Z dziesięciu do pięciu lat skrócony został okres, przez który płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących. Termin ten liczony jest od dnia ich przekazania do ZUS w formie elektronicznej bądź papierowej.

Zmiany te wprowadziła obowiązująca od 1 stycznia tzw. ustawa deregulacyjna, tj. ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378). Skrócenie tego okresu jest logiczną konsekwencją redukcji od 1 stycznia 2012 r. do pięciu lat okresu przedawnienia należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Nowy termin dla nowych druków

Trzeba jednak pamiętać, że pięcioletni okres przechowywania dotyczy jedynie dokumentów złożonych, począwszy od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli 1 stycznia 2012 r. lub później.

Prawo nie działa bowiem wstecz. Nie ma również przepisów przejściowych, które pozwalałyby wyczyścić firmowe archiwa z dokumentów rozliczeniowych starszych niż pięć lat. A to w praktyce oznacza, że płatnicy nie mogą pozbyć się starej dokumentacji obejmującej swym zasięgiem okres między 2002 r. a 2006 r. (czyli okres wsteczny między szóstym a dziesiątym rokiem, licząc od 2012 r.). W przypadku dokumentów złożonych w 2011 r. (lub wcześniej) okres przechowywania nadal wynosi dziesięć lat.

Uwaga! Przechowywać należy zarówno dokumenty rozliczeniowe, jak i ich korekty. Jednak termin  przechowywania dokumentów korygujących należy liczyć od  momentu przekazania ich zmodyfikowanych wersji do ZUS, a nie od momentu złożenia pierwotnego kompletu druków.

Zgłoszenia bez zmian

Zasadniczo płatnik, który zgłasza osobę do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na druku ZUS ZUA albo tylko do zdrowotnego (na ZZA), musi przechowywać ten dokument zgłoszeniowy przez pięć lat.

Płatnicy rozliczający składki za co najmniej pięć osób, którzy muszą elektronicznie zgłaszać osoby do ubezpieczeń, mają dodatkową fatygę. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowają na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić formularze w formie pisemnej.

Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłoszonych do ubezpieczeń także przechowują przez pięć lat. Wynika to z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zachowuj przelewy

Oprócz rozliczeń płatnik składek powinien gromadzić również dokumenty płatnicze, za pomocą których opłacał składki. Niestety ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa terminu, przez jaki należy je trzymać. Tutaj można się jednak posiłkować ustawą o rachunkowości.

Przewiduje ona pięcioletni termin przechowywania dla dowodów księgowych i innych dokumentów (art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości).  Liczy się go od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Jest to też okres, przez jaki dokumenty płatnicze przechowują banki.

W interesie samego płatnika jest, by gromadził dowody opłacania składek przynajmniej przez taki sam okres, jaki dotyczy przedawnienia należności składkowych. Do końca grudnia 2011 r. wynosił on dziesięć.

Co prawda od 1 stycznia br. okres przedawnienia trwa o połowę krócej, ale nadal w pewnych sytuacjach ZUS stosować będzie dziesięcioletni okres przedawnienia. A skoro należności sprzed okresu dłuższego niż pięć lat mogą być dochodzone, to w interesie płatnika jest przechowywanie dokumentacji rozliczeniowej z tego okresu. Szczegółowo pisaliśmy o tym 5 stycznia w artykule „Mniej czasu na odzyskanie należności”.

Uwaga! Fakt skrócenia okresu przedawnienia należności z tytułu składek nie oznacza, że po pięciu latach nie trzeba korygować błędnie wypełnionej dokumentacji rozliczeniowej. Korekta dokumentacji ubezpieczeniowej nie ulega bowiem przedawnieniu. A skoro tak, to choćby dla celów dowodowych (np. w ewentualnym sporze z byłym pracownikiem dotyczącym oskładkowania poszczególnych przychodów ze stosunku pracy) warto taką dokumentację trzymać dłużej.

Nie mniej niż pół wieku

Ale to nie koniec. Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek określa ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z jej art. 125a płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika.

Natomiast od osoby opłacającej składki za siebie (np. od przedsiębiorcy) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on bowiem badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli.

Mimo że od 1 stycznia 2012 r. wszystkie dokumenty ZUS należy gromadzić i przechowywać przez pięć lat, to warto, aby ci, którzy opłacają składki za siebie, przechowywali dokumentację ubezpieczeniową nie krócej niż dziesięć lat. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą to samo dotyczy bankowych dokumentów płatniczych. Papiery te mogą się przydać w razie sporu między nim a płatnikiem składek. Są bowiem materiałem dowodowym.