Związek pracowniczy ginie w czasie urlopu bezpłatnego

- Z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym chcemy podpisać dodatkową umowę – zlecenie. Jakim ubezpieczeniom będzie podlegała ta osoba z tego tytułu oraz jak taką umowę rozpisać w drukach ubezpieczeniowych?

– pyta czytelnik.

Pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym, który podpisał z własnym pracodawcą umowę – zlecenie, podlega z niej ubezpieczeniom na ogólnych zasadach przewidzianych dla zleceniobiorców. Wymaga to więc złożenia dodatkowych formularzy w ZUS.

Zasadą jest, że pracownik, który podpisał z własnym pracodawcą umowę-zlecenie, objęty jest z jej tytułu ubezpieczeniami jak ze stosunku pracy. Odpowiednie zastosowanie ma bowiem wówczas art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Mówi on, że za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się również osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub w jej ramach świadczy pracę na jego rzecz.

Nowy tytuł składkowy

W sytuacji wskazanej przez czytelnika pracodawca podpisał zlecenie z własnym pracownikiem, który obecnie przebywa na urlopie bezpłatnym. W czasie takiego wolnego następuje natomiast swoiste zawieszenie stosunku pracy. Dlatego przywołany przepis nie ma zastosowania – oczywiście tylko w okresie korzystania z urlopu bezpłatnego.

Osoba ta będzie więc podlegała ubezpieczeniom na ogólnych zasadach obowiązujących zleceniobiorców. Z ubezpieczeń społecznych obowiązkowe będą dla niej emerytalne, rentowe i wypadkowe (art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 12 ustawy systemowej). Na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.) obowiązkowo objęta będzie także ubezpieczeniem zdrowotnym. Natomiast składkę chorobową będzie mogła opłacać dobrowolnie (art. 11 ust. 2 ustawy systemowej).

Jakie opłaty

Zasada ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy zależy od tego, w jaki sposób jest on wynagradzany. Podstawę tę stanowi:

- przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zlecenia – jeśli odpłatność za wykonanie umowy określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie (art. 18 ust. 3 ustawy systemowej),

- zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż minimalne wynagrodzenie – gdy odpłatność za wykonanie zlecenia określono w inny sposób (art. 18 ust. 7 ustawy systemowej).

Podobnie ustala się podstawę składki zdrowotnej. Przy czym pomniejsza się ją o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy (art. 81 ust. 1 oraz ust. 6 ustawy zdrowotnej).

Odpowiednie druki

W sytuacji, gdy pracownik przebywa przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym i jednocześnie przez cały ten miesiąc wykonuje umowę-zlecenie, jego pracodawca (będący równocześnie zleceniodawcą) musi wykazać go w raportach ZUS RCA oraz ZUS RSA. Ale wcześniej musi go zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA.

Przykład

Od 1 czerwca 2012 r. pan Jerzy jest na urlopie bezpłatnym, którego pracodawca udzielił mu do końca grudnia 2012 r. Po trzech miesiącach podpisał ze swoim pracodawcą umowę-zlecenie na okres od 1 września do 28 listopada.

Pracodawca zgłosił go z tego tytułu do wszystkich ubezpieczeń (kod 04 11 00), w tym do dobrowolnego chorobowego. Wypłatę za wrzesień w kwocie 1800 zł pan Jerzy otrzymał 28 września. Oprócz wynagrodzenia z tytułu zlecenia nie osiągnął innych dochodów. W dokumentach wrześniowych zakład pracy powinien ująć pracownika w następujący sposób:

- w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, cyfrą 111 (urlop bezpłatny) jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 1 do 30 września oraz liczbą 30 jako liczbą dni,

- w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00, gdzie rozliczy składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych od kwoty 1800 zł, a na zdrowotne od 1553,22 zł (1800 zł – 246,78 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy).

Chorobowe na wniosek

Jeśli zleceniobiorca po jakimś czasie zdecyduje się na przystąpienie do ubezpieczenia chorobowego, zleceniodawcę czekają dodatkowe obowiązki. Płatnik będzie musiał wówczas wyrejestrować daną osobę z dotychczasowych ubezpieczeń i ponownie ją do nich zgłosić z tą jednak różnicą, że w nowym zgłoszeniu uwzględnia również ubezpieczenie chorobowe (art. 36 ust. 14 ustawy systemowej).

Gdy w takiej sytuacji ubezpieczenie chorobowe trwa tylko przez część miesiąca, składkę na nie trzeba naliczyć od pełnej podstawy, od której naliczone zostały opłaty na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Przykład

3 września 2012 r. pracodawca podpisał umowę-zlecenie z własną pracownicą przebywającą na urlopie bezpłatnym udzielonym jej na okres od 1 czerwca do 31 grudnia 2012 r.

Od dnia podjęcia pracy na zlecenie pracodawca zgłosił kobietę do obowiązkowych dla niej ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego z kodem tytułu 04 11 00. Pracownica nie zgłosiła wówczas deklaracji, by zgłosić ją również do ubezpieczenia chorobowego. Zrobiła to dopiero 3 października. W tej sytuacji płatnik musiał sporządzić kolejno:

- ZUS ZWUA, wyrejestrowując pracownicę z dotychczasowych ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) od 4 października 2012 r.,

- ZUS ZUA do wszystkich rodzajów ubezpieczeń społecznych i do zdrowotnego od tego samego dnia.

Płatne jednorazowo

Strony mogą ustalić, że zlecenie będzie płatne w innych odstępach czasu niż miesięczne, np. co kwartał, a nawet jednorazowo.

W takim przypadku za miesiące, w których nie było wypłaty, płatnik składa tzw. zerowy raport ZUS RCA, dołączając do niego raport ZUS RSA wykazujący przerwę w opłacaniu składek pracowniczych.

Przykład

Pani Krystyna od 1 sierpnia wykonuje pracę na zlecenie podpisane z własnym pracodawcą w czasie korzystania z urlopu bezpłatnego. Strony ustaliły, że wynagrodzenie z tego tytułu – 3400 zł – otrzyma ona jednorazowo po wykonaniu zlecenia, tj. 31 października.

W związku z tym, że zlecenie przypada w czasie urlopu bezpłatnego, pracodawca zgłosił tę osobę do ubezpieczeń (w tym chorobowego) z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00. W miesiącach sierpień – wrzesień za osobę tę pracodawca musi składać raporty:

- ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, gdzie wykazuje przerwę w opłacaniu składek pracowniczych z uwagi na udzielony urlop bezpłatny,

- raporty ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 z zerowymi podstawami wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia i takimi samymi kwotami składek.

Również za październik panią Krystynę trzeba ująć w raporcie ZUS RSA z kodem 01 10 00 oraz w raporcie ZUS RCA z kodem 04 11 00. W tym ostatnim dokumencie trzeba jednak rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne od kwoty 3400 zł, a na zdrowotne od 2933,86 zł (3400 zł – 466,14 zł, tj. składki społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy).

Uwaga na studentów

Ponieważ pracownik wykonujący umowę-zlecenie na rzecz własnego pracodawcy w czasie urlopu bezpłatnego podlega ubezpieczeniom na ogólnych zasadach przewidzianych dla zleceniobiorców, odpowiednie zastosowanie ma tu wyłączenie wynikające z art. 6 ust. 4 ustawy systemowej.

Przepis ten mówi, że zleceniobiorcy nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, a tym samym zdrowotnemu, jeżeli są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych albo studentami, do ukończenia 26. roku życia.