Czas na inne zasady
Zdarza się, że trzeba zmodyfikować tzw. schemat ubezpieczeń. Chodzi o rodzaje ubezpieczeń, jakim podlega dana osoba (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne). Do tego schematu zaliczamy też określenie w dokumencie zgłoszeniowym, czy dane ubezpieczenie jest obowiązkowe czy dobrowolne (tzw. charakter ubezpieczenia). Dane o schemacie ubezpieczeń wykazujemy w blokach VI – IX formularza ZUA lub w blokach VI – VII druku ZZA.
Wypełniając dokumenty zgłoszeniowe w programie „Płatnik" możemy uniknąć wielu błędów dotyczących schematu ubezpieczeń. Program bowiem sprawdza, czy dany schemat jest dopuszczalny. Na przykład w razie zaznaczenia obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego dla zleceniobiorcy pojawia się komunikat o błędzie zwykłym (patrz ilustracja 5).
Do skorygowania danych dotyczących podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy przekazać jeden dokument. Najpierw trzeba wyrejestrować osobę z ubezpieczeń (na formularzu ZWUA) od dnia zgłoszenia jej do ZUS z nieprawidłowymi danymi. Dopiero w drugim kroku należy złożyć nowe zgłoszenie (na druku ZUA lub ZZA), podając w nim prawidłowy schemat ubezpieczeń i daty objęcia ubezpieczeniami.
Przykład
Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę, pana Filipa, na formularzu ZUA do ubezpieczeń obowiązkowych: emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego od 1 grudnia 2011 r.
Przez pomyłkę nie zaznaczył w nim dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, wbrew deklaracji pana Filipa.
Aby skorygować tę sytuację. zleceniodawca musi kolejno:
Kiedy początek
Datę powstania obowiązku ubezpieczeń koryguje się w taki sam sposób jak kod tytułu ubezpieczenia czy schemat podlegania ubezpieczeniom. Najpierw trzeba zatem przekazać do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń na druku ZWUA, a następnie ponowne zgłoszenie na formularzu ZUA lub ZZA.
Przykład
Płatnik składek, zgłaszając pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wpisał na formularzu ZUA błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń – zamiast 2 stycznia 2012 r. wpisał 1 stycznia 2012 r. Aby to skorygować, powinien złożyć za tę osobę wyrejestrowanie na ZWUA, podając 1 stycznia 2012 r. jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń. Następnie musi złożyć nowe zgłoszenie na ZUA, w którym poda prawidłową datę powstania obowiązku ubezpieczeń (2 stycznia 2012 r.) oraz pozostałe prawidłowe dane.
Pomyłka przy zgłaszaniu zmian
Druk ZIUA płatnik przekazuje, by skorygować dane identyfikacyjne ubezpieczonego. Zdarza się jednak, że pomyli się i przy wypełnianiu tego dokumentu.
Jeśli błąd jest w danych identyfikacyjnych podanych w bloku II, trzeba na nowo złożyć poprawnie wypełniony dokument ZIUA. Tak samo, jeśli nieprawidłowość dotyczy poprzednich danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, które płatnik podał w bloku III dokumentu ZIUA. Należy wtedy złożyć nowy, prawidłowo wypełniony druk ZIUA.
Również w razie konieczności skorygowania aktualnych danych identyfikacyjnych ubez- pieczonego, które płatnik błędnie podał w bloku IV formularza ZIUA, trzeba złożyć ponownie ten dokument. Ale druk należy wtedy wypełnić w następujący sposób:
Jeśli płatnik pomylił się i podał w bloku IV dokumentu ZIUA identyfikator o błędnej strukturze (np. 10-znakowy PESEL), aby dokonać korekty, musi złożyć na nowo prawidłowo wypełniony formularz ZIUA. Tak samo należy postąpić, jeśli w druku ZUS nie zostało podane minimum identyfikacyjne.
Nieprawidłowe wyrejestrowanie
Płatnik musi wyrejestrować z ZUS osobę, dla której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenie wyrejestrowania na druku ZWUA ma siedem dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń (wyjątki od tej zasady > patrz ramka).
Gdy płatnik w druku wyrejestrowania ZWUA poda w bloku II nieprawidłowo swój identyfikator, musi ponownie złożyć ten dokument, tym razem wypełniony poprawnie.
Tak samo musi postąpić, aby skorygować dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, które podaje się w bloku III tego druku. Poprawnie wypełniony dokument ZWUA należy składać w trybie wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. zaznaczając pole 01 w bloku danych organizacyjnych.
Natomiast sposób korygowania informacji wykazywanych w bloku IV druku ZWUA zależy od tego, na czym polegał błąd (która dana jest nieprawidłowa).
Jeśli trzeba poprawić kod tytułu ubezpieczenia (np. z pracownika na zleceniobiorcę), to trzeba na nowo wypełnić i złożyć dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń. Jeśli trzeba skorygować datę lub kod przyczyny wyrejestrowania, też trzeba złożyć dokument ZWUA, ale w trybie korekty, tj. zaznaczyć (znakiem X) pole 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach.
Przykład
Płatnik składek wyrejestrował z ubezpieczeń osobę, którą zatrudniał do 31 grudnia 2011 r. Na druku ZWUA podał jednak jako datę wyrejestrowania 31 grudnia 2011 r. (taką datę wpisał w bloku IV w polu 02). Aby skorygować ten błąd, płatnik musi przekazać do ZUS dokument ZWUA w trybie korekty, tj. w bloku I wstawić znak X w pole 02.
W pozostałe pola kolejnych bloków musi wpisać poprawne dane, w tym w pole 02 bloku IV – prawidłową datę wyrejestrowania (1 stycznia 2012 r.).
Fałsz o członkach rodziny
Każda osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma obowiązek zgłosić do niego członków swojej rodziny, którzy nie mają własnego tytułu do opłacania tego ubezpieczenia. W praktyce robią to za pośrednictwem płatnika składek, który na podstawie przekazanych mu informacji sporządza i przekazuje do ZUS zgłoszenie tych osób na druku ZCNA.
Jeśli płatnik pomylił się i podał nieprawidłowo albo swój identyfikator (w bloku II), albo identyfikator ubezpieczonego (w bloku III), musi na nowo złożyć ten dokument.
Jeśli natomiast błąd dotyczy danych członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia zdrowotnego, to aby go skorygować, trzeba złożyć dwa dokumenty – najpierw wyrejestrowanie błędnego zgłoszenia, a potem nowe zgłoszenie. Obydwa te dokumenty należy sporządzić na jednym druku ZCNA, wypełniając go następująco:
Prace „szczególne" pod lupą
Od dwóch lat obowiązuje nowy druk ZSWA, który służy przekazywaniu ZUS informacji o okresach wykonywania przez zatrudnionych pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DzU nr 237, poz. 1656 ze zm.). Z zasady pracodawcy mają obowiązek składać w ZUS zestawienie dotyczące danego roku do końca pierwszego kwartału następnego roku.
Jeśli na tym dokumencie płatnik popełni błąd we własnych danych identyfikacyjnych (w bloku II), musi na nowo złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie. Tak samo należy postąpić, gdy nieprawidłowość dotyczy danych identyfikacyjnych osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, podanych w blokach III.A. – VI.A.
Nowy dokument trzeba też sporządzić, żeby skorygować dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, które płatnik nieprawidłowo wykazał w bloku III.B. – VI.B. Należy go jednak wówczas wypełnić w następujący sposób:
Dokonując korekty dokumentu ZSWA, należy podawać wszystkie prawidłowe dane ubezpieczonego (lub ubezpieczonych) wymagające korekty. Oznacza to, że każda kolejna korekta musi zawierać m.in. wszystkie okresy pracy „szczególnej" wykonywanej w danym roku, tak aby odzwierciedlały one stan faktyczny. Obowiązuje tu bowiem zasada, że korekta „przykrywa" poprzednią informację.
Przykład
W pierwszym zgłoszeniu płatnik składek podał dwa okresy pracy w szczególnych warunkach:
W dokumencie korygującym podał natomiast jeden okres: 01.01.2011 – 30.09.2011. Dla ZUS taka korekta będzie oznaczać, że w całym 2011 r. pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach tylko w okresie 01.01.2011 – 30.09.2011.
Inny termin lub druk
Obowiązują wyjątki w zakresie zgłaszania ubezpieczonych na drukach ZUA lub ZZA w terminie siedmiu dni. Dotyczy to np. osób, które podlegają ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie czy kontynuują ubezpieczenia emerytalne i rentowe – które mogą złożyć druk zgłoszenia w wybranym przez siebie terminie. Z kolei twórcy i artyści mają siedem dni na zgłoszenie się do ubezpieczeń, ale termin ten jest liczony od dnia otrzymania decyzji z Komisji do spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców. Natomiast osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński nie zgłasza się do ubezpieczeń na drukach zgłoszeniowych ZUA czy ZZA. Tutaj wystarczający jest miesięczny imienny raport RCA lub RZA, w którym zostaną odpowiednio rozliczone składki.
Zapomnij o NIP
Od 1 września 2011 r. w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP, nawet jeśli został mu nadany. W praktyce oznacza to, że w przypadku obywatela polskiego i cudzoziemca, który ma nadany numer PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych podajemy: imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia, a w imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer PESEL. Gdy dana osoba została zgłoszona do ubezpieczeń przed 1 września 2011 r. wyłącznie z identyfikatorem numerycznym NIP (co może dotyczyć cudzoziemców), płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZIUA. W tym dokumencie w bloku dotyczącym poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego musi wykazać dotychczasowe dane, z jakimi zgłosił daną osobę do ubezpieczeń, a w bloku z aktualnymi danymi wpisuje nazwisko, imię pierwsze, datę urodzenia oraz numer PESEL lub serię i numer paszportu. W innych przypadkach nie ma potrzeby składania zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Zanim upłynie miesiąc
Znacznie dłuższy, bo aż 30-dniowy termin, obowiązuje przy wyrejestrowaniu pracowników skierowanych za granicę do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych. Należy go liczyć od dnia ustania stosunku pracy.
