[b]– Pracodawca nie zapłacił w terminie składek za pracowników. Osoba rozliczająca nasze konto w ZUS w trakcie czynności sprawdzających zażądała, żeby dostarczyć jej umowy o pracę. Czy ma do tego prawo?[/b] – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

[b]Tak [/b]Zakładając, że u płatnika składek trwa kontrola ZUS (w przepisach o ubezpieczeniach społecznych nie funkcjonuje instytucja czynności sprawdzających, tak jak w przepisach ordynacji podatkowej), ma on obowiązek dostarczyć inspektorowi w wyznaczonym terminie żądane dokumenty. Mogą to być również umowy o pracę.

[srodtytul]Wiele czynności [/srodtytul]

Płatnik składek jest odpowiedzialny za wszystkie czynności, do których wykonywania zobowiązuje go [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=43DB8A0D95E28C8223C9C47D19CC6896?id=184677]ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa systemowa)[/link]. Począwszy od dokonywania zgłoszeń do ubezpieczeń, poprzez sporządzanie i przekazywanie imiennych raportów oraz zbiorczych deklaracji, obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz terminowe opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy, do wyrejestrowania z ubezpieczeń. Wszystkie te obowiązki podlegają kontroli pod względem prawidłowości, rzetelności i terminowości.

Zasady wszczynania i przebieg kontroli reguluje rozdział 10 ustawy systemowej oraz [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8738A36BB09458D74643338BB3F027EF?id=77680]rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165)[/link].

[srodtytul]Co będzie weryfikowane[/srodtytul]

Inspektor kontroli rozpoczyna kontrolę od okazania legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do jej przeprowadzenia. Upoważnienie powinno zawierać m.in. zakres przedmiotowy kontroli, poza który inspektor nie może wykraczać. Kontrola może obejmować w szczególności:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,

2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,

3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,

6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

[srodtytul]Co może sprawdzający...[/srodtytul]

Inspektor podczas kontroli korzysta z nadanych mu uprawnień. I tak może on:

1) badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,

2) dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,

3) zabezpieczać zebrane do-wody,

4) żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,

5) legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne na potrzeby kontroli,

6) przesłuchiwać świadków,

7) przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Zatem inspektor może zażądać przedłożenia wszelkich dokumentów, na podstawie których płatnik dokonuje rozliczeń z ZUS i oblicza składki. Mogą to być umowy, które są podstawą zatrudnienia i stanowią o tytule do ubezpieczeń oraz o podstawie wymiaru składek. W umowach bowiem określa się wysokość wynagrodzenia oraz prawo do innych dodatkowych elementów płacowych, które jako przychody są podstawą naliczania składek. Do tego kontroler może również chcieć zobaczyć listy płac, rachunki do umów-zleceń, przelewy bankowe i skonfrontować je z raportami i deklaracjami, które trafiły do ZUS. Na użytek kontroli inspektor wykorzystuje bowiem informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na koncie płatnika.

[srodtytul]…a co musi sprawdzany [/srodtytul]

Płatnik ma natomiast obowiązek:

1) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika i u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,

2) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek,

3) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,

4) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,

5) udzielać wyjaśnień kontrolującemu,

6) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

[srodtytul]W siedzibie i nie tylko [/srodtytul]

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. biuro rachunkowe). Jednak w razie niezapewnienia przez płatnika składek odpowiednich warunków, a także w przypadkach gdy charakter czynności tego wymaga, kontrola może przebiegać także w innych miejscach, tj. w jednostce terenowej ZUS. Wówczas płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż trzy tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek.

[ramka][b]Dla niesumiennych grzywna[/b]

Płatnik składek (osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika), który nie dopełnia obowiązku m.in. opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie a także udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli, podlega karze grzywny do 5000 zł. [/ramka]