Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wyłączono tylko te świadczenia bhp, które pracodawca musi zapewnić pracownikom.
Przede wszystkim chodzi tu o:
- świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz
- ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.
Wartość tych świadczeń rzeczowych oraz możliwość wypłaty z tego tytułu ekwiwalentów musi jednak wynikać z przepisów o bhp. Jeśli pracodawca przyznaje je pracownikom mimo braku takiego obowiązku, to ich wartość trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru składek.
Obowiązkiem pracodawcy jest też zapewnienie pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenie niezbędnych środków higieny osobistej.
Ze składek zwolnione są również:
- ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz
- wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów, na podstawie których zatrudnieni mogą otrzymać napoje bezalkoholowe, posiłki oraz artykuły spożywcze. Przy czym bony, talony lub kupony są wyłączone z podstawy wymiaru składek, jeśli pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp, nie ma możliwości wydania podwładnym posiłków i napojów bezalkoholowych.
Pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Profilaktyczne posiłki...
Szczegółowe wytyczne co do ich rodzajów oraz wymagań, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określają rozporządzenia:
- z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Są to zatem świadczenia przekazane w naturze (do spożycia lub przygotowania posiłków), albo w postaci kuponów, bonów lub innych dowodów, które pracownik może wymienić na posiłek, artykuły spożywcze bądź napoje bezalkoholowe.
...i napoje
Wszystkim pracownikom trzeba zapewnić wodę zdatną do picia lub inne napoje, a osobom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – dodatkowo inne napoje. Ich ilość, rodzaj i temperaturę trzeba dostosować do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Napoje trzeba jednak zawsze wydawać pracownikom w formie rzeczowej. Nie ma możliwości wypłacania im ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu.
Przykład
Pracodawca zapewnia wszystkim pracownikom w czasie pracy wodę mineralną, kawę i herbatę (z odpowiednich dystrybutorów/termosów). Wartości świadczeń rzeczowych w postaci tych napojów nie musi doliczać do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zatrudnionych, ponieważ w przypadku osób pracujących w „normalnych" warunkach pracy przepisy nie precyzują, jakie napoje – poza wodą zdatną do picia – należy im udostępnić. Pracodawca wypełniłby swoje obowiązki także wtedy, gdyby udostępniał zatrudnionym tylko wodę.
Gdyby pracodawca wypłacał pracownikom ekwiwalent pieniężny na samodzielny zakup napojów, wypłaconą każdemu z nich kwotę musiałby uwzględnić w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia. Tym samym skutkowałoby wydanie zatrudnionym środków spożywczych w postaci paczki herbaty lub kawy. Od ich wartości konieczne byłoby naliczenie składek.
Posiłki profilaktyczne przysługują też osobom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym, w pomieszczeniach zamkniętych, w temperaturze poniżej 10°C lub jeśli wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym bądź pod ziemią.
Niesprzyjający klimat
Ponadto pracodawca musi zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym m.in. w gorącym mikroklimacie, wykonującym pracę na otwartej przestrzeni w temperaturze otoczenia poniżej 10oC lub powyżej 25oC, przy pracach związanych z dużym wysiłkiem fizycznym oraz na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.
Jeśli zakład nie ma możliwości zapewnienia pracownikom posiłku, powinien umożliwić im korzystanie z nich w punktach gastronomicznych lub udostępnić zatrudnionym produkty i zapewnić warunki samodzielnego przyrządzenia posiłku. W takiej sytuacji można wydawać pracownikom bony, talony lub inne dowody uprawniające do otrzymania posiłków lub produktów spożywczych.
Przykład
W firmie zatrudnione są osoby wykonujące pracę w szczególnie uciążliwych warunkach. Pracodawca nie ma możliwości wydawania im posiłków profilaktycznych. W związku z tym przyznał pracownikom talony uprawniające do zakupu artykułów spożywczych w sklepie i umożliwił im przyrządzanie posiłków z tych produktów. Wartość tych talonów nie podlega oskładkowaniu, ponieważ obowiązek zapewnienia posiłków zatrudnionym pracownikom wynika z przepisów o bhp, a pracodawca nie ma możliwości ich wydawania. W takiej sytuacji wolne ze składek mogą być talony
wymienne na posiłki. Jedynie ewentualnie wypłacany ekwiwalent pieniężny nie korzystałby ze zwolnienia ze składek.
Woda, mydło i ręczniki
Obowiązkiem pracodawcy w zakresie bhp jest też dostarczenie pracownikom niezbędnych środków higieny osobistej. Oznacza to konieczność dostarczenia zatrudnionym środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i charakteru pracy.
Przykład
Pracownicy firmy konsultingowej wykonują pracę biurową. Pracodawca zainstalował w łazienkach pojemniki z mydłem i suszarki do rąk, a także pojemniki z ręcznikami jednorazowymi. Wartość dostarczonych środków higieny jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Odzież i obuwie robocze
Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej, które mają go zabezpieczyć przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Powinien dostarczyć także odzież i obuwie robocze z uwagi na to, że:
- własne rzeczy pracownika mogą ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuści używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bhp. Nie może to dotyczyć stanowisk, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Gdy pracownik używa własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca powinien mu wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Pracodawca musi też zapewnić odpowiednie pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego. Jeżeli nie ma możliwości, by zapewnić pranie tej odzieży, czynności te może wykonywać pracownik, jeśli się na to zgodzi. W zamian należy mu się wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości poniesionych kosztów.
Ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Należy zwrócić uwagę, że nie mogą być to kwoty ryczałtowe, ale powinny odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracowników.
Okulary korygujące wzrok
Pracownicy pracujący przy monitorach ekranowych przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy powinni mieć:
- odpowiednio wyposażone stanowiska pracy,
- zapewnione profilaktyczne badania lekarskie,
- co najmniej pięciominutowe przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze wliczane do czasu pracy (ewentualnie organizowanie pracy przemiennej) oraz
- w razie zaleceń lekarskich zapewnione okulary korygujące wzrok.
Okulary przysługują, jeśli praca przy monitorze trwa co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a potrzebę skorygowania wzroku do pracy przy ekranie zalecił lekarz okulista przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
Przykład
Wszystkie stanowiska pracy w firmie księgowej są wyposażone w komputery. Pracownicy użytkują je przez większość czasu pracy. Zakład pracy ustalił, że jeśli podczas badań profilaktycznych lekarz stwierdzi konieczność używania przez pracownika okularów korygujących wzrok (innych niż te noszone przez pracownika na co dzień), może on zakupić dla siebie okulary i na podstawie przedłożonej faktury ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów do wysokości 200 złotych.
Wydatki ponoszone przez pracodawcę na zakup pracownikom okularów korekcyjnych, jako wydatki ponoszone w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy, są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Ekwiwalent nie korzysta z przywileju
Z obowiązku zapewnienia posiłków, napojów, jak i środków higieny osobistej nie można się wywiązać wypłacając pracownikom ekwiwalent pieniężny i zobowiązując ich tym samym do samodzielnego zakupu takich środków. Jeśli pracodawca wypłaci takie ekwiwalenty, kwoty te musi uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zatrudnionych osób.
Nieważne czy to pracownik, czy zleceniobiorca
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy i ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników, przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.
Tak nakazuje mu art. 207 § 1 i 2 kodeksu pracy. Obowiązek pracodawcy w tym zakresie rozciąga się również na osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 304 § 1 k.p.).
Oznacza to, że wszystkie świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia, przyznane zleceniobiorcom, również są wyłączone z podstawy wymiaru składek.
