Żeby ZUS wiedział, za kogo zostały opłacone składki, płatnik musi daną osobę prawidłowo zgłosić do ubezpieczeń, a potem przekazywać za nią prawidłowe dokumenty rozliczeniowe. Gdy będzie w nich nieprawidłowe imię, nazwisko czy numer PESEL, dla ZUS będzie to oznaczało zupełnie inną osobę. Każda pomyłka powinna zatem zostać skorygowana, by z dokumentów posiadanych przez ZUS wynikał przebieg „kariery" ubezpieczeniowej.

Dokumenty tzw. zgłoszeniowe ubezpieczonego to sześć różnych druków:

Na jakim druku zgłosić do ZUS

Każda osoba, która jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz/lub ubezpieczeniem zdrowotnym, musi zostać zgłoszona do ubezpieczeń. Dokonuje się tego, wypełniając prawidłowo dokument zgłoszeniowy i składając go w ZUS. Co do zasady  obowiązuje tu siedmiodniowy termin, poza kilkoma wyjątkami > patrz ramka. Liczymy go pomijając – zgodnie z art. 57 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego – dzień, w którym nastąpiło zdarzenie (powstał obowiązek ubezpieczeń).

Po zgłoszeniu osoby do ubezpieczeń trzeba za nią składać dokumenty rozliczeniowe aż do czasu zakończenia współpracy i wynikającej stąd konieczności wyrejestrowania jej z ZUS.  Chyba że w okresie trwania ubezpieczeń okaże się, że podano nieprawidłowe dane osoby lub dane się zmieniły w stosunku do tych wykazanych w dokumencie zgłoszeniowym.  Po zaistnieniu zmian lub stwierdzeniu błędów płatnik składek ma siedem dni na poinformowanie o tym ZUS.

Zaznacz właściwe pole

Błędy mogą pojawić się już na starcie wypełniania dokumentu zgłoszeniowego ZUA czy ZZA. Gdy przy wypełnianiu bloku I „Dane organizacyjne" zamiast pola 01 „Zgłoszenie do ubezpieczeń" zaznaczono pole 02 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej", należy złożyć prawidłowo wypełniony nowy dokument w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I w pole 01 trzeba wpisać X (patrz ilustracja 1).

Jeśli jednak wypełniono więcej niż jedno pole w bloku I, to trzeba złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUA lub ZZA, zaznaczając odpowiednie pole w bloku I – 01 lub 02. Ale tego problemu nie może mieć osoba, która rozlicza dokumenty w programie „Płatnik". Pozwala on wypełnić tylko jedno pole w bloku dotyczącym danych organizacyjnych.

Identyfikator do poprawki

Na każdym dokumencie ubezpieczeniowym dane płatnika składek poprzedzają informacje o ubezpieczonym. Żeby dokument był prawidłowy, wszystkie dane muszą być poprawne, w tym dane identyfikacyjne płatnika. Jeśli nieprawidłowe informacje o płatniku zawiera zgłoszenie do ubezpieczeń (blok II na druku ZUA lub ZZA), trzeba je skorygować, składając prawidłowo wypełniony nowy dokument.

Przykład

Pan Marek, przedsiębiorca, zgłosił do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego osobę współpracującą przy prowadzonej przez niego działalności. Na dokumencie ZUA w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek wpisał swój błędny NIP.

Aby skorygować ten błąd, musi złożyć ponownie dokument ZUA i podać w nim prawidłowe dane.

Dużo częściej nieprawidłowości dotyczą jednak danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych. Należą do nich: imię pierwsze, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości. Takie dane koryguje się na dokumencie ZIUA.

Należy go wypełniać w następujący sposób:

Przykład

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń w 2010 r. jako Anna Kowalska. Na druku ZUA kadrowa podała jej numer PESEL i NIP. Przy wymianie dowodu osobistego okazało się, że pracownica w rzeczywistości nosi imię Anastazja. Pracodawca powinien złożyć druk ZIUA, wpisać w nim kod „2" w bloku „Dane organizacyjne". Wśród poprzednich danych identyfikacyjnych podaje imię Anna, zgodnie z dotychczasowym zgłoszeniem. Natomiast w bloku aktualnych danych identyfikacyjnych wpisuje imię Anastazja, nazwisko Kowalska oraz numer PESEL. Nie podaje już numeru NIP, bo obecnie jedynym identyfikatorem osoby fizycznej jest numer z ewidencji ludności. Ponieważ pani Anastazja posiada identyfikator PESEL, nie należy dodatkowo podawać serii i numeru dowodu osobistego (patrz ilustracja 2).

Jeśli pomyłka na dokumencie ZUA lub ZZA polega na tym, że został podany identyfikator ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. mniej niż 11-znakowy numer PESEL, trzeba jeszcze raz złożyć ten dokument,  podając w nim prawidłowe dane – w trybie zgłoszenia, czyli tak jakby był składany po raz pierwszy (trzeba zaznaczyć pole 01 bloku I „Dane organizacyjne".

Tak samo należy postąpić w przypadku braku minimum identyfikacyjnego.

Zmianę adresu też trzeba zgłosić

W przypadku konieczności korekty danych ewidencyjnych, czyli adresowych, ubezpieczonego płatnik musi przekazać do ZUS dokument zgłoszenia do ubezpieczeń ZUA lub ZZA w trybie korekty. Tryb korekty oznacza, że w pole 02 bloku I „Dane organizacyjne" wpisuje kod „2". W kolejnych blokach musi wpisać wszystkie prawidłowe dane.

Przykład

W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUA kadrowa podała adres zameldowania. Ubezpieczony nie otrzymywał informacji o stanie konta z ZUS.

Pracodawca wyjaśniając przyczynę tej sytuacji, ustalił, że przy zgłoszeniu do ubezpieczeń pracownik podał nieprawidłowy numer domu i taki niepoprawny adres został wpisany na druku zgłoszenia. Po wykryciu błędu pracodawca powinien złożyć druk ZUA, wpisując kod 2 (korekta) w polu 02 w bloku danych organizacyjnych.

Cały druk musi wypełnić tak jak pierwotne zgłoszenie, z wyjątkiem pola 05 w bloku XI „Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu".

Tam powinien podać prawidłowy numer domu.

Dokument zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ZZA składa się w trybie korekty, również wpisując kod „2" w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne". W kolejnych blokach należy podać wszystkie prawidłowe dane (patrz ilustracja 3).

Modyfikacja tytułu ubezpieczenia

Korekty wymaga też podany w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń – na druku ZUA lub ZZA – błędny kod tytułu ubezpieczenia. Ale sposób, w jaki trzeba wyprostować tę sytuację, zależy od tego, czy w nieprawidłowym zgłoszeniu został podany kod ze słownika czy spoza niego. Chodzi tu o słownik z wykazu kodów zawartego w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej.

Jeśli płatnik podał kod spoza słownika, należy złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie do ubezpieczeń (tj. wpisać X w polu 01 bloku I). Trzeba w nim oczywiście podać prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Pani Maria, która prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, zgłaszając siebie do ubezpieczeń na formularzu ZUA od 1 grudnia 2011 r., wpisała błędny kod tytułu ubezpieczenia – zamiast 05 10 0 0 podała 50 10 0 0.

Kodu 50 10 0 0 nie ma w słowniku z rozporządzenia. Zatem aby skorygować ten błąd, pani Maria musi ponownie zgłosić się do ubezpieczeń na formularzu ZUA, podając tym razem prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia 05 10 0 0. W bloku danych organizacyjnych musi zaznaczyć pole 01.

Na tego rodzaju błąd nie pozwoli program „Płatnik". Kontroluje on  obowiązywanie kodu tytułu ubezpieczenia w danym okresie (patrz ilustracja 4).

Gdy płatnik poda w dokumencie zgłoszenia danej osoby do ubezpieczeń błędny kod tytułu ubezpieczenia, ale taki, który występuje w słowniku (jest zgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów z rozporządzenia), musi ją wyrejestrować z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania – tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na druku ZWUA), a następnie ponownie  zgłosić ją do ubezpieczeń z prawidłowym kodem (na druku ZUA lub ZZA) od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń.

Przykład

Płatnik składek, zgłaszając do ubezpieczeń od 1 lutego 2012 r. pracownika posiadającego prawo do emerytury, na formularzu ZUA  wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia. Zamiast kodu 01 10 1 0 wpisał 01 10 0 1. Płatnik musi dokonać korekty przez wyrejestrowanie i ponowne zgłoszenie. Musi więc złożyć dokumenty:

Czas na inne zasady

Zdarza się, że trzeba zmodyfikować tzw. schemat ubezpieczeń. Chodzi o rodzaje ubezpieczeń, jakim podlega dana osoba (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne). Do tego schematu zaliczamy też określenie w dokumencie zgłoszeniowym, czy dane ubezpieczenie jest obowiązkowe czy dobrowolne (tzw. charakter ubezpieczenia). Dane o schemacie  ubezpieczeń wykazujemy w blokach VI – IX formularza ZUA lub w blokach VI – VII druku ZZA.

Wypełniając dokumenty zgłoszeniowe w programie „Płatnik" możemy uniknąć wielu błędów dotyczących schematu ubezpieczeń. Program bowiem sprawdza, czy dany schemat jest dopuszczalny. Na przykład w razie zaznaczenia obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego dla zleceniobiorcy pojawia się komunikat o błędzie zwykłym (patrz ilustracja 5).

Do skorygowania danych dotyczących podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy przekazać jeden dokument. Najpierw trzeba wyrejestrować  osobę z ubezpieczeń (na formularzu ZWUA) od dnia zgłoszenia jej do ZUS z nieprawidłowymi danymi. Dopiero w drugim kroku należy złożyć nowe zgłoszenie (na druku ZUA lub ZZA), podając w nim prawidłowy schemat ubezpieczeń i daty objęcia ubezpieczeniami.

Przykład

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę, pana Filipa, na formularzu ZUA do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego od 1 grudnia 2011 r.

Przez pomyłkę nie zaznaczył w nim dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, wbrew deklaracji pana Filipa.

Aby skorygować tę sytuację. zleceniodawca musi kolejno:

Kiedy początek

Datę powstania obowiązku ubezpieczeń koryguje się w taki sam sposób jak kod tytułu ubezpieczenia czy schemat podlegania ubezpieczeniom. Najpierw trzeba zatem przekazać do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń na druku ZWUA, a następnie ponowne zgłoszenie na formularzu ZUA lub ZZA.

Przykład


Płatnik składek, zgłaszając pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wpisał na formularzu ZUA błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń – zamiast 2 stycznia 2012 r. wpisał 1 stycznia 2012 r. Aby to skorygować, powinien złożyć za tę osobę wyrejestrowanie na ZWUA, podając 1 stycznia 2012 r. jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń. Następnie musi złożyć nowe zgłoszenie na ZUA, w którym poda prawidłową datę powstania obowiązku ubezpieczeń (2 stycznia 2012 r.) oraz pozostałe prawidłowe dane.

Pomyłka przy zgłaszaniu zmian

Druk ZIUA płatnik przekazuje, by skorygować dane identyfikacyjne ubezpieczonego. Zdarza się jednak, że pomyli się i przy wypełnianiu tego dokumentu.

Jeśli błąd jest w danych identyfikacyjnych podanych w bloku II, trzeba na nowo złożyć poprawnie wypełniony dokument ZIUA. Tak samo, jeśli nieprawidłowość dotyczy poprzednich danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, które płatnik podał w bloku III dokumentu ZIUA. Należy wtedy złożyć nowy, prawidłowo wypełniony druk ZIUA.

Również w razie konieczności skorygowania aktualnych danych identyfikacyjnych ubez- pieczonego, które płatnik błędnie podał w bloku IV formularza ZIUA, trzeba złożyć ponownie ten dokument. Ale druk należy wtedy wypełnić w następujący sposób:

Jeśli płatnik pomylił się i podał w bloku IV dokumentu ZIUA identyfikator o błędnej strukturze (np. 10-znakowy PESEL), aby dokonać korekty, musi złożyć na nowo prawidłowo wypełniony formularz ZIUA. Tak samo należy postąpić, jeśli w druku ZUS nie zostało podane minimum identyfikacyjne.

Nieprawidłowe wyrejestrowanie

Płatnik musi wyrejestrować z ZUS osobę, dla której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenie wyrejestrowania na druku ZWUA ma siedem dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń (wyjątki od tej zasady > patrz ramka).

Gdy płatnik w druku wyrejestrowania ZWUA poda w bloku II nieprawidłowo swój identyfikator, musi ponownie złożyć ten dokument, tym razem wypełniony poprawnie.

Tak samo musi postąpić, aby skorygować dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, które podaje się w bloku III tego druku. Poprawnie wypełniony dokument ZWUA należy składać w trybie wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych.

Natomiast sposób korygowania informacji wykazywanych w bloku IV druku ZWUA zależy od tego, na czym polegał błąd (która dana jest nieprawidłowa).

Jeśli trzeba poprawić kod tytułu ubezpieczenia (np. z pracownika na zleceniobiorcę), to trzeba na nowo wypełnić i złożyć dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń. Jeśli trzeba skorygować datę lub kod przyczyny wyrejestrowania, też trzeba złożyć dokument ZWUA, ale w trybie korekty, tj. zaznaczyć (znakiem X) pole 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.

Przykład

Płatnik składek wyrejestrował z ubezpieczeń osobę, którą zatrudniał do 31 grudnia 2011 r. Na druku ZWUA podał jednak jako datę wyrejestrowania 31 grudnia 2011 r. (taką datę wpisał w bloku IV w polu 02). Aby skorygować ten błąd, płatnik musi przekazać do ZUS dokument ZWUA w trybie korekty, tj. w bloku I wstawić znak X w pole 02.

W pozostałe pola kolejnych bloków musi wpisać poprawne dane, w tym w pole 02 bloku IV – prawidłową datę wyrejestrowania (1 stycznia 2012 r.).

Fałsz o członkach rodziny

Każda osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma obowiązek zgłosić do niego członków swojej rodziny, którzy nie mają własnego tytułu do opłacania tego ubezpieczenia. W praktyce robią to za pośrednictwem płatnika składek, który na podstawie przekazanych mu informacji sporządza i przekazuje do ZUS zgłoszenie tych osób na druku ZCNA.

Jeśli płatnik pomylił się i podał nieprawidłowo albo swój identyfikator (w bloku II), albo identyfikator ubezpieczonego (w bloku III), musi na nowo złożyć ten dokument.

Jeśli natomiast błąd dotyczy danych członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia zdrowotnego, to aby go skorygować, trzeba złożyć dwa dokumenty – najpierw wyrejestrowanie błędnego zgłoszenia, a potem nowe zgłoszenie. Obydwa te dokumenty należy sporządzić na jednym druku ZCNA, wypełniając go następująco:

Prace „szczególne" pod lupą

Od dwóch lat obowiązuje nowy druk ZSWA, który służy przekazywaniu ZUS informacji o okresach wykonywania przez zatrudnionych pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1656 ze zm.). Z zasady pracodawcy mają obowiązek składać w ZUS zestawienie dotyczące danego roku do końca pierwszego kwartału następnego roku.

Jeśli na tym dokumencie płatnik popełni błąd we własnych danych identyfikacyjnych (w bloku II), musi na nowo złożyć poprawnie wypełnione  zgłoszenie. Tak samo należy postąpić, gdy nieprawidłowość dotyczy danych identyfikacyjnych osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, podanych w blokach III.A. – VI.A.

Nowy dokument trzeba też sporządzić, żeby skorygować dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, które płatnik nieprawidłowo wykazał w bloku III.B. – VI.B. Należy go jednak wówczas wypełnić w następujący sposób:

Dokonując korekty dokumentu ZSWA, należy podawać wszystkie prawidłowe dane ubezpieczonego (lub ubezpieczonych) wymagające korekty. Oznacza to, że każda kolejna korekta musi zawierać m.in. wszystkie okresy pracy „szczególnej" wykonywanej w danym roku, tak aby odzwierciedlały one stan faktyczny. Obowiązuje tu bowiem zasada, że korekta „przykrywa" poprzednią informację.

Przykład

W pierwszym zgłoszeniu płatnik składek podał dwa okresy pracy w szczególnych warunkach:

W dokumencie korygującym podał natomiast jeden okres: 01.01.2011 – 30.09.2011. Dla ZUS taka korekta będzie oznaczać, że w całym 2011 r. pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach tylko w okresie 01.01.2011 – 30.09.2011.

Inny termin lub druk

Obowiązują wyjątki w zakresie zgłaszania ubezpieczonych na drukach ZUA lub ZZA w terminie siedmiu dni. Dotyczy to np. osób, które podlegają ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie czy kontynuują ubezpieczenia emerytalne i rentowe – które mogą złożyć druk zgłoszenia w wybranym przez siebie terminie. Z kolei twórcy i artyści mają siedem dni na zgłoszenie się do ubezpieczeń, ale termin ten jest liczony od dnia otrzymania decyzji z Komisji do spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców. Natomiast osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński nie zgłasza się do ubezpieczeń na drukach zgłoszeniowych ZUA czy ZZA. Tutaj wystarczający jest miesięczny imienny raport RCA lub RZA, w którym zostaną odpowiednio rozliczone składki.

Zapomnij o NIP

Od 1 września 2011 r. w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP, nawet jeśli został mu nadany. W praktyce oznacza to, że w przypadku obywatela polskiego i cudzoziemca, który ma nadany numer PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych podajemy: imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia, a w imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer PESEL. Gdy dana osoba została zgłoszona do ubezpieczeń przed 1 września 2011 r. wyłącznie z identyfikatorem numerycznym NIP (co może dotyczyć cudzoziemców), płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZIUA. W tym dokumencie w bloku dotyczącym poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego musi wykazać dotychczasowe dane, z jakimi zgłosił daną osobę do ubezpieczeń, a w bloku z aktualnymi danymi  wpisuje nazwisko, imię pierwsze, datę urodzenia oraz numer PESEL lub serię i numer paszportu. W innych przypadkach nie ma potrzeby składania zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.

 

Zanim upłynie miesiąc

Znacznie dłuższy, bo aż 30-dniowy termin, obowiązuje przy wyrejestrowaniu pracowników skierowanych za granicę do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych. Należy go liczyć od dnia ustania stosunku pracy.