotowano na podstawie listy chętnych i według tego oszacowano wartość pojedynczego menu, a więc zaplanowano i wykupiono pewien pakiet świadczeń dla każdej osoby, dopiero wtedy można mówić o powstaniu przychodu u pracownika oraz o obowiązku podatkowym.

Byłoby słuszne, gdyby organy podatkowe odświeżyły podejście do imprez i zaczęły wdrażać linię orzecznictwa pozytywną dla podatników.

Pod kontrolą

Obojętnie, jaką formę przyjmuje upominek – pieniężną, rzeczową, udostępnienia czegoś, skorzystania z usługi, szef musi być czujny i zawsze myśleć jak płatnik, pełniący określone obowiązki wobec fiskusa i ZUS.

Po pierwsze musi rozpoznać przychód, a następnie ustalić, czy jest on zwolniony z podatku/składek, przeliczyć na wartość pieniężną, obliczyć należności, pobrać je z dochodu pracownika i odprowadzić do właściwych instytucji.