Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie. Są to także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające absencję.

Jednym z nich jest choroba. Nieobecność w firmie z tego powodu będzie usprawiedliwiona, jeśli podwładny przedstawi zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z regulacjami o jej orzekaniu.

Dwa dni na informację

Pracownik musi niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu absencji. Tak stanowi § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.).

Jeżeli przepisy obowiązujące u pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia go o przyczynie nieobecności w zakładzie, pracownik robi to osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy tę ze stempla pocztowego.

Naruszenie tego terminu mogą usprawiedliwiać szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie. Chodzi tu zwłaszcza o jego obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Bez kodu

Szef dość szybko dowiaduje się więc o tym, że pracownik jest chory i z tego powodu niezdolny do pracy, choć nie wie konkretnie, jaka to niedyspozycja. Zaświadczenie, które otrzymuje zakład, nie zawiera bowiem kodu choroby.

Tę informację przekazuje się wyłącznie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca dowie się jedynie ogólnie o  przyczynie absencji oraz jaki będzie okres niezdolności do pracy i czy podwładny w trakcie choroby powinien leżeć czy może chodzić.

Zaświadczenie lekarskie wystawia się z dwiema kopiami: oryginał wystawiający zaświadczenie przesyła w ciągu siedmiu dni od wystawienia bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Pierwszą kopię zaświadczenia lekarskiego otrzymuje ubezpieczony, a drugą lekarz przechowuje przez trzy lata.

Kody literowe wpisuje się odpowiednio na oryginale i na kopiach, a numery statystyczne choroby ustalone według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych tylko na oryginale i na drugiej kopii.

Na podstawie art. 57 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa) w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość podaje się z zastosowaniem następujących kodów literowych:

• A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą,

• B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży,

• C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu,

• D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą,

• E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, o której mowa w art. 7 pkt 2 ustawy (choroba zakaźna, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub inna choroba, której objawy ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby).

Należy jednak podkreślić, że na pisemny wniosek ubezpieczonego w zaświadczeniu lekarskim nie umieszcza się kodu B i D.