Nasza pracownica, która jest w ciąży, przebywa od sierpnia na zasiłku chorobowym. Na 16 września ma wyznaczony termin porodu. Już teraz wiemy, że złoży wniosek o urlop wychowawczy. Przez cały okres nieobecności będzie objęta pakietem medycznym opłacanym przez firmę. Jego koszt regulujemy ryczałtem za wszystkich zatrudnionych. Na osobę wartość pakietu wynosi 70 zł. Nie wiemy, jak go rozliczać w przypadku pracownicy za czas jej choroby i kolejnych urlopów. Dodatkowo już podczas urlopu wychowawczego, w styczniu 2012, pracownica otrzyma nagrodę roczną z zysku. Czy niezdolność do pracy i okresy przebywania na urlopach mają jakieś znaczenie, jeśli chodzi o  składki i podatek od wartości pakietu i nagrody?

– pyta czytelniczka.

Problem jest złożony i wymaga szerszego wyjaśnienia. Odrębnie należy bowiem potraktować pakiet opłacany w czasie pobierania zasiłku chorobowego niż podczas urlopu macierzyńskiego i wychowawczego. Jeszcze inaczej trzeba postąpić z nagrodą. Ale po kolei.

Zwykle ze składkami

Pakiety medyczne dla pracowników są uznawane za przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Dotyczy to również sytuacji, wokół której powstało wiele sporów, gdy opłata jest opłacana ryczałtem za wszystkich. Już sama możliwość skorzystania w każdej chwili z usługi medycznej dzięki firmie stanowi przysporzenie majątkowe u pracownika. Nie musi to być faktyczna wizyta u lekarza.

Nie dotyczy to jedynie tej części pakietu, która obejmuje obowiązkowe świadczenia z zakresu medycyny pracy, gdy jest możliwość ich kosztowego wyodrębnienia.

Pozostała wartość pakietu, wykraczająca poza medycynę pracy, jest dla pracowników przysporzeniem majątkowym. Jako takie najczęściej podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę wymiaru składek. W tym celu należy je wycenić po koszcie zakupu przypadającego na daną osobę (tutaj 70 zł).

Składki należy jednak naliczać tylko wtedy, gdy pracodawca w całości finansuje pakiet i pracownicy nic nie dokładają ze swojej kieszeni.

Gdy pracownicy płacą choć złotówkę a opieka medyczna wynika z układu zbiorowego pracy bądź innych przepisów o wynagradzaniu obowiązujących w firmie, część dokładana przez pracodawcę jest korzyścią materialną zwolnioną ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe). Analogicznego zwolnienia nie ma jednak przy podatku.

Często opieką medyczną objęci są nie tylko pracownicy aktywni, którzy wykonują swoją pracę, ale również ci chwilowo zawieszeni w obowiązkach z powodu choroby czy urlopów. Pakiet opłaca się za wszystkich zatrudnionych, bez względu na to czy są czynni w pracy. Nadal koszt pakietu jest wówczas opodatkowany, ale nie zawsze podlega składkom.

Podczas choroby zwolniony

Najpierw rozpatrzmy, jak potraktować pakiet opłacany za czas pobierania przez pracownika zasiłku chorobowego. Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru danin na ZUS nie stanowią takie składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczeń za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego).

Przepis mówi o składnikach wynagrodzenia. Nie należy rozumieć tego dosłownie. Mogą to być nie tylko wypłaty pieniężne, ale także mające inną postać świadczenia o charakterze roszczeniowym, czyli przysługujące pracownikowi na podstawie wewnętrznych aktów płacowych czy umowy o pracę. Dotyczy to jednak tylko tej części składnika, która przysługuje za czas pobierania tych świadczeń. Od reszty należnej za okres wykonywania pracy składki trzeba naliczać.

Ponadto wypłata składnika wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy musi wynikać z postanowień wewnętrznych przepisów o wynagradzaniu.

Odnosząc te zasady do abonamentu medycznego, może on podlegać zwolnieniu ze składek, jeżeli z firmowych przepisów płacowych wynika wprost, że podwładni są objęci pakietem również w okresie płatnej niezdolności do pracy. W takim wypadku do podstawy wymiaru składek należy wliczyć część kosztu pakietu za miesiąc, w którym choroba trwała przez część miesiąca, proporcjonalną do okresu zdolności do pracy. W tym celu cenę pakietu trzeba:

KROK 1 –

podzielić się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca;

KROK 2

– pomnożyć wynik przez liczbę dni pobierania świadczenia chorobowego;

KROK 3

– od pełnego kosztu pakietu odjąć obliczoną kwotę.

Otrzymany wynik stanowi podstawę naliczenia składek.

Po porodzie bez ZUS

Abonament medyczny opłacany w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego w ogóle nie jest obciążony składkami na ZUS. Dlatego że przebywanie na tym urlopie i pobieranie zasiłku macierzyńskiego jest oddzielnym tytułem do ubezpieczeń społecznych niż stosunek pracy. Wynika to z art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa systemowa).

W czasie pobierania takiego zasiłku pracownica podlega ubezpieczeniom z tego właśnie tytułu (z oddzielnym kodem), a nie jako pracownik. Nie ma znaczenia, że nadal trwa stosunek pracy. Składki na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe naliczane są od kwoty zasiłku, a finansuje je budżet państwa za pośrednictwem ZUS.

Jeśli zatem firma opłaca koszt opieki medycznej za pracownicę korzystającą z urlopu macierzyńskiego, to do celów ubezpieczeń nie stanowi on przychodu ze stosunku pracy. Wobec tego nie ma obowiązku naliczania składek od tego świadczenia. Wartość pakietu nie wpływa również na wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z racji pobierania zasiłku macierzyńskiego, bo to przychód z innego tytułu.

Na wychowawczym też nie

Przebywanie na urlopie wychowawczym, podobnie jak przy macierzyńskim, stanowi inny tytuł do ubezpieczeń niż stosunek pracy. Za taką osobę składki emerytalną i rentowe również płaci państwo, ale ich podstawą jest ryczałt (do końca 2011 r. minimalne wynagrodzenie za pracę).

Również koszt jej ubezpieczenia zdrowotnego pokrywa budżet państwa, tyle że składka liczona jest od równowartości świadczenia pielęgnacyjnego (obecnie 520 zł).

Wobec tego nie ma obowiązku odprowadzania składek od wartości abonamentu finansowanego za osobę przebywającą na tym urlopie. Wartość pakietu jest również obojętna dla podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne z racji przebywania na wychowawczym.

Z nagrodą inaczej

Powyższe zasady dotyczą tylko tych należności, które przysługują za czas korzystania z urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego. Inaczej jest, gdy wypłata następuje w czasie jednego z tych urlopów, ale jest to świadczenie przysługujące za okres pracy poprzedzający przejście na urlop.

Dotyczy to również nagrody, którą podwładna wypracowała jeszcze przed urlopami. Wówczas nie ma znaczenia, że termin jej wypłaty przypadł na okres urlopu. I tak trzeba od niej opłacić składki i rozliczyć je w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx.

Pamiętaj o podatku

Wartość pakietu medycznego, bez względu na to za jaki okres został opłacony, jest opodatkowanym przychodem ze stosunku pracy. Dotyczy to również sytuacji, gdy objęty nim pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym. Do tej kategorii przychodów zalicza się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty i inne świadczenia mające swoje źródło w stosunku pracy.

Zatem wartość pakietu musi być rozliczona z podatku PIT na ogólnych zasadach. Gdy pracownica poza nią nie uzyskała w danym miesiącu żadnego innego przychodu gotówkowego, zaliczkę sama powinna wpłacić do firmowej kasy, bo nie ma jej z czego potrącić. Trzeba też pamiętać, aby zaliczkę obliczyć bez uwzględniania składek społecznych i zdrowotnej (za czas urlopu macierzyńskiego/wychowawczego).

Krok po kroku

Załóżmy, że wynikające z umowy wynagrodzenie pracownicy wynosi 4800 zł. Ma ona prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) i złożyła w firmie PIT-2 uprawniający do stosowania kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł).

Oprócz wynagrodzenia przysługuje jej, na podstawie regulaminu wynagradzania, pakiet medyczny, finansowany także w czasie urlopów rodzicielskich i choroby.

Miesięczna opłata abonamentowa wynosi 70 zł na osobę. Pracownica chorowała w okresie ciąży od 11 do 31 sierpnia, za co przysługiwał jej 100-proc. zasiłek chorobowy wypłacany przez zakład pracy. Od 1 września ma prawo do zasiłku macierzyńskiego.

 

I. Rozliczenie za sierpień

KROK 1. Wynagrodzenie

za przepracowaną część miesiąca

(od 1 do 10 sierpnia)

4800 zł : 30 x 21 dni = 3360 zł

4800 zł – 3360 zł = 1440 zł

KROK 2. Zasiłek chorobowy za okres od 11 do 31 sierpnia

(w podstawie wymiaru nie uwzględniamy abonamentu medycznego)

4800 zł – (4800 zł x 13,71 proc.) = 4141,92 zł

4141,92 zł : 30 = 138,06 zł

138,06 zł x 21 dni = 2899,26 zł

KROK 3. Składki na ubezpieczenia społeczne

– wartość pakietu przypadająca na przepracowaną część miesiąca

70 zł : 31 = 2,26 zł x 21 dni choroby = 47,46 zł

70 zł – 47,46 zł = 22,54 zł

– podstawa wymiaru

1440 zł + 22,54 zł = 1462,54 zł

– składki finansowane przez pracownika

1462,54 zł x 13,71 proc. = 200,51 zł

KROK 4. Składka zdrowotna

– podstawa wymiaru

1462,54 zł – 200,51 zł = 1262,03 zł

– składka do ZUS

1262,03 zł x 9 proc. = 113,58 zł

– składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki

1262,03 zł x 7,75 proc. = 97,81 zł

KROK 5. Zaliczka na podatek

– podstawa opodatkowania

1440 zł + 70 zł (pełna wartość pakietu) = 1510 zł

1510 zł – (200,51 zł + 111,25 zł) = 1198,24 zł

1198,24 zł + 2899,26 zł

(zasiłek chorobowy) = 4097,50 zł;

po zaokrągleniu 4098 zł

– zaliczka na podatek (wstępna)

(4098 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 691,31 zł

– zaliczka od US

691,31 zł – 97,81 zł = 593,50 zł;

po zaokrągleniu 594 zł

KROK 6. Do wypłaty

(1440 zł + 2899,26 zł) – (200,51 zł + 113,58 zł + 594 zł) = 3431,17 zł

II. Rozliczenie za wrzesień

KROK 1. Zasiłek macierzyński za 30 dni

138,06 zł (dniówka zasiłku) x 30 dni = 4141,80 zł

KROK 2. Zaliczka na podatek

– przychód ze stosunku pracy

70 zł (pakiet) – 111,25 zł (koszty uzyskania stosujemy, bo pracownica uzyskała przychód ze stosunku pracy) = 0 zł

Ponieważ wartość pakietu to jedyny przychód z stosunku pracy a koszty uzyskania go przekraczają (70 zł

nie występuje dochód z pracy do opodatkowania ani zaliczka na podatek.

– zasiłek (przychód z innych źródeł) 4141,80 zł

– podstawa opodatkowania 4142 zł

– zaliczka na podatek

(4142 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 699,23 zł;

po zaokrągleniu 699 zł

KROK 3. Do wypłaty

4141,80 zł – 699 zł = 3442,80 zł

 

Nagrodę należną za okres przepracowany, wypłaconą w miesiącu przebywania na urlopie wychowawczym, wraz z wartością pakietu należy rozliczyć z podatku i składek na ZUS (składki tylko od nagrody), tak jak każdy inny przychód ze stosunku pracy, na ogólnych zasadach.

Więcej w serwisie:

Dobra Firma

»

Kadry i płace

»

ZUS

»

Składki ZUS

»

Świadczenia dla pracowników

 

Zobacz też poradnik:

Dobra Firma » Kadry i płace » Poradniki kadrowo-płacowe » Wynagrodzenia » Płacę, więc liczę