Rozliczenia z ZUS, gdy pracownik czeka na świadczenie rehabilitacyjne

- Pracownik wykorzystał cały okres zasiłkowy i teraz czeka na decyzję ZUS o przyznaniu mu prawa do świadczenia rehabilitacyjnego. Jakie dokumenty należy złożyć do ZUS w okresie wyczekiwania? W czerwcu będziemy mu wypłacać zasiłek za czerwiec (ostatnim dniem zasiłkowym będzie 18 czerwca). Jakie dokumenty rozliczeniowe należy złożyć za czerwiec i za następne miesiące?

– pyta czytelnik.

Zgodnie z ogólnymi zasadami szef nalicza i rozlicza za pracowników składki na ubezpieczenia społeczne przez cały okres ich zatrudnienia (a więc od dnia nawiązania do ustania stosunku pracy).

Oczywiście nie za cały ten okres będzie opłacać składki. Nie musi tego robić za czas urlopu bezpłatnego czy wychowawczego. W tym ostatnim wypadku opłaci je budżet państwa. Pracodawca nie potrąca także należności na ZUS za okresy, w których zatrudniony niedomaga i przysługuje mu zasiłek chorobowy czy świadczenie rehabilitacyjne.

Jak długo pieniądze

Zasiłek chorobowy przysługuje za okres niezdolności do pracy z powodu choroby. Nie dłużej jednak niż przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została gruźlicą lub przypada na czas ciąży – maksymalnie przez 270 dni. Tak stanowi art. 8 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

Jeśli po upływie okresu zasiłkowego podwładny nadal choruje, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują, że odzyska zdolność do pracy, może ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne. ZUS przyznaje je na czas niezbędny do przywrócenia zdolności do aktywności za-wodowej, ale nie dłużej niż na 12 miesięcy.

Gdy nie ma werdyktu

W okresie wyczekiwania na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego pracownik jest w dalszym ciągu niezdolny do pracy i nie powinien wykonywać zadań służbowych. Jego absencję należy zakwalifikować jako usprawiedliwioną, choć zgodnie z art. 80 kodeksu pracy niepłatną.

Jeśli organ rentowy przyzna pracownikowi świadczenie rehabilitacyjne, będzie ono przysługiwało od pierwszego dnia po zakończeniu okresu zasiłkowego. Dopóki jednak pracodawca nie otrzyma od podwładnego decyzji przyznającej to świadczenie, dopóty okres od 19 czerwca powinien traktować jako usprawiedliwioną nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia.

Składając czerwcowe dokumenty do ZUS, płatnik przekaże raport:

- ZUS RSA z kodem 01 10 xx, w którym wykaże okres 01.06.2012 –  18.06.2012, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat 18 i kwotę wypłaconego zasiłku,

- ZUS RSA, gdzie wykaże okres 19.06.2012 – 30.06.2012 i kod świadczenia/przerwy 151.

Za czerwiec nie trzeba składać za pracownika raportu ZUS RCA, gdyż przerwy wykazane w ZUS RSA obejmują cały miesiąc.

Natomiast za kolejny miesiąc, czyli lipiec, jeżeli w dalszym ciągu nie będzie decyzji o przyznaniu (bądź odmowie) świadczenia rehabilitacyjnego, szef będzie musiał złożyć za podwładnego raport ZUS RSA. W nim wykaże okres 01.07.2012 – 31.07.2012 i kod świadczenia przerwy – 151.

Po przyznaniu pracownikowi świadczenia rehabilitacyjnego pracodawca rozliczy je w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym ta kwota zostanie wypłacona.

Jeśli firma wypłaca wynagrodzenia z dołu, do dziesiątego następnego miesiąca, a pozytywna decyzja ZUS zapadnie 1 sierpnia i pracownikowi zostanie przyznane świadczenie rehabilitacyjne np. na sześć miesięcy i w tym samym miesiącu (czyli w sierpniu) pracodawca wypłaci je za okres od 19.06 do 31.07.2012, to w druku ZUS RCA płatnik wykaże właśnie ten okres.

W pole „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wpisze 3. A to dlatego, że świadczenie jest wypłacane za trzy miesiące wstecz. Natomiast przy kolejnych bieżących miesięcznych wypłatach chorobowych pieniędzy w pole „liczba dni/liczba wypłat” wpisywać się już będzie 1 (bo wypłata będzie realizowana na bieżąco, a więc co miesiąc).

Po przyznaniu świadczenia powstanie także konieczność skorygowania dokumentów przekazanych za czerwiec i lipiec.

Druki do poprawy

Za czerwiec płatnik złoży komplet dokumentów rozliczeniowych (wraz z deklaracją) z kolejnym numerem identyfikacyjnym 02.06.2012 (zakładamy, że jest to pierwsza korekta czerwcowej dokumentacji).

W raporcie ZUS RSA z identyfikatorem 02.06.2012 wykaże takie same informacje jak w raporcie pierwszorazowym, czyli okres 01.06.2012 –  18.06.2012, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat 18 i kwotę wypłaconego zasiłku złożony z kodem świadczenia przerwy – 313 (zasiłek chorobowy). Za czerwiec płatnik nie musi składać wycofującego raportu ZUS RSA z kodem świadczenia przerwy – 151. Raport ten zostanie wycofany zgodnie z zasadą, że ten z kolejnym identyfikatorem 02 złożony z kodem świadczenia przerwy 313 „przykryje” raport świadczeniowy z niższym identyfikatorem.

Konieczne jednak będzie wycofanie ZUS RSA (z kodem 151) złożonego za lipiec. Raport świadczeniowy złożony za ubezpieczonego wycofuje się poprzez złożenie raportu (oraz oczywiście deklaracji) z kolejnym numerem identyfikacyjnym (02.07.2012, gdy płatnik wcześniej tego miesiąca nie korygował).

W skorygowanym druku szef wpisze „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat, kod świadczenia/przerwy – 151 w stosunku do okresu takiego samego jak w wycofywanym raporcie, pole „kwota” zaś  pozostawi puste lub wpisze w nie „0,00”.